Розсилка електронних листів вашим клієнтам – чи потрібно мені турбуватися про правила отримання згоди?

Поточні вимоги щодо отримання згоди перед надсиланням комусь електронного листа стали дедалі суворішими в останні роки через занепокоєння щодо конфіденційності та захисту даних. У багатьох юрисдикціях, включаючи Європейський Союз, відповідно до Загального регламенту про захист даних (GDPR) та аналогічних правил у всьому світі, надсилання небажаних електронних листів без попередньої згоди заборонено. Згода має бути чіткою, усвідомленою та добровільно наданою одержувачем, з чіткою та легкодоступною інформацією про мету електронного листа та те, як будуть використовуватися його дані. Крім того, має бути простий та доступний процес для одержувачів, щоб відкликати свою згоду в будь-який час. Ці вимоги спрямовані на те, щоб забезпечити, щоб особи мали контроль над своєю особистою інформацією та могли уникати небажаного або нав'язливого спілкування, сприяючи більш шанобливій та конфіденційно свідомій екосистемі електронної пошти.

А як щодо email-маркетингу?

Електронний маркетинг справді працює в рамках вимог щодо згоди, але важливо уточнити, як він працює в рамках правових та етичних меж.

Надсилання маркетингових електронних листів зазвичай передбачає спілкування з особами, які надали явну згоду або мають існуючі стосунки з відправником, такими як клієнти, підписники розсилки або учасники попередніх транзакцій. Ця згода часто отримується через форми підписки на веб-сайтах, під час процесу оформлення замовлення або через інші механізми явного дозволу.
Маркетологи електронної пошти зобов’язані дотримуватися різних правил, таких як CAN-SPAM Act у Сполучених Штатах або GDPR у Європейському Союзі . Ці правила визначають конкретні вимоги до email-маркетингу, зокрема надання одержувачам чітких варіантів відмови, точну ідентифікацію відправника та включення фізичної адреси до електронного листа.
Хоча email-маркетинг залежить від згоди, він також передбачає побудову та підтримку відносин з одержувачами. Маркетологи використовують такі стратегії, як надання цінного контенту, персоналізовані пропозиції та сегментація, щоб залучити підписників та заохотити їх відкривати, читати та взаємодіяти зі своїми електронними листами. Згода, у поєднанні з цими зусиллями щодо побудови відносин, дозволяє email-маркетингу ефективно охоплювати та залучати аудиторію, дотримуючись законів про конфіденційність та захист даних.

Чи означає це, що я завжди можу писати своїм нинішнім та колишнім клієнтам?

Листування вашим поточним та колишнім клієнтам електронною поштою, як правило, дозволено та вважається прийнятним у рамках практики email-маркетингу, за умови дотримання відповідних правил та найкращих практик. Ось кілька ключових моментів, які слід пам’ятати:

Згода : Важливо розрізняти поточних клієнтів та колишніх клієнтів. Поточні клієнти, які нещодавно здійснили покупку або мають постійні стосунки з вашою компанією, зазвичай надають неявну згоду на отримання транзакційних електронних листів, пов’язаних з їхніми покупками. Однак для маркетингових кампаній електронною поштою, які виходять за рамки транзакційних повідомлень, доцільно отримати пряму згоду або запропонувати їм можливість підписатися на маркетингові електронні листи.
Колишні клієнти : Колишні клієнти, які не погодилися отримувати маркетингові електронні листи, як правило, не повинні бути включені до ваших маркетингових кампаній електронною поштою. Якщо ви хочете повторно взаємодіяти з колишніми клієнтами, гарною практикою буде надіслати електронний лист для повторної взаємодії із запитанням, чи хочуть вони продовжувати отримувати електронні листи від вашої компанії. Це допомагає забезпечити дотримання правил email-маркетингу та поважає вподобання одержувача.
Можливість скасування підписки : Незалежно від того, чи надсилаєте ви електронні листи поточним чи колишнім клієнтам, завжди надавайте одержувачам чітку та просту у використанні можливість скасувати підписку на ваші електронні листи. Це є юридичною вимогою в багатьох юрисдикціях, і невиконання цієї вимоги може призвести до порушення правил email-маркетингу.
Зміст і частота : Під час надсилання електронних листів клієнтам надавайте цінний і релевантний контент, який відповідає їхнім інтересам і вподобанням. Звертайте увагу на частоту надсилання ваших електронних листів, щоб уникнути перевантаження одержувачів надмірною кількістю повідомлень.
Правила захисту даних : Переконайтеся, що ви дотримуєтеся правил захисту даних, які можуть застосовуватися до ваших клієнтів, таких як GDPR у Європейському Союзі або CAN-SPAM Act у Сполучених Штатах. Ці правила встановлюють конкретні вимоги щодо того, як компанії обробляють дані клієнтів та надсилають маркетингові електронні листи.

