Digitale Signaturen und Identität – was ab 2021 zu erwarten ist

Wir alle hoffen, dass die Lockdowns bald enden und das Leben bis zum Sommer wieder zur Normalität zurückkehrt. Die Isolation und die geschlossenen Kneipen werden wir nicht vermissen, aber vielleicht entdecken wir einige der Tools neu, die unser Berufsleben erst möglich gemacht haben. Digitale Signaturen sind ein Beispiel für ein solches Tool, dessen Beliebtheit 2020 stark zugenommen hat und die voraussichtlich weiter steigen wird, sobald die Büros wieder öffnen. Schauen wir uns an, was wir dieses Jahr an neuen Ideen rund um digitale Signaturen erwarten können. Wir beginnen mit einem kurzen Überblick über die verschiedenen Arten von Signaturen und blicken abschließend auf Innovationen und die Konvergenz von digitalen Signaturen und Identität.

1. Die Grundlagen

Es gibt verschiedene Arten von digitalen Signaturen. eIDAS, eine europäische Verordnung, die auch im Vereinigten Königreich noch gilt, definiert drei Arten von Signaturen basierend auf dem Grad der Zuverlässigkeit :

• Einfache elektronische Signatur (SES)
• Erweiterte elektronische Signatur (AES)
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Mit Zuverlässigkeitsstufen meinen wir, dass jede dieser Signaturen einen unterschiedlichen Grad an Überprüfung der Identität des Unterzeichners aufweist.

Eine einfache elektronische Signatur wird üblicherweise eher bei Transaktionen mit geringerem Wert verwendet, da es keine absolut sichere Methode gibt, die Identität des Unterzeichners zu bestätigen.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur verknüpft die Identität des Unterzeichners mit seiner Signatur mittels elektronischer Mittel, die unter der Kontrolle des Unterzeichners stehen und eindeutig mit dem Dokument verbunden sind.

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verknüpft die Identität des Unterzeichners auf sicherste Weise mit seiner Signatur. Dies geschieht mittels eines persönlichen, qualifizierten Zertifikats, das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) ausgestellt wird und die Identität des Unterzeichners bestmöglich gewährleistet.

2. Innovationstrends

Fortgeschritten oder qualifiziert?

Wir gehen davon aus, dass sich fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen hinsichtlich ihrer technologischen Komplexität schrittweise angleichen werden. Biometrische Authentifizierungstechnologien dürften beispielsweise an Popularität gewinnen, da digitale Signaturen die Überprüfbarkeit des Unterzeichners erhöhen. Die bisherige Mehrfaktor-Authentifizierung beschränkte die Identitätsprüfung auf das Wissen und den Besitz des Unterzeichners. Mit Biometrie bewegen wir uns nun im Bereich der Merkmale des Unterzeichners, die ein Höchstmaß an Sicherheit bieten.

Hinsichtlich der Funktionalität erwarten wir von Unternehmen, dass sie weiterhin innovative Mehrwertfunktionen entwickeln, die vor und nach der Dokumentenunterzeichnung zum Einsatz kommen. Dies kann im einfachsten Fall nur einen zusätzlichen Schritt umfassen. Es können aber auch mehrere Schritte sein, wodurch ganze Geschäftsprozesse automatisiert werden. Hier einige der von uns angebotenen Funktionen:

• Formularausfüllung und Vertragserstellung
• Eine Zahlung vor oder nach der Unterzeichnung eines Dokuments entgegennehmen
• Durchführung von Identitätsprüfungen
• Selbstbedienungs-Onboarding – Neukonfiguration des Workflows basierend auf den Produktpräferenzen des Benutzers (z. B. Hinzufügen eines weiteren Unterzeichners zu einem Vertrag mit einem Vermögensverwalter, wenn der Kunde ein Gemeinschaftskonto anstelle eines Einzelkontos wählt).

Formularausfüllung und dynamische Vertragserstellung

Die Formularfunktion ermöglicht es unseren Nutzern, Formulare in ihren Signaturprozess zu integrieren, um zusätzliche Informationen zu erfassen. Beispielsweise kann ein Vermögensverwalter, der für die Aufnahme eines neuen Kunden Dokumente unterzeichnen muss, ein Formular in den Signaturprozess einfügen, in dem der neue Kunde seine Anlageerfahrung, Benachrichtigungseinstellungen oder seine Bankverbindung angeben muss. Die Werte werden automatisch in das unterzeichnete Dokument übernommen, was eine schnellere und effizientere Dokumentenautomatisierung ermöglicht.

Darüber hinaus können die in einem Formular übermittelten Daten, obwohl die Daten im unterzeichneten Dokument als PDF-Dokument „eingefroren“ sind, in ein CRM exportiert werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert.

Eine Zahlung vor oder nach der Unterzeichnung eines Dokuments entgegennehmen

Die Möglichkeit, Zahlungen vor oder nach der Unterzeichnung eines Dokuments entgegenzunehmen, kann nützlich sein, um ein Honorar zu vereinbaren oder eine Dienstleistung im Voraus zu berechnen. In manchen Fällen verlangen professionelle Dienstleister eine Zahlung, um den Zugriff auf ein anderes Dokument zu ermöglichen, beispielsweise auf eine Steuererklärung oder die endgültige Vertragsfassung.

