Equilibrio entre acceso y seguridad de los datos de clientes en el sistema de gestión de datos contables
Como contadores y tenedores de libros, ustedes caminan por la cuerda floja. A diario manejan cartas de compromiso, informes anuales, nóminas, informes de nóminas y más. Por un lado, quieren brindar a sus clientes un acceso fácil a sus datos, de forma clara y bajo demanda. Por otro lado, están obligados a gestionar estos datos de forma segura y conforme a las normas.
¿Cómo se pueden equilibrar los requisitos de acceso con los altos niveles de seguridad y procesamiento que exige esta información confidencial? ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas a seguir en este caso?
Un servicio al cliente exitoso: el acceso 24/7 lo es todo
En lo que respecta a la documentación y los datos, la transparencia y el acceso instantáneo son una expectativa fundamental para los clientes actuales. La cuarta revolución industrial, impulsada por la rápida aceleración y evolución de la tecnología, ha supuesto la verdadera transformación digital de la sociedad.
Si combinamos este cambio social radical con la influencia de la pandemia mundial, que ha puesto un énfasis fuerte (y duradero) en las prácticas de trabajo remoto, es fácil ver por qué la colaboración digital fluida y el acceso 24 horas al día, 7 días a la semana se han convertido en un componente tan importante de la experiencia del cliente de contabilidad moderna.
La inmediatez y la fluidez del proceso son fundamentales en las interacciones en línea. Los clientes esperan cada vez más poder actuar de forma independiente, acceder a la información y completar tareas a su conveniencia. Obtener respuestas a sus preguntas no debería requerir una tediosa serie de correos electrónicos y archivos adjuntos voluminosos. En cambio, existe una creciente expectativa de que el proceso sea fluido, sin interrupciones y autoservicio.
La contabilidad y la teneduría de libros están a la altura de este desafío. Cada vez más, las empresas que se encuentran en plena transformación digital trabajan con soluciones que facilitan estas nuevas y eficientes formas de trabajar. La automatización de tareas administrativas repetitivas, por ejemplo, representa una gran oportunidad para el sector. No solo ayuda a prevenir errores humanos, sino que también agiliza los flujos de trabajo, lo que se traduce en clientes más satisfechos y una mejor generación de ingresos.
En una encuesta a 200 contables del Reino Unido , se descubrió que, para el 81 %, la automatización de tareas sencillas podía ahorrarles unas 2 horas al día. Para los contables escoceses, esta cifra era aún mayor, con un ahorro de entre 3 y 4 horas diarias, lo que equivale a 120.000 libras esterlinas en ingresos no explotados al año.
Gestión de múltiples fuentes de datos
La contabilidad moderna exige la capacidad de gestionar datos (de forma segura y conforme a la normativa) procedentes de una gama más amplia de fuentes, tanto financieras como no financieras. Existe una necesidad apremiante de poder aceptar y proteger estos datos entrantes, independientemente del formato o la presentación.
Los beneficios de poder recibir, recopilar e interpretar una gama más amplia de datos van más allá de lo puramente práctico. Cuanto más amplia sea la gama de fuentes que arrojan luz sobre un cliente y su situación particular, mayor será la perspectiva que se puede obtener. Esta mayor información puede generar recomendaciones más fundamentadas, informes más precisos y auditorías más precisas.
¿Cuál es la mejor manera de garantizar un acceso fiable a la mayor variedad de datos? Cada vez más, las integraciones con terceros facilitan el buen funcionamiento de este procesamiento. Al elegir cuidadosamente socios con un ecosistema consolidado de integraciones, los contables y contables pueden garantizar que sus sistemas estén completamente optimizados en este aspecto.
La integración de MyDocSafe con Zapier es un excelente ejemplo de cómo se puede añadir funcionalidad a su sistema de esta manera. Permite exportar datos sin problemas desde formularios web (que se envían fácilmente a los clientes a través de MyDocSafe) a cualquier sistema que se comunique con Zapier.
