Wszyscy mamy nadzieję, że lockdowny wkrótce się skończą, a życie wróci do normy do lata. Nie będziemy tęsknić za izolacją i zamkniętymi pubami, ale możemy pokochać niektóre narzędzia, które umożliwiły nam życie zawodowe. Podpisy cyfrowe są przykładem takiego narzędzia, które zyskało na popularności w 2020 roku i prawdopodobnie będzie nadal zyskiwać na popularności, jeśli biura zostaną ponownie otwarte. Przyjrzyjmy się, czego możemy oczekiwać w tym roku pod względem nowych pomysłów dotyczących podpisów cyfrowych. Zacznijmy od krótkiego przeglądu rodzajów podpisów, a zakończymy rozważaniami na temat innowacji i konwergencji podpisów cyfrowych i tożsamości.

1. Podstawy

Istnieją różne rodzaje podpisów cyfrowych. eIDAS, europejskie rozporządzenie, które nadal obowiązuje w Wielkiej Brytanii, definiuje trzy rodzaje podpisów w oparciu o poziom ich wiarygodności :

Podstawowy lub prosty podpis elektroniczny (SES)
Zaawansowany podpis elektroniczny (AES)
Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES)

MyDocSafe-trendy-podpisu-cyfrowego-i-tożsamości

Przez poziomy wiarygodności rozumiemy fakt, że każdy z tych podpisów charakteryzuje się innym stopniem weryfikacji tożsamości sygnatariusza.

Podstawowy podpis elektroniczny jest zwykle częściej stosowany w procesach o niższej wartości, ponieważ nie ma „niezawodnego sposobu” na potwierdzenie tożsamości osoby podpisującej.

Zaawansowany podpis elektroniczny wiąże tożsamość sygnatariusza z jego podpisem za pomocą środków elektronicznych, które znajdują się pod kontrolą sygnatariusza i są w sposób unikalny dołączone do dokumentu.

Kwalifikowany podpis elektroniczny z kolei wiąże tożsamość podpisującego z jego podpisem w „najbezpieczniejszy sposób”. QES robi to za pomocą osobistego, kwalifikowanego certyfikatu, wydanego przez Kwalifikowanego Dostawcę Usług Zaufania (QTSP), zapewniając w ten sposób najwyższy możliwy poziom bezpieczeństwa tożsamości podpisującego.

2. Trendy innowacji

Zaawansowany czy kwalifikowany?

Oczekujemy, że zaawansowane podpisy elektroniczne i kwalifikowane podpisy elektroniczne będą stopniowo upodabniać się pod względem zaawansowania technologicznego. Na przykład, technologie uwierzytelniania biometrycznego prawdopodobnie zyskają popularność dzięki podpisom cyfrowym, zwiększając weryfikację osoby podpisującej. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe ograniczyło weryfikację tożsamości do „rzeczy, które podpisujący zna” lub „rzeczy, które podpisujący posiada”. Dzięki biometrii wkraczamy w obszar „rzeczy, którymi jest podpisujący”, które oferują najwyższy stopień bezpieczeństwa.

Jeśli chodzi o funkcjonalność, oczekujemy, że firmy będą nadal wprowadzać innowacje, wprowadzając funkcje o wartości dodanej, zarówno przed, jak i po podpisaniu dokumentu. Minimalnie może to obejmować tylko jeden dodatkowy krok. Może to również obejmować wiele kroków, w efekcie automatyzując całe procesy biznesowe. Oto niektóre z oferowanych przez nas funkcji:

Wypełnianie formularzy i tworzenie umów
Pobieranie płatności przed lub po podpisaniu dokumentu
Przeprowadzanie kontroli weryfikacji tożsamości
Samodzielne wdrażanie – ponowna konfiguracja przepływu pracy na podstawie wyborów użytkownika dotyczących produktu (na przykład dodanie dodatkowego sygnatariusza do umowy z doradcą finansowym, jeśli klient wybierze konto wspólne, a nie indywidualne)

Wypełnianie formularzy i dynamiczne tworzenie umów

Funkcja Formularzy umożliwia naszym użytkownikom konfigurowanie formularzy w procesie podpisywania dokumentów w celu zebrania większej ilości informacji. Na przykład, doradca finansowy, który potrzebuje podpisów na dokumentach, aby pozyskać nowego klienta, może wstawić formularz w procesie podpisywania, w którym nowy klient musi określić swoje doświadczenie inwestycyjne, preferencje dotyczące powiadomień lub dane bankowe. Wartości są automatycznie uwzględniane w podpisanym dokumencie, co pozwala na szybszą i bardziej efektywną automatyzację dokumentów.

Co więcej, chociaż dane w podpisanym dokumencie są „zamrożone” w postaci dokumentu PDF, dane przesłane w formularzu można wyeksportować do systemu CRM, co pozwala skrócić czas poświęcany na administrację.

Pobieranie płatności przed lub po podpisaniu dokumentu

Możliwość pobierania płatności przed podpisaniem dokumentu lub po jego podpisaniu może być przydatna do ustalenia zaliczki lub pobrania opłaty z góry za usługę. W niektórych przypadkach profesjonalni dostawcy usług mogą wymagać płatności, aby umożliwić dostęp do innego dokumentu, takiego jak zeznanie podatkowe lub ostateczna wersja umowy.

