1. Ważne informacje i kim jesteśmy

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób DocSafe Limited („MyDocSafe”, „my”, „nas”, „nasze”) zbiera, wykorzystuje i chroni Twoje dane osobowe, gdy korzystasz z naszych usług.

Administrator danych: DocSafe Limited
38 Mill Street, Bedford i-kan
MK40 3HD, Bedford, Wielka Brytania
Numer spółki: 08737547

Inspektor/koordynator ds. prywatności: Daniel Stachowiak
Email: privacy@mydocsafe.com

2. Jakie dane zbieramy

Możemy zbierać, wykorzystywać, przechowywać i przekazywać różne kategorie danych osobowych:

Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa użytkownika, tytuł;
Dane kontaktowe: adres rozliczeniowy, email, numery telefonu;
Dane finansowe: dane rachunku bankowego i karty płatniczej;
Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu;
Dane profilu: nazwa użytkownika, hasło, preferencje, opinie;
Dane użytkowania: informacje o korzystaniu z naszej strony i usług;
Dane marketingowe: preferencje dotyczące komunikacji marketingowej.

Co do zasady nie zbieramy szczególnych kategorii danych ani danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

3. W jaki sposób zbieramy dane osobowe

Zbieramy dane poprzez:

Bezpośrednie interakcje: np. utworzenie konta, wypełnienie formularza, kontakt z nami;
Technologie automatyczne: pliki cookie, logi serwerowe i podobne technologie;
Podmioty trzecie: dostawców analityki, operatorów płatności i dostawców usług weryfikacji tożsamości.

4. Jak wykorzystujemy dane osobowe

Wykorzystujemy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu podstawa prawna. Najczęściej przetwarzamy dane:

w celu wykonania umowy, którą zawieramy lub zawarliśmy z Tobą;
gdy jest to niezbędne do realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, o ile Twoje prawa i wolności nie mają nadrzędnego charakteru;
gdy musimy wypełnić obowiązek prawny.

5. Udostępnianie danych osobowych

Możemy udostępniać dane osobowe:

dostawcom usług IT i administracji systemami;
profesjonalnym doradcom, w tym prawnikom, audytorom, bankom i ubezpieczycielom;
organom regulacyjnym i innym organom wymagającym raportowania;
podmiotom trzecim, którym możemy sprzedać, przekazać lub z którymi możemy połączyć część działalności.

Wymagamy od wszystkich podmiotów trzecich poszanowania bezpieczeństwa danych osobowych i przetwarzania ich zgodnie z prawem.

6. Transfery międzynarodowe

Możemy przekazywać dane osobowe poza UK/EOG. W takim przypadku zapewniamy odpowiedni poziom ochrony poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak:

decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony;
standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez właściwe organy;
wiążące reguły korporacyjne.

7. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiegać przypadkowej utracie danych, nieuprawnionemu dostępowi, modyfikacji i ujawnieniu. Obejmują one m.in.:

szyfrowanie AES-256 danych w spoczynku;
szyfrowanie TLS danych w tranzycie;
regularne testy bezpieczeństwa i testy penetracyjne;
kontrolę dostępu i mechanizmy uwierzytelniania.

Posiadamy procedury reagowania na naruszenia ochrony danych i, gdy wymaga tego prawo, informujemy o nich właściwe organy oraz osoby, których dane dotyczą.

8. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. W niektórych przypadkach możemy dane zanonimizować, aby nie mogły być powiązane z konkretną osobą.

Zazwyczaj przechowujemy dokumentację klientów przez sześć lat od zakończenia relacji biznesowej, zgodnie z wymogami prawnymi i regulacyjnymi.

9. Twoje prawa

Zgodnie z przepisami o ochronie danych przysługują Ci m.in. prawa do:

dostępu: uzyskania kopii danych osobowych;
sprostowania: poprawienia nieprawidłowych danych;
usunięcia: żądania usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania: żądania ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych: otrzymania danych i przekazania ich innemu administratorowi;
sprzeciwu: wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

Co do zasady nie pobieramy opłaty za realizację tych praw. Możemy jednak naliczyć uzasadnioną opłatę, jeśli żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione, nadmierne lub powtarzające się.

Dokładamy starań, aby odpowiadać na uzasadnione żądania w terminie jednego miesiąca.

10. Pliki cookie

Nasza strona używa plików cookie, aby odróżniać użytkowników, poprawiać działanie serwisu i jakość korzystania. Możesz skonfigurować przeglądarkę tak, aby blokowała wszystkie lub wybrane pliki cookie albo informowała o ich użyciu.

11. Zmiany polityki prywatności

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę prywatności. O zmianach informujemy poprzez publikację nowej wersji na tej stronie i aktualizację daty „Ostatnia aktualizacja”.

12. Kontakt

W sprawach dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub praktyk przetwarzania danych skontaktuj się z nami:

Email: privacy@mydocsafe.com
Adres: DocSafe Limited, 38 Mill Street, Bedford i-kan, MK40 3HD, Wielka Brytania

Masz także prawo złożyć skargę do Information Commissioner’s Office (ICO), brytyjskiego organu nadzorczego ds. ochrony danych (www.ico.org.uk).