KI-Automatisierung – Wie sie in der Praxis aussieht

Seit Jahren ist „KI-Automatisierung“ ein viel diskutiertes Schlagwort auf Konferenzen und in den sozialen Medien. Doch wie sieht sie tatsächlich im beruflichen Alltag aus – insbesondere für Buchhalter, Steuerberater, Anwälte und Finanzplaner, die darauf angewiesen sind, dass ihre Mandanten Aufgaben termingerecht erledigen?

Bei MyDocSafe arbeiten wir an der Lösung.

KI-Automatisierung beschränkt sich nicht nur auf Textgenerierung oder Chatbot-Support. Im Bereich professioneller Dienstleistungen geht es bei echter Automatisierung darum , sicherzustellen, dass Kunden den gesamten Onboarding-Prozess durchlaufen – selbst wenn dieser mehrere Systeme, externe Portale und Regierungswebseiten umfasst. Genau hier setzen die Kundenportale von MyDocSafe in Kombination mit KI-Assistenten von Ai4U.digital an und stellen einen bedeutenden Fortschritt dar.

Die Realität: Das Onboarding erfordert von Kunden den Wechsel zwischen mehreren Systemen.

Denken Sie an einen typischen Onboarding- oder Compliance-Prozess:
Selbst die einfachsten Aufträge beinhalten oft mehrere Schritte, die Ihre Kunden außerhalb Ihrer direkten Kontrolle durchführen müssen.

Beispiele hierfür sind:

• Identitätsprüfung auf einer Regierungswebsite abschließen
• Steuerdokumente erstellen oder herunterladen
• Beantragung von Agentenautorisierungscodes
• Zugriff auf Online-Banking- oder Gehaltsabrechnungsportale
• Hochladen von Dateien aus Drittanbietersoftware
• Überprüfung der in E-Mails verstreuten Informationen

Jeder Schritt kann eine eigene Anmeldung, PIN, Sicherheitsfrage oder Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordern. Und jeder Schritt stellt eine potenzielle Fehlerquelle dar.

Hier scheitern die Dinge traditionell:

• Kunden vergessen, was sie tun müssen
• Aufgaben „gehen durchs Raster“
• Man jagt sie mit E-Mails und Anrufen.
• Sie überprüfen manuell, ob jeder Schritt abgeschlossen wurde.
• Sie verbringen Zeit mit der Fehlersuche bei kleinen Problemen

Es ist langsam, frustrierend und kostspielig.

Wo MyDocSafe das Spiel verändert

Kundenportale vereinen alle Onboarding-Aufgaben in einem einheitlichen, geführten Erlebnis. Die wahre Transformation findet jedoch statt, wenn das Portal einen KI-Assistenten integriert, der die Customer Journey über alle erforderlichen Systeme hinweg orchestriert – einschließlich externer Systeme, die Sie nicht kontrollieren.

So sieht das in der Praxis aus:

1. Die Portal-Einladung, die mehr kann als nur „einladen“

Wenn Sie einen Kunden zu einem MyDocSafe-Portal einladen, können Sie jetzt einen KI-gestützten Leitfaden einbinden, der Folgendes sofort versteht:

• Wer ist der Kunde?
• Welches Engagement sie absolvieren
• Welche Informationen werden benötigt?
• Auf welche externen Systeme muss zugegriffen werden?

Anstatt eine lange E-Mail mit Anweisungen zu versenden („Bitte loggen Sie sich bei HMRC ein… und laden Sie dann herunter…“), wird der KI-Assistent zu einem persönlichen Onboarding-Concierge.

2. KI-gestützte Aufgaben, die sich über mehrere Software-Suiten erstrecken

Innerhalb des Portal-Workflows kann die KI Folgendes leisten:

• Sagen Sie dem Kunden genau, was er auf einer Regierungsseite tun soll .
• Erklären Sie, wo man klicken muss , wie man sich authentifiziert und welche Referenznummern man abrufen muss.
• Fortschritt erfassen („Der Kunde hat seinen HMRC-Autorisierungscode erhalten“)
• Aufforderung zum Hochladen („Bitte laden Sie die PDF-Datei hoch, die Sie von der Website des Companies House heruntergeladen haben“)
• Stellen Sie klärende Fragen , um Fehler zu vermeiden.
• Bieten Sie Echtzeithilfe an, falls der Kunde nicht weiterkommt.

Dadurch entfällt das Rätselraten, das üblicherweise Telefonate, Bildschirmübertragungen oder lange E-Mail-Ketten erfordert.

3. Automatisierte Nachfassaktionen und Erinnerungen

Da der KI-Assistent weiß, welche Schritte abgeschlossen sind und welche nicht, führt er automatisch folgende Schritte aus:

• Sendet Erinnerungen
• Überfällige Aufgaben markieren
• Benachrichtigt das Unternehmen bei Engpässen.
• Eskaliert bestimmte Schritte nur bei Bedarf

Anstatt Kunden manuell wegen fehlender Dokumente zu kontaktieren, erledigt der Workflow dies automatisch .