Kontrole weryfikacji tożsamości

Usługi automatycznej weryfikacji tożsamości stają się coraz bardziej popularne w przypadku zdalnego wdrażania klientów lub weryfikacji, na przykład, prawa do pracy nowego pracownika. Istnieją złożone przepisy regulujące, co oprogramowanie, a nie człowiek, może zrobić, aby wypełnić obowiązki prawne. W związku z pandemią, wiele organów regulacyjnych zachęcało do korzystania z usług elektronicznych, aby utrzymać gospodarkę w ruchu. MyDocSafe współpracuje z kilkoma dostawcami usług AML/KYC i oferuje coraz szerszy zakres testów.

Samoobsługowe wdrażanie

Definiujemy samoobsługowe wdrażanie jako możliwość samodzielnego przeprowadzenia przez klienta całego procesu wdrażania. Może to obejmować:

możliwość uruchomienia procesu poprzez kliknięcie przycisku osadzonego na stronie internetowej,
dokonywanie wyborów dotyczących wyboru produktu lub usługi
określić okoliczności osobiste

Wszystkie te czynniki mogą mieć wpływ na wymaganą ścieżkę zgodności dla danego klienta. Proces rejestracji może zostać skonfigurowany tak, aby wyświetlać odpowiednie pytania lub żądać podpisów na dodatkowych formularzach lub dokumentach. W określonych okolicznościach może również wysyłać powiadomienia do pracowników zaplecza. Samodzielna rejestracja jest obecnie popularnym sposobem otwierania nowych kont bankowych. Spodziewamy się, że mniejsze firmy, takie jak księgowi, doradcy finansowi i agenci nieruchomości, również zaczną korzystać z tej technologii.

3. Ewolucja ram prawnych

Ramy prawne zazwyczaj nadążają za postępem technologicznym. Nie inaczej jest w przypadku podpisów cyfrowych. Rozporządzenie eIDAS było samo w sobie reakcją na rosnącą moc oprogramowania i spostrzeżenie, że kwalifikowane podpisy cyfrowe (które wymagały fizycznego urządzenia do przechowywania kluczy szyfrujących) były drogie i nie spotkały się z powszechną akceptacją użytkowników.

Oczekujemy nowych oświadczeń władz dotyczących korzystania z tożsamości cyfrowych do podpisywania dokumentów, a także ewolucji przepisów dotyczących aktów notarialnych. Elektroniczne akty notarialne nadal nie są możliwe w Wielkiej Brytanii. Istnieje jednak możliwość poświadczenia podpisu złożonego mokrym atramentem za pomocą nagrania wideo. W takim przypadku zaleca się zachowanie nagrania wideo jako dowodu poświadczenia.

4. Zweryfikowane tożsamości

Zweryfikowana tożsamość to koncepcja, która obiecuje znacznie przyspieszyć adopcję i akceptację podpisów cyfrowych. Kilka krajów europejskich już ją wdrożyło (np. Francja z usługą FranceConnect, Belgia z Mobile ID, Polska czy Estonia), oferując rozwiązanie wspierane przez rząd lub branżę, które umożliwia użytkownikom podpisywanie dokumentów po weryfikacji tożsamości za pośrednictwem usług zewnętrznych, zazwyczaj banku lub operatora telekomunikacyjnego.

Dzięki temu możesz łatwo logować się do instytucji rządowych lub podpisywać dokumenty cyfrowo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. A co najważniejsze, nie potrzebujesz już urządzeń zewnętrznych, takich jak czytnik kart – wystarczy Ci urządzenie mobilne. Podpisy cyfrowe i tożsamość w końcu zaczynają ze sobą współdziałać.

5. Kwestia intencji

Cyfrowe sposoby prowadzenia działalności gospodarczej szybko się rozwijają, a ich popularność rośnie, nie tylko z powodu pandemii COVID-19. Należy jednak pamiętać, że technologia to tylko narzędzie. Weźmy na przykład koncepcję intencji. Nawet najbezpieczniejszy sposób podpisywania dokumentów nie dowodzi automatycznie intencji, czyli tego, czy dana osoba chciała podpisać cokolwiek. Albo chciała podpisać „A” dokument, ale nie „TEN”. Ważne jest, aby zachować dane kontekstowe, takie jak korespondencja, które wskazują na intencję. Mogą się one okazać przydatne w mało prawdopodobnym przypadku sporu. W MyDocSafe rejestrujemy dane kontekstowe wysyłane przez naszych użytkowników wraz z prośbami o podpis cyfrowy, aby przypomnieć im o tym kontekście.

Podpisy cyfrowe i tożsamość zbliżają się do siebie. Wielka Brytania może jeszcze nie być w awangardzie tego trendu, ale jeśli usłyszymy jakieś istotne informacje od brytyjskiego rządu, opublikujemy je na naszym blogu.

Jeśli chcesz przekonać się, jak łatwo jest korzystać z podpisów cyfrowych MyDocSafe, rozpocznij okres próbny już dziś . Jeśli Twoje wymagania są złożone, skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej.

Podpisy cyfrowe i tożsamość – czego można się spodziewać w 2021 roku