Assinaturas e identidade digitais – o que esperar em 2021

Todos esperamos que os confinamentos terminem em breve e que a vida volte ao normal até o verão. Não sentiremos falta do isolamento e dos bares fechados, mas talvez nos apaixonemos por algumas das ferramentas que tornaram nossa vida profissional possível. As assinaturas digitais são um exemplo de tal ferramenta, que cresceu em popularidade em 2020 e provavelmente continuará crescendo se os escritórios reabrirem. Vamos dar uma olhada no que podemos esperar deste ano em termos de novas ideias relacionadas a assinaturas digitais. Começaremos com uma breve visão geral dos tipos de assinaturas que temos e terminaremos especulando sobre a inovação e a convergência entre assinaturas digitais e identidade.

1. O básico

Existem diferentes tipos de assinaturas digitais. O eIDAS, um regulamento europeu ainda aplicável ao Reino Unido, definiu três tipos de assinaturas com base nos níveis de confiabilidade :

• Assinatura Eletrônica Básica ou Simples (SES)
• Assinatura Eletrônica Avançada (AES)
• Assinatura Eletrônica Qualificada (QES)

Por níveis de confiabilidade, queremos dizer que cada uma dessas assinaturas possui um grau diferente de verificação da identidade do signatário.

Uma assinatura eletrônica básica geralmente é mais utilizada em processos de menor valor, pois não existe uma maneira infalível de confirmar a identidade do signatário.

Uma assinatura eletrônica avançada vincula a identidade do signatário à sua assinatura por meio de recursos eletrônicos que estão sob o controle do signatário e são vinculados exclusivamente ao documento.

Por outro lado, uma Assinatura Eletrônica Qualificada vincula a identidade do signatário à sua assinatura da maneira mais segura possível. A QES faz isso por meio de um certificado pessoal qualificado, emitido por um Provedor de Serviços de Confiança Qualificado (QTSP), garantindo a identidade do signatário com o máximo grau de segurança.

2. Tendências em inovação

Avançado ou qualificado?

Esperamos que as Assinaturas Eletrônicas Avançadas e as Assinaturas Eletrônicas Qualificadas convirjam gradualmente em termos de sofisticação tecnológica. Por exemplo, as tecnologias de autenticação biométrica provavelmente ganharão popularidade com o aumento da verificabilidade do signatário por meio de assinaturas digitais. A autenticação multifatorial limitava a verificação de identidade a "coisas que o signatário sabe" ou "coisas que o signatário possui". Com a biometria, passamos para o domínio de "coisas que o signatário é", o que oferece o mais alto grau de segurança.

Em termos de funcionalidade, esperamos que as empresas continuem inovando com recursos de valor agregado que ocorram antes e depois da assinatura de documentos. No mínimo, isso pode incluir apenas uma etapa adicional. Também pode incluir várias etapas, automatizando, na prática, processos de negócios inteiros. Aqui estão alguns dos recursos que oferecemos:

• Preenchimento de formulários e criação de contratos
• Receber um pagamento antes ou depois da assinatura de um documento.
• Realização de verificações de identidade
• Onboarding de autoatendimento – reconfiguração do fluxo de trabalho com base nas escolhas do usuário sobre o produto (por exemplo, adicionar um signatário extra a um contrato com um gestor de patrimônio se o cliente optar por uma conta conjunta em vez de uma conta individual).

Preenchimento de formulários e criação de contratos dinâmicos

O recurso de formulários permite que nossos usuários configurem formulários em seu processo de assinatura para coletar mais informações. Por exemplo, um gestor de patrimônio que precisa de documentos assinados para cadastrar um novo cliente pode inserir um formulário no processo de assinatura, onde o novo cliente deve especificar sua experiência de investimento, preferências relacionadas a notificações ou seus dados bancários. Os valores são incluídos automaticamente no documento assinado, permitindo uma automação de documentos mais rápida e eficiente.

Além disso, embora os dados no documento assinado estejam "congelados" como um documento PDF, os dados enviados em um formulário podem ser exportados para um CRM, economizando tempo administrativo.

Receber um pagamento antes ou depois da assinatura de um documento.

