Firme e identità digitali: cosa aspettarsi dal 2021

Speriamo tutti che i lockdown finiscano presto e che la vita torni alla normalità entro l'estate. Non ci mancheranno l'isolamento e i pub chiusi, ma potremmo innamorarci di alcuni degli strumenti che hanno reso possibile la nostra vita professionale. Le firme digitali sono un esempio di questo tipo di strumento, la cui popolarità è cresciuta nel 2020 e che probabilmente continuerà a crescere con la riapertura degli uffici. Diamo un'occhiata a cosa possiamo aspettarci da quest'anno in termini di nuove idee relative alle firme digitali. Iniziamo con una rapida panoramica delle tipologie di firme esistenti e concludiamo con una riflessione sull'innovazione e la convergenza tra firme digitali e identità.

1. Le basi

Esistono diversi tipi di firme digitali. L'eIDAS, un regolamento europeo ancora applicabile nel Regno Unito, ha definito tre tipi di firme in base ai livelli di affidabilità :

• Firma elettronica di base o semplice (SES)
• Firma elettronica avanzata (AES)
• Firma elettronica qualificata (QES)

Per livelli di affidabilità intendiamo che ciascuna di queste firme presenta un diverso grado di verifica dell'identità del firmatario.

Una firma elettronica di base è solitamente utilizzata nei processi di basso valore perché non esiste un "metodo infallibile" per confermare l'identità del firmatario.

Una firma elettronica avanzata vincola l'identità del firmatario alla sua firma mediante mezzi elettronici sotto il controllo del firmatario e allegati in modo univoco al documento.

Una Firma Elettronica Qualificata, invece, vincola l'identità del firmatario alla sua firma nel "modo più sicuro". La QES lo fa tramite un certificato personale qualificato, emesso da un Fornitore di Servizi Fiduciari Qualificato (QTSP), garantendo l'identità del firmatario al massimo livello possibile.

2. Tendenze nell'innovazione

Avanzato o qualificato?

Ci aspettiamo che le firme elettroniche avanzate e le firme elettroniche qualificate convergano gradualmente in termini di sofisticazione tecnologica. Ad esempio, le tecnologie di autenticazione biometrica probabilmente troveranno popolarità con le firme digitali, aumentando la verificabilità del firmatario. L'autenticazione a più fattori limitava la verifica dell'identità a "cose che il firmatario conosce" o "cose che il firmatario possiede". Con la biometria ci spostiamo nel regno delle "cose che il firmatario possiede", che offrono il massimo grado di rassicurazione.

Per quanto riguarda la funzionalità, ci aspettiamo che le aziende continuino a innovare con funzionalità a valore aggiunto che si attivano prima e dopo la firma dei documenti. Come minimo, questo potrebbe includere un solo passaggio aggiuntivo. Può anche includere più passaggi, automatizzando di fatto interi processi aziendali. Ecco alcune delle funzionalità che offriamo:

• Compilazione di moduli e creazione di contratti
• Accettare un pagamento prima o dopo la firma di un documento
• Esecuzione di controlli di verifica dell'identità
• Onboarding self-service: riconfigurazione del flusso di lavoro in base alle scelte dell'utente sul prodotto (ad esempio, aggiunta di un firmatario aggiuntivo a un contratto con un gestore patrimoniale se il cliente sceglie un conto congiunto anziché individuale)

Compilazione di moduli e creazione dinamica di contratti

La funzionalità Moduli consente ai nostri utenti di impostare moduli nel processo di firma per raccogliere maggiori informazioni. Ad esempio, un gestore patrimoniale che necessita di documenti firmati per l'acquisizione di un nuovo cliente può inserire un modulo nel processo di firma in cui il nuovo cliente deve specificare la propria esperienza di investimento, le preferenze relative alle notifiche o i propri dati bancari. I valori vengono automaticamente inclusi nel documento firmato, consentendo un'automazione più rapida ed efficiente.

Inoltre, anche se i dati nel documento firmato vengono "congelati" come documento PDF, i dati inviati in un modulo possono essere esportati in un CRM, riducendo così i tempi di amministrazione.

Accettare un pagamento prima o dopo la firma di un documento

La possibilità di ricevere pagamenti prima o dopo la firma di un documento può essere utile per impostare un anticipo o per addebitare anticipatamente un servizio. In alcuni casi, i fornitori di servizi professionali potrebbero richiedere un pagamento per consentire l'accesso a un altro documento, come una dichiarazione dei redditi o la versione finale di un contratto.