Identitätsprüfung

Automatisierte Identitätsprüfungsdienste werden immer beliebter, beispielsweise für das Onboarding von Kunden aus der Ferne oder zur Überprüfung der Arbeitserlaubnis neuer Mitarbeiter. Es gibt komplexe Regelungen, die festlegen, welche Aufgaben Software anstelle eines Menschen zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen übernehmen darf. Angesichts der Pandemie haben zahlreiche Regulierungsbehörden die Nutzung elektronischer Dienste gefördert, um die Wirtschaft am Laufen zu halten. MyDocSafe arbeitet mit verschiedenen Anbietern von AML/KYC-Lösungen zusammen und bietet ein stetig wachsendes Spektrum an Testarten an.

Selbstbedienungs-Onboarding

Wir definieren Self-Service-Onboarding als die Fähigkeit eines Kunden, den gesamten Onboarding-Prozess selbstständig durchzuführen. Dies kann Folgendes umfassen:

• die Möglichkeit, den Prozess durch Anklicken einer auf einer Webseite eingebetteten Schaltfläche auszulösen.
• Entscheidungen über die Auswahl von Produkten oder Dienstleistungen treffen
• persönliche Umstände angeben

All diese Faktoren können den erforderlichen Compliance-Prozess für den jeweiligen Kunden beeinflussen. Der Onboarding-Prozess kann sich so konfigurieren, dass relevante Fragen gestellt oder Unterschriften auf zusätzlichen Formularen oder Dokumenten angefordert werden. Er kann unter bestimmten Umständen auch Benachrichtigungen an die Mitarbeiter im Backoffice auslösen. Self-Service-Onboarding ist mittlerweile eine gängige Methode zur Eröffnung neuer Bankkonten. Wir gehen davon aus, dass kleinere Unternehmen wie Steuerberater, Finanzplaner und Immobilienmakler diese Technologie als Nächstes nutzen werden.

3. Entwicklung der Rechtsrahmen

Rechtliche Rahmenbedingungen hinken dem technologischen Fortschritt in der Regel hinterher. Auch im Bereich der digitalen Signaturen ist dies nicht anders. eIDAS entstand als Reaktion auf die zunehmende Leistungsfähigkeit von Software und die Erkenntnis, dass qualifizierte digitale Signaturen (die damals ein physisches Gerät zur Speicherung der Verschlüsselungsschlüssel benötigten) teuer waren und keine breite Akzeptanz bei den Nutzern fanden.

Wir erwarten neue Stellungnahmen der Behörden zur Verwendung digitaler Identitäten für die Unterzeichnung von Dokumenten sowie zur Weiterentwicklung des Rechts im Bereich der Urkunden. Elektronische Urkunden sind im Vereinigten Königreich noch nicht möglich. Es ist jedoch möglich, eine handschriftliche Unterschrift per Videokonferenz zu bezeugen. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Videoaufzeichnung als Beweismittel zu speichern.

4. Verifizierte Identitäten

Die verifizierte Identität ist ein Konzept, das die Einführung und Akzeptanz digitaler Signaturen deutlich beschleunigen dürfte. Mehrere europäische Länder haben es bereits eingeführt (beispielsweise Frankreich mit FranceConnect, Belgien mit Mobile ID, Polen und Estland) und bieten staatlich oder branchenseitig unterstützte Lösungen an, die es Nutzern ermöglichen, Dokumente zu signieren, nachdem sie ihre Identität über einen Drittanbieter – in der Regel eine Bank oder ein Telekommunikationsunternehmen – verifiziert haben.

Damit können Sie sich problemlos bei Behörden anmelden oder Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur digital signieren. Und das Beste daran: Externe Geräte wie Kartenleser sind nicht mehr nötig, Sie benötigen lediglich Ihr Mobilgerät. Digitale Signaturen und Identitätsprüfung werden endlich miteinander verbunden.

5. Die Frage der Absicht

Digitale Geschäftsabwicklungsmethoden entwickeln sich rasant und ihre Nutzung nimmt, nicht zuletzt aufgrund von Covid-19, stetig zu. Man sollte jedoch bedenken, dass Technologie lediglich ein Werkzeug ist. Nehmen wir beispielsweise den Begriff der Absicht. Selbst die sicherste Methode zur Dokumentensignatur beweist nicht automatisch die Absicht, also ob die Person überhaupt etwas unterschreiben wollte. Oder ob sie Dokument „A“ unterschreiben wollte, aber nicht „DIESES“. Es ist wichtig, Kontextdaten wie Korrespondenz, die die Absicht erkennen lassen, zu sichern. Diese können im unwahrscheinlichen Fall einer Streitigkeit hilfreich sein. Bei MyDocSafe erfassen wir die Kontextdaten, die unsere Nutzer mit Anfragen für digitale Signaturen senden, um sie an diesen Kontext zu erinnern.

Digitale Signaturen und Identitäten verschmelzen. Großbritannien mag zwar noch nicht an der Spitze dieser Entwicklung stehen, aber sobald wir Neuigkeiten von der britischen Regierung erhalten, werden wir darüber in unserem Blog berichten.

Wenn Sie sehen möchten, wie einfach die Verwendung von MyDocSafe digitalen Signaturen ist, starten Sie noch heute eine Testphase . Bei komplexeren Anforderungen kontaktieren Sie uns bitte, um mehr zu erfahren.