Підсумовуючи, хоча ви зазвичай можете писати своїм поточним та колишнім клієнтам електронною поштою, вкрай важливо робити це таким чином, щоб поважати їхні вподобання та дотримуватися відповідних норм. Отримання явної згоди на маркетингові електронні листи від осіб, які раніше не підписувалися на розсилку, є найкращою практикою для створення сильного та відповідного списку розсилки електронною поштою.

Що робити, якщо я надсилатиму людям електронні листи без їхньої згоди?

Надсилання електронних листів людям без їхньої згоди може мати кілька наслідків, як юридичних, так і репутаційних. Дозвольте мені окреслити деякі з потенційних наслідків, з якими можуть зіткнутися окремі особи та компанії:

Правові наслідки :
- Штрафи та стягнення : Залежно від юрисдикції та застосовних нормативних актів (наприклад, CAN-SPAM Act, GDPR, CASL), надсилання небажаних електронних листів може призвести до значних штрафів та стягнень. Ці штрафи можуть коливатися в широких межах, від тисяч до мільйонів доларів, залежно від тяжкості порушення.
- Цивільні позови : Одержувачі небажаних електронних листів можуть мати право подати цивільні позови проти відправників про відшкодування збитків, особливо якщо вони можуть довести шкоду, завдану небажаними електронними листами. Це може призвести до дорогих судових розглядів та потенційних фінансових врегулювань.
Шкода для репутації :
- Втрата довіри : Надсилання небажаних електронних листів може зашкодити вашій репутації та підірвати довіру клієнтів і потенційних клієнтів. Негативна реакція в соціальних мережах або негативна реакція можуть призвести до тривалої шкоди іміджу вашого бренду.
- Чорний список електронної пошти : багаторазове надсилання небажаних електронних листів може призвести до того, що ваш домен або IP-адреса потрапить до чорного списку постачальників послуг електронної пошти, що ускладнить доставку листів законним одержувачам.
Регуляторні розслідування :
- Державні установи : Регуляторні органи, відповідальні за дотримання законів про email-маркетинг, можуть розслідувати скарги та порушення, що може призвести до судових позовів, штрафів або примусових заходів проти вашого бізнесу.
Звіти та скарги щодо спаму :
- Одержувачі, які отримують небажані електронні листи, можуть повідомляти про них своїм постачальникам послуг електронної пошти як про спам. Велика кількість скарг на спам може негативно вплинути на показники доставки електронних листів і ускладнити надходження законних листів до поштових скриньок одержувачів.

Щоб уникнути цих наслідків, вкрай важливо дотримуватися правил email-маркетингу та отримувати чітку згоду від осіб, перш ніж надсилати їм маркетингові електронні листи. Крім того, завжди надавайте одержувачам чіткий та простий спосіб відмовитися від ваших електронних листів та оперативно виконувати їхні запити на видалення з вашого списку розсилки. Важливо бути в курсі законів та передових практик email-маркетингу, оскільки ці правила можуть відрізнятися залежно від регіону та змінюватися з часом.

Надсилання електронних листів через MyDocSafe

MyDocSafe спеціалізується на транснаціональному розповсюдженні електронної пошти (як зашифрованої, так і незашифрованої), тому ми не пропонуємо спеціальних інструментів для отримання або відкликання згоди. Ось ваші варіанти надсилання електронних листів за адресою:

Існуючі користувачі порталу

Якщо ви запросили клієнта на портал, і це запрошення було прийнято, це означає, що ваш клієнт неявно погодився на ділові стосунки з вами. Тому ви можете надсилати йому електронні листи, якщо він є активним користувачем порталу. Ви можете надсилати окремі незашифровані повідомлення або створювати електронні листи, які можна надсилати всім користувачам порталу одночасно. Для отримання більш конфіденційних повідомлень скористайтеся нашим плагіном зашифрованої електронної пошти.

Колишні користувачі порталу

Можна стверджувати, що після видалення клієнта з порталу він більше не є вашим клієнтом. Це може бути так, а може й ні. Будьте обережні, надсилаючи електронні листи колишнім клієнтам, як описано вище. MyDocSafe не дозволяє надсилати електронні листи користувачам, які не є користувачами порталу, якщо ви не надішлете їм документ для підписання.

Хтось новий

Ви можете надіслати цінову пропозицію, бізнес-пропозицію, анкету, запрошення на портал або документ для підписання будь-кому з дійсною адресою, навіть якщо вони раніше не отримували від вас листів. Ми вважаємо, що ці запити є транзакційними електронними листами та не потребують спеціальної згоди, призначеної для маркетингових листів. Єдиним винятком тут може бути широке розповсюдження анкет. Ми спеціально не спростили надсилання великої кількості анкет користувачам, які ніколи не отримували від вас листів. Однак ви можете створити публічне посилання на анкету та розповсюдити її через своє програмне забезпечення для email-маркетингу (переконайтеся, що ви дотримуєтеся правил отримання згоди).

Розсилка електронних листів поточним та колишнім клієнтам – правила отримання згоди