Controlli di verifica dell'identità

I servizi di verifica automatica dell'identità stanno diventando sempre più popolari per l'inserimento dei clienti da remoto o per verificare, ad esempio, il diritto al lavoro di un nuovo dipendente. Esistono regole complesse che disciplinano ciò che un software, anziché un essere umano, può fare per adempiere agli obblighi di legge. Data la pandemia, diverse autorità di regolamentazione hanno incoraggiato l'uso di servizi elettronici per sostenere l'economia. MyDocSafe collabora con diversi fornitori di servizi AML/KYC e offre una gamma crescente di tipologie di test.

Onboarding self-service

Definiamo l'onboarding self-service come la capacità del cliente di gestire l'intero processo di onboarding in autonomia. Questo può includere:

• la possibilità di attivare il processo cliccando su un pulsante incorporato in un sito web,
• fare scelte sulla selezione di prodotti o servizi
• specificare le circostanze personali

Tutti questi fattori possono influire sul percorso di conformità richiesto per quel cliente. Il processo di onboarding può configurarsi automaticamente per presentare domande pertinenti o richiedere firme su moduli o documenti aggiuntivi. Può anche attivare notifiche al personale di back office in circostanze specifiche. L'onboarding self-service è ormai un metodo diffuso per l'apertura di nuovi conti bancari. Ci aspettiamo che anche le piccole imprese, come commercialisti, consulenti finanziari e agenti immobiliari, adottino questa tecnologia in futuro.

3. Evoluzione dei quadri giuridici

I quadri normativi tendono a recuperare terreno rispetto al progresso tecnologico. Il mondo delle firme digitali non fa eccezione. L'eIDAS è stato esso stesso una reazione alla crescente potenza del software e alla constatazione che le firme digitali qualificate (che all'epoca richiedevano un dispositivo fisico per memorizzare le chiavi di crittografia) erano costose e non trovavano un'ampia accettazione da parte degli utenti.

Ci aspettiamo nuove decisioni da parte delle autorità in merito all'uso delle identità digitali per firmare documenti, nonché all'evoluzione della normativa in materia di atti notarili. Gli atti notarili elettronici non sono ancora disponibili nel Regno Unito. È tuttavia possibile assistere a una firma apposta con inchiostro liquido tramite una sessione video. In tal caso, si consiglia di salvare la sessione video come prova di autenticità.

4. Identità verificate

L'identità verificata è un concetto che promette di accelerare significativamente l'adozione e l'accettazione delle firme digitali. Diversi paesi europei l'hanno già adottato (ad esempio la Francia con il servizio FranceConnect, il Belgio con Mobile ID, la Polonia o l'Estonia) offrendo una soluzione supportata dal governo o dall'industria che consente agli utenti di firmare documenti dopo aver verificato la propria identità tramite servizi terzi, solitamente una banca o un operatore di telecomunicazioni.

Ciò consente di accedere facilmente a istituzioni governative o di firmare digitalmente documenti con una firma elettronica qualificata. E, cosa ancora più importante, non sono più necessari dispositivi esterni come un lettore di schede: l'unica cosa di cui hai bisogno è il tuo dispositivo mobile. Firme digitali e identità stanno finalmente iniziando a funzionare insieme.

5. La questione dell'intento

Gli strumenti digitali per condurre gli affari stanno migliorando rapidamente e la loro adozione è in crescita, non da ultimo a causa del Covid-19. Tuttavia, bisogna tenere presente che la tecnologia è solo uno strumento. Prendiamo ad esempio il concetto di intento. Anche il modo più sicuro di firmare documenti non dimostra automaticamente l'intento, ovvero se la persona volesse o meno firmare qualcosa. O se volesse firmare un documento "A" ma non "QUESTO" documento. È importante conservare dati contestuali, come la corrispondenza, che indicano l'intento. Potrebbero rivelarsi utili nell'improbabile eventualità di una controversia. Noi di MyDocSafe registriamo i dati contestuali che i nostri utenti inviano con le richieste di firma digitale per ricordare loro tale contesto.

Firme e identità digitali stanno convergendo. Il Regno Unito potrebbe non essere ancora all'avanguardia in questa tendenza, ma se riceveremo notizie rilevanti dal governo britannico, le pubblicheremo sul nostro blog.

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