A possibilidade de receber pagamentos antes ou depois da assinatura de um documento pode ser útil para estabelecer um contrato de prestação de serviços ou para cobrar antecipadamente por um serviço. Em alguns casos, os prestadores de serviços profissionais podem exigir um pagamento para permitir o acesso a outro documento, como uma declaração de imposto de renda ou a versão final de um contrato.

verificações de identidade

Os serviços automatizados de verificação de identidade estão se tornando cada vez mais populares para integrar clientes remotamente ou para verificar, por exemplo, o direito de um novo funcionário de trabalhar nos Estados Unidos. Existem regras complexas que regem o que um software, em vez de um humano, pode fazer para cumprir obrigações legais. Diante da pandemia, diversos órgãos reguladores incentivaram o uso de serviços eletrônicos para manter a economia em funcionamento. A MyDocSafe trabalha com vários provedores de AML/KYC e oferece uma gama crescente de tipos de testes.

Integração por autoatendimento

Definimos o onboarding de autoatendimento como a capacidade do cliente de realizar todo o processo de onboarding por conta própria. Isso pode incluir:

• a capacidade de iniciar o processo clicando em um botão incorporado em um site,
• fazer escolhas sobre a seleção de produtos ou serviços
• especificar circunstâncias pessoais

Todos esses fatores podem afetar o processo de conformidade exigido para o cliente. O processo de integração pode ser configurado para apresentar perguntas relevantes ou solicitar assinaturas em formulários ou documentos adicionais. Também pode acionar notificações para a equipe administrativa em circunstâncias específicas. A integração por autosserviço é uma forma popular de abrir novas contas bancárias. Esperamos que pequenas empresas, como escritórios de contabilidade, planejadores financeiros e corretores de imóveis, adotem essa tecnologia em breve.

3. Evolução dos marcos legais

Os marcos legais geralmente acompanham o avanço tecnológico. O mundo das assinaturas digitais não é diferente. O eIDAS foi, por sua vez, uma reação ao crescente poder do software e à constatação de que as assinaturas digitais qualificadas (que na época exigiam um dispositivo físico para armazenar as chaves de criptografia) eram caras e não tinham ampla aceitação entre os usuários.

Esperamos novos pronunciamentos das autoridades sobre o uso de identidades digitais para assinatura de documentos, bem como a evolução das leis relativas a escrituras. Escrituras eletrônicas ainda não são possíveis no Reino Unido. No entanto, é possível testemunhar uma assinatura feita com tinta por meio de uma videochamada. Nesse caso, recomenda-se salvar a gravação da videochamada como prova da assinatura.

4. Identidades verificadas

A identidade verificada é um conceito promissor que visa acelerar significativamente a adoção e a aceitação de assinaturas digitais. Vários países europeus já a adotaram (por exemplo, a França com o serviço FranceConnect, a Bélgica com o Mobile ID, a Polônia e a Estônia) ao oferecerem uma solução apoiada pelo governo ou pela indústria, que permite aos usuários assinar documentos após verificarem sua identidade por meio de serviços de terceiros, geralmente um banco ou uma empresa de telecomunicações.

Isso permite que você faça login facilmente em instituições governamentais ou assine documentos digitalmente com uma assinatura eletrônica qualificada. E o melhor de tudo: não há mais necessidade de dispositivos externos, como um leitor de cartões; tudo o que você precisa é do seu dispositivo móvel. Assinaturas digitais e identidade estão finalmente começando a trabalhar juntas.

5. A questão da intenção

Os meios digitais de conduzir negócios estão melhorando rapidamente e sua adoção está crescendo, em grande parte devido à Covid-19. No entanto, é preciso ter em mente que a tecnologia é apenas uma ferramenta. Tomemos como exemplo o conceito de intenção. Mesmo a forma mais segura de assinar documentos não comprova automaticamente a intenção, ou seja, se a pessoa queria ou não assinar algo. Ou se queria assinar "UM" documento, mas não "ESTE" documento. É importante guardar dados contextuais, como correspondências que indiquem a intenção. Eles podem ser úteis no caso improvável de uma disputa. Na MyDocSafe, registramos os dados contextuais que nossos usuários enviam com as solicitações de assinatura digital para lembrá-los desse contexto.

Assinaturas digitais e identidade digital estão convergindo. O Reino Unido pode ainda não estar na vanguarda dessa tendência, mas se tivermos alguma notícia relevante do governo britânico, publicaremos em nosso blog.

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