4. Vollständige Übersicht über den Kundenfortschritt – ohne Anmeldung in mehreren Systemen

Ihr Team sieht:

• Eine übersichtliche Aufgabenliste
• Welche Schritte hat der Kunde durchgeführt?
• Was noch geschehen muss
• Ob noch Klagen Dritter anhängig sind

Schluss mit dem Durchsuchen von E-Mail-Verläufen, dem Warten auf Rückmeldungen von Kunden oder dem Einloggen in externe Portale, nur um den Fortschritt zu überprüfen.

Was dies für Ihre Praxis bedeutet

Was Sie erwarten können:

• Schnelleres Onboarding
• Höhere Abschlussquoten
• Weniger manuelle Erinnerungen
• Weniger Zeitverlust durch die Behebung von Verwirrung oder Fehlern
• Besseres Kundenerlebnis – vom ersten Tag an
• Stärkere Compliance durch transparente Prüfprotokolle

Kunden schätzen die schrittweise Anleitung bei Aufgaben, die ihnen oft schwerfallen. Ihr Team freut sich über die Zeitersparnis. Und Ihr Unternehmen wirkt professioneller, organisierter und moderner.

KI-Automatisierung ist nicht die Zukunft – sie ist bereits da

Für viele Unternehmen ist das Onboarding neuer Kunden der zeitaufwändigste Teil des gesamten Projektlebenszyklus. Gleichzeitig bietet es aber auch das größte Verbesserungspotenzial.

Mit MyDocSafe-Kundenportalen – und den KI-Assistenten, die sie unterstützen – können Sie einen fragmentierten, fehleranfälligen Prozess in einen nahtlosen Workflow verwandeln, bei dem nichts durch die Maschen geht .

Wenn Sie bereit sind, die Aufgaben zu automatisieren, die bisher Ihre Zeit und die Geduld Ihres Teams auf die Probe gestellt haben, dann entdecken Sie noch heute das KI-gestützte Onboarding in MyDocSafe.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

1. Eine Do-it-yourself-Option: Erstellen Sie Ihren Agenten und trainieren Sie ihn mit Ihren internen Materialien. Stellen Sie ihn anschließend im geschützten Kundenportal bereit. Weisen Sie Ihre Kunden darauf hin, den Assistenten bei der Registrierung als Hilfestellung und später als Support-Assistenten zu nutzen. Weitere Informationen finden Sie hier: https://ai4u.digital/blog
   1. Vorteile: Schnell und kostengünstig
   2. Nachteile: Keine Agentenfunktionen wie z. B. Unterstützung bei komplexen Prozessen
   3. Prozessübersicht:
      1. Melden Sie sich für eine Testversion unter https://ai4u.digital an.
      2. Erstelle dein Projekt
      3. Bauen Sie Ihre Wissensbasis auf
      4. Testen Sie Ihren Agenten über die Sandbox.
      5. Bereitstellung auf der Website MyDocSafe
2. Arbeiten Sie mit uns und dem ai4u-Team zusammen. Hier erhalten Sie einen Agenten, der alles automatisiert, was Sie automatisieren möchten.
   1. Vorteile: Ein vollwertiger KI-Agent, der Ihre Kunden bei der Abwicklung komplexer Arbeitsabläufe unterstützt, die sich über mehrere Softwaresysteme erstrecken.
   2. Nachteile: Investition und Zeitaufwand
   3. Prozessübersicht:
      1. Wir beginnen mit einem unverbindlichen Gespräch über Ihren Arbeitsablauf – je mehr Sie bereits wissen, desto besser.
      2. Anschließend erstellen wir ein Angebot mit Preisangabe für ein Pilotprojekt.
      3. Sobald die Bedingungen vereinbart sind, entwickeln und implementieren wir Ihren Assistenten. Sie testen ihn und geben uns Feedback.
      4. Nach ein oder zwei Iterationen sollte der Agent bereit für den Einsatz sein.
      5. Nach der Bereitstellung übernehmen Sie die Kontrolle über jegliche Feinabstimmung und Wartung des Agenten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ai4u?

Es handelt sich um ein von MyDocSafe unabhängiges Unternehmen, das jedoch vom Geschäftsführer von MyDocSafe mitgegründet wurde. Die Gründung erfolgte im Jahr 2024.

Welche LLMs werden verwendet?

Derzeit sind öffentlich verfügbare Lösungen erhältlich. Für Unternehmenskunden steht eine On-Premise-Lösung mit Open-Source-LLMs zur Verfügung.

Wie steht es um Sicherheit und Datenschutz?

Der Proof-of-Concept wird so schnell und kostengünstig wie möglich erstellt, um das Investitionsrisiko zu minimieren. In den meisten Anwendungsfällen sind keine weiteren Anpassungen erforderlich. Wir empfehlen jedoch stets eine Risikoanalyse, um mögliche Datenlecks zu identifizieren. Basierend auf dieser Analyse implementieren wir dann gegebenenfalls zusätzliche Sicherheitsfunktionen.