Die Gratwanderung zwischen Zugriff und Sicherheit von