Con múltiples fuentes de datos, es importante garantizar la permanencia de su ventana de atención al cliente. Sus requisitos técnicos pueden cambiar, pero los clientes siguen buscando familiaridad y tranquilidad. Además de garantizar un fácil acceso a las respuestas que buscan, un sistema de gestión de datos (DMS) contable como MyDocSafe significa que, incluso si cambia sus sistemas administrativos, los clientes seguirán encontrando todo lo que necesitan en el mismo lugar.
Generando confianza en la contabilidad
Contar con un método confiable para compartir datos con los clientes va más allá de la simple conveniencia. También representa una valiosa oportunidad para generar confianza y mejorar la conexión. Un intercambio de datos más fluido y profesional fomenta la transparencia, la base de toda relación sólida con los clientes.
¿Cómo se puede lograr esto y mejorarlo? Un proceso de incorporación fluido ofrece una verdadera oportunidad de impresionar y marcar la pauta de cómo se desarrollará su relación profesional a lo largo del tiempo. Trabajar con un sistema de gestión de documentos (SGD) de contabilidad como MyDocSafe significa que toda la experiencia de incorporación puede personalizarse con su marca, automatizarse y adaptarse para satisfacer a la perfección las necesidades y expectativas de sus nuevos clientes. Sus clientes tienen la capacidad de trabajar de forma independiente a través de un flujo de trabajo cuidadosamente seleccionado, brindándole toda la información que necesita de la manera más eficiente y segura posible.
Además, se pueden solicitar y capturar firmas digitales como parte de un proceso sencillo y automatizado. Sin necesidad de enviar correos electrónicos, ni retrasos en el proceso de autorización. Las notificaciones y recordatorios automáticos garantizan un progreso rápido y profesional. La primera impresión cuenta, y MyDocSafe garantiza una experiencia excepcional.
Tras la incorporación, MyDocSafe ofrece a sus clientes un portal de marca, lo que significa que las interacciones continuas se sienten profesionales, seguras y familiares. En lugar de tener que navegar por una variedad de interfaces de software de terceros desconocidas (lo que les hace preguntarse con quién están trabajando realmente), se mantendrán en un entorno familiar y confiable en todo momento.
Mejores prácticas para el futuro
Para finalizar, aquí hay 4 prácticas esenciales a implementar para cumplir con las expectativas de los clientes en cuanto a seguridad, acceso 24/7 y servicio al cliente ejemplar.
- Derechos de acceso granulares
Dentro de su equipo, puede mantener los datos de sus clientes ocultos para que otros miembros del equipo puedan acceder a ellos, creando así una barrera de seguridad que mejore la confidencialidad. Esto es especialmente importante si su firma trabaja con clientes que podrían competir directamente entre sí.
- Portales de clientes
Si busca brindar a sus clientes un servicio verdaderamente personalizado y demostrar un servicio al cliente, funcionalidad y seguridad de primer nivel, aprovechar los portales de clientes personalizados es clave. Al brindar a cada cliente su propio punto de acceso único, la gestión de cuentas se simplifica considerablemente a nivel interno.
- Cifrado
Es evidente que debería trabajar con un sistema de gestión documental (DMS) de contabilidad que ofrezca cifrado para garantizar la seguridad total de los datos de sus clientes. Para ciertos clientes que necesiten o soliciten niveles adicionales de seguridad, el acceso a claves de cifrado privadas puede ofrecer una mayor tranquilidad.
- Trabajar con formularios web
Sus métodos de recopilación de datos deben ser tan seguros como sus métodos de almacenamiento y presentación. Busque un sistema de gestión documental (DMS) contable que le ofrezca funcionalidad de formulario web, lo que permite la recopilación segura de datos directamente de sus clientes.
Un DMS de contabilidad con seguridad y acceso 24/7 como base
MyDocSafe es un sistema de gestión documental (DMS) de contabilidad, basado en el equilibrio entre acceso instantáneo y bajo demanda y seguridad total. Desde una integración automatizada y eficiente hasta portales de clientes con identidad de marca, cifrado de alto nivel, formularios web funcionales y permisos de acceso granulares, sorprenda, deleite y tranquilice a sus clientes en cada interacción.
DMS = Sistema de Gestión de Documentos