Закон про балансування бухгалтерських систем управління документацією: доступ проти безпеки даних клієнтів

Як бухгалтери та рахівники, ви ходите по канату. Щодня ви маєте справу з листами-зобов'язаннями, річними звітами, платіжними відомостями, звітами про нарахування заробітної плати тощо. З одного боку, ви хочете надати своїм клієнтам легкий доступ до їхніх даних у зрозумілому та «на вимогу» режимі. З іншого боку, ви зобов'язані обробляти ці дані відповідно до законодавства та безпечно.

Як можна збалансувати вимоги до доступу з високим рівнем безпеки та обробки, яких вимагає ця конфіденційна інформація? Яких найкращих практик слід дотримуватися?

Переможне обслуговування клієнтів: цілодобовий доступ – це все

Коли йдеться про документацію та дані, прозорість та миттєвий доступ є базовими очікуваннями для сучасних клієнтів. Четверта промислова революція, спричинена швидким прискоренням та розвитком технологій, означала справжню цифрову трансформацію суспільства.

Додайте до цього сейсмічного суспільного зрушення вплив глобальної пандемії, яка зробила сильний (і тривалий) акцент на методах віддаленої роботи, і легко зрозуміти, чому безперебійна цифрова співпраця та цілодобовий доступ стали таким важливим компонентом сучасного досвіду клієнтів у сфері бухгалтерського обліку.

Негайність та плавність процесу мають першорядне значення, коли йдеться про онлайн-взаємодію. Клієнти дедалі більше очікують можливості діяти самостійно, отримуючи доступ до інформації та виконуючи завдання у зручний для них час. Отримання відповідей на запитання не повинно вимагати трудомісткого потоку електронних листів та об’ємних вкладень. Натомість зростає очікування, що процес буде плавним, безперебійним та «самообслуговуванням».

Бухгалтерський облік та бухгалтерські послуги стрімко розвиваються, щоб відповідати на цей виклик. Все частіше фірми, що проходять цифрову трансформацію, працюють із рішеннями, які можуть сприяти цим ефективним новим методам роботи. Автоматизація повторюваних адміністративних завдань, наприклад, є величезною можливостю для галузі. Вона не лише допомагає захиститися від людських помилок, але й пришвидшує робочі процеси, що призводить до задоволення клієнтів та кращого часу для отримання доходу.

В опитуванні 200 бухгалтерів Великої Британії було виявлено, що для 81% автоматизація простих завдань може заощадити близько 2 годин на день. Для шотландських бухгалтерів ця цифра була ще вищою, з економією близько 3-4 годин на день, що дорівнює 120 000 фунтів стерлінгів невикористаного доходу на рік.

Керування кількома джерелами даних

Сучасний бухгалтерський облік вимагає здатності обробляти дані (безпечно та відповідно до вимог) з ширшого кола джерел даних – фінансових та нефінансових. Існує нагальна потреба мати можливість приймати та захищати ці вхідні дані, незалежно від формату чи представлення.

Переваги можливості отримувати, збирати та інтерпретувати ширший спектр даних не є лише практичними. Чим ширший спектр джерел, що проливають світло на клієнта та його унікальну ситуацію, тим більше розуміння можна отримати. Такий покращений аналіз може призвести до більш обґрунтованих рекомендацій, кращої звітності та точнішого аудиту.

Який найкращий спосіб забезпечити надійний доступ до найширшого спектру даних? Все частіше інтеграції зі сторонніми сервісами прокладають шлях для безперебійної обробки. Ретельно вибираючи партнерів зі сформованою екосистемою інтеграцій, бухгалтери та бухгалтери можуть забезпечити повну оптимізацію своїх систем у цьому відношенні.

Інтеграція MyDocSafe із Zapier — чудовий приклад того, як таким чином можна додати функціональність до вашої системи. Вона дозволяє безперешкодно експортувати дані з веб-форм (які легко надсилаються клієнтам через MyDocSafe) до будь-якої системи, яка взаємодіє із Zapier.

З огляду на наявність кількох джерел даних, важливо забезпечити стабільність вашого «вікна обслуговування клієнтів». Ваші технічні вимоги можуть змінюватися, але клієнти все одно хочуть бути знайомими та впевненими. Окрім забезпечення легкого доступу до потрібних їм відповідей, бухгалтерська система управління документами, така як MyDocSafe, означає, що навіть якщо ви зміните свої внутрішні системи, клієнти все одно знайдуть усе необхідне в одному місці.

Зміцнення довіри в бухгалтерському обліку

Надійний метод обміну даними з клієнтами – це більше, ніж просто зручність. Він також є цінною можливістю побудувати довіру та покращити зв’язок. Більш плавний та професійний обмін даними сприяє прозорості, яка є основою всіх міцних стосунків з клієнтами.

Як цього можна досягти та покращити? Плавний процес адаптації дає реальний шанс справити враження та задати тон тому, як ваші професійні стосунки розвиватимуться з часом. Робота з бухгалтерською DMS, такою як MyDocSafe, означає, що весь процес адаптації може бути брендований, автоматизований та налаштований, щоб ідеально відповідати потребам та очікуванням ваших нових клієнтів. Ваші клієнти мають можливість працювати самостійно завдяки ретельно розробленому процесу, надаючи вам всю необхідну інформацію найефективнішим та найбезпечнішим способом.

Крім того, цифрові підписи можна запитувати та отримувати в рамках простого автоматизованого процесу. Жодних переслідувань електронних листів, жодних затримок для уповноважених компаній у просуванні роботи. Автоматичні сповіщення та нагадування забезпечують швидкий та професійний процес. Перше враження має значення, а MyDocSafe гарантує чудовий досвід.

Після адаптації, MyDocSafe пропонує вашим клієнтам брендований портал, що означає, що постійна взаємодія з клієнтами здається професійною, безпечною та звичною. Замість того, щоб їх просили орієнтуватися в низці невідомих інтерфейсів стороннього програмного забезпечення (що змушує їх замислюватися, з ким вони насправді працюють!), вони завжди залишатимуться на знайомій та надійній території.

Найкращі практики для майбутнього

На завершення, ось 4 важливі практики, які слід впроваджувати, щоб відповідати очікуванням клієнтів щодо безпеки, цілодобового доступу та зразкового обслуговування клієнтів.

1. Деталізовані права доступу

У вашій команді ви можете приховати дані клієнтів від інших членів команди, щоб створити «віртуальні китайські стіни», які покращать конфіденційність. Це особливо важливо, якщо ваша фірма працює з клієнтами, які можуть бути прямими конкурентами один з одним.

2. Клієнтські портали

Якщо ви хочете надати своїм клієнтам справді персоналізований сервіс та продемонструвати найвищий рівень обслуговування, функціональності та безпеки, використання індивідуально налаштованих клієнтських порталів є ключовим. Надаючи кожному клієнту власну унікальну точку доступу, управління обліковими записами стає набагато простіше всередині компанії.

3. Шифрування

Само собою зрозуміло, що вам слід працювати з бухгалтерською DMS, яка пропонує шифрування, щоб забезпечити повну безпеку даних ваших клієнтів. Для деяких клієнтів, яким можуть знадобитися або вони можуть запитувати додаткові рівні безпеки, доступ до закритих ключів шифрування може додати додатковий рівень впевненості.

4. Робота з вебформами

Ваші методи збору даних мають бути такими ж безпечними, як і ваші методи зберігання та представлення даних. Шукайте бухгалтерську систему управління документами (DMS), яка може забезпечити вам функціональність веб-форм, що дозволить безпечно збирати дані безпосередньо від ваших клієнтів.

Бухгалтерська система управління даними з безпекою та цілодобовим доступом

MyDocSafe – це система управління бухгалтерським обліком, побудована на принципах балансування миттєвого доступу на вимогу та повної безпеки. Від плавного автоматизованого адаптаційного процесу до повністю брендованих клієнтських порталів, шифрування верхнього рівня, функціональних веб-форм та детальних прав доступу – дивуйте, радуйте та заспокоюйте своїх клієнтів кожною взаємодією.

DMS = Система управління документами