Czym są portale klienckie?

Portal klienta umożliwia firmom bezpieczną wymianę informacji i interakcję z klientami za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Zazwyczaj przybiera on formę bezpiecznego obszaru w chmurze, dostępnego za pośrednictwem strony internetowej firmy, gdzie klient może się zalogować i uzyskać dostęp do informacji, dokumentów i danych oraz wchodzić z nimi w interakcję. Na przykład, klient może przesyłać, przeglądać i pobierać dokumenty, wypełniać formularze internetowe, kupować dodatkowe usługi, przeglądać informacje o produktach i materiały marketingowe lub czatować z przedstawicielem klienta. Klient może również zostać zaproszony do ukończenia określonego procesu, który składa się z wielu kroków wymaganych w procesie wdrażania. Kroki te mogą obejmować cyfrowe podpisywanie dokumentów, sprawdzanie tożsamości i przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML) oraz wyrażanie zgód.

W większości przypadków, aby uzyskać dostęp do portalu, klient musi podać nazwę użytkownika i hasło, a jeśli wymagane jest uwierzytelnianie wieloskładnikowe, także jednorazowy kod lub dane biometryczne.

Firma może również zdecydować się na udostępnienie dostępu do portali za pośrednictwem firmowych aplikacji mobilnych z włączoną funkcją Touch ID i możliwością obsługi powiadomień push.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o portalach, zobacz ten artykuł w Wikipedii .

Dlaczego portale?

Udostępnianie dokumentów za pośrednictwem poczty e-mail lub narzędzi takich jak Dropbox wiąże się z szeregiem problemów: od ryzyka wycieku danych lub kradzieży tożsamości, po słabą ścieżkę audytu i ogólne wrażenia użytkownika. Innymi słowy, przechowywanie poufnych informacji, takich jak dane konta bankowego, kopie dokumentów tożsamości czy dane podatkowe, w skrzynce odbiorczej lub na stronie internetowej do udostępniania plików wygląda nieprofesjonalnie i ryzykownie z perspektywy utrzymania klienta. Nic dziwnego, że coraz trudniej przekonać klientów, że firma robi wszystko, co w jej mocy, aby chronić ich dane. Dlatego tylko dobrze zaprojektowany portal klienta może zbudować wymaganą wiarygodność.

Większość osób zna portal klienta udostępniany przez bank, telefon komórkowy lub dostawcę usług komunalnych. Coraz większa liczba firm świadczących usługi profesjonalne, takich jak firmy zarządzające majątkiem, księgowi, księgowi rachunkowi, prawnicy, a także dostawcy powierzchni biurowych i agenci nieruchomości, zaczyna korzystać z technologii portalu klienta. Co więcej, dzięki swojej elastyczności i konfigurowalności, technologie portalowe mogą obecnie sprostać coraz bardziej złożonym wymaganiom, takim jak transakcje dotyczące nieruchomości, fuzje i przejęcia (M&A) oraz inwestycje private equity. Podsumowując, portale klienta są coraz częściej wykorzystywane do:

usługi prezentacji i sprzedaży
klienci pokładowi
wymieniaj dokumenty i dane w bezpieczny sposób
podpisywać cyfrowo dokumenty
zapewnić zgodność i bezpieczeństwo danych

Z tych powodów portale klienckie szybko stają się niezbędnym elementem infrastruktury IT nowoczesnej firmy świadczącej usługi profesjonalne. Przyjrzyjmy się teraz konkretnym korzyściom.

Jakie są zalety portali klienckich?

Portale klienckie przynoszą korzyści zarówno klientom, jak i firmom. Co więcej, można argumentować, że portale są przyjazne dla środowiska, ponieważ oszczędzają papier, zmniejszając potrzebę fizycznego transportu dokumentów, koszty ich przechowywania i ostateczne koszty utylizacji. Zmniejszają również zapotrzebowanie na drukarki i materiały eksploatacyjne. Oto lista głównych korzyści:

Korzyści dla klienta:

Całodobowy dostęp do danych
Oszczędność czasu
Lepsze doświadczenie

Korzyści płynące z pracy w firmie:

Wyższa jakość relacji z klientami
Lepsze cyberbezpieczeństwo
Niższe ryzyko niezgodności
Szybsze wdrażanie klientów
Krótszy czas realizacji bieżących transakcji
Niższe koszty infrastruktury
Wyższa wydajność personelu

Świadczenia socjalne

Mniejszy ślad węglowy

Jakie są istotne części portali klienckich?

Zaprojektowanie pożądanego portalu dla klientów wymaga podjęcia pewnych decyzji. W najprostszym ujęciu portal to po prostu bezpieczne repozytorium plików. W najbardziej złożonym ujęciu portal może być częścią obsługi klienta, stanowiącą główny sposób pozyskiwania klientów, przeprowadzania transakcji i współpracy z nimi. Poniżej zebraliśmy listę pytań pomocniczych i kompromisów, które ułatwią ten proces.

Rodzaj dozwolonych transakcji

To najważniejszy element procesu. Oto kilka opcji do rozważenia.

Prześlij/przeglądaj/pobierz dokumenty
Podpisuj formularze i dokumenty cyfrowo
Wypełnij formularze
Pogawędzić
Kompleksowe przepływy pracy związane z wdrażaniem klientów
Zakup usług za pomocą karty kredytowej lub ustawienie polecenia zapłaty
Umawianie wizyt

Doświadczenie rejestracji klienta

Samoobsługa, tylko na zaproszenie lub obie opcje
Adres URL logowania do portalu niestandardowego lub ogólnego (na przykład portals.twoja_firma.com lub twoja_firma.mydocsafe.com lub app.mydocsafe.com)
Własny adres e-mail lub adres dostawcy (na przykład mydocsafe@mydocsafe.com lub portals@my_company.com)
Twoje idealne doświadczenie brandingowe
- Logo (ikona i grafika do wiadomości e-mail i witryny internetowej)
- Kolory marki (dostępna paleta lub kolory na zamówienie)
- Schemat czcionek (schemat domyślny lub własny)

Struktura portalu

Czy klienci będą prawdopodobnie potrzebować dostępu do wielu portali?
Czy portale powinny być udostępniane wielu interesariuszom?
Czy potrzebujesz bardziej złożonej struktury, takiej jak podportale pracownicze do dystrybucji wynagrodzeń, czy też ogólnie rzecz biorąc, istnieje hierarchia portali, które należy wdrożyć, aby obsługiwać złożone transakcje?
Jaka jest domyślna struktura folderów dla wszystkich portali?
Ile typów portali potrzebujesz?
Czy czat powinien być włączony?
Czy uwierzytelnianie dwuskładnikowe powinno być domyślnie włączone?

Rozważania dotyczące dostępu

W jaki sposób będziesz zarządzać dostępem do portalu, aby spełnić zasadę „potrzeby wiedzy”?
Czy powinny istnieć szczegółowe uprawnienia dostępu dla każdego indywidualnego portalu, na przykład, czy niektóre obszary powinny być dostępne dla wszystkich lub wybranych interesariuszy, a inne obszary powinny pozostać bardziej ograniczone?

Treść portalu

Czy musisz utworzyć i udostępnić bibliotekę dokumentów lub materiałów marketingowych?
Które formularze internetowe powinny być dostępne do samodzielnej obsługi?
Czy istnieją jakieś niestandardowe przepływy pracy, które należy opracować, na przykład w celu wdrożenia klienta do nowej usługi, zakupu dodatkowej usługi lub odnowienia jego zaangażowania i informacji KYC?

Kanały komunikacji

Następnie zastanów się, w jaki sposób Twoi klienci powinni być powiadamiani o aktywności na portalu. Komunikacja ma dwa aspekty. Po pierwsze, sposób wysyłania komunikatów. Po drugie, sposób ich odbioru i odbioru przez klientów.

Przesyłka
- Zaszyfrowane wiadomości e-mail
- Wysyłanie wiadomości e-mail
- Ręczne publikowanie ogłoszeń
- Automatyczne przypomnienia
Otrzymujący
- Powiadomienia push na telefonie komórkowym
- Ogólne powiadomienia i przypomnienia e-mail
- Ogłoszenia niestandardowe, które pojawiają się po zalogowaniu do portalu

Zagadnienia bezpieczeństwa i zgodności

W jakiej jurysdykcji musisz przechowywać dane?
Czy potrzebujesz uznawanego na całym świecie certyfikatu bezpieczeństwa?
Czy chcesz, aby danymi Twoich klientów zarządzano za pośrednictwem zupełnie odrębnej bazy danych?
Czy użytkownicy są automatycznie wylogowywani po pewnym czasie braku aktywności?

Wbudowywanie portali do infrastruktury cyfrowej

W jaki sposób portale powinny współdziałać z resztą infrastruktury IT?
Czy informacje powinny być przesyłane z portali do systemów zewnętrznych, w odwrotnym kierunku, czy też powinny płynąć w obu kierunkach?

Ile czasu to zajmie?

To zależy od wymagań. Szybki start ma swoje zalety. Jednak bardziej abstrakcyjne myślenie może być konieczne, jeśli wprowadzenie portalu dla klientów wymaga poważnych zmian w rzeczywistych procesach biznesowych.

W większości przypadków wystarczy najpierw zaprojektować najprostszy przypadek użycia i go uruchomić. Na przykład dzięki MyDocSafe można od razu zacząć zapraszać klientów do portali. Branding i dalsze udoskonalenia można dodać później.

W przypadku bardziej niestandardowych wymagań, takich jak wdrażanie najemców komercyjnych, wdrażanie zarządzania majątkiem, a nawet wdrażanie pracowników (tak, portale klienckie mogą być wykorzystywane przez interesariuszy wewnętrznych) itp., można zacząć od wstępnie skonfigurowanego szablonu, specyficznego dla danego wymagania, jeśli jest dostępny, i dopracować go. MyDocSafe oferuje takie szablony. W takim przypadku proces może potrwać kilka tygodni.

Jeśli Twoje wymagania są naprawdę wyjątkowe, co może wynikać ze złożoności struktury firmy, powinieneś zacząć od schematu wymaganych przepływów pracy, a następnie odpowiednio skonfigurować portale. Ten scenariusz wymaga najwięcej czasu i inwestycji, ale rezultaty mogą mieć przełomowy wpływ na niektóre funkcje biznesowe, takie jak zapewnienie zgodności z przepisami czy sprzedaż.

Ogólnie rzecz biorąc, MyDocSafe spełnia wszystkie trzy typy wymagań. Mając to na uwadze, jeśli chcesz sprawdzić, jak MyDocSafe może zapewnić Ci portal klienta dopasowany do potrzeb Twojej firmy, rozpocznij bezpłatny okres próbny już dziś lub zarezerwuj demo, wypełniając formularz kontaktowy.

Kompletny przewodnik po portalach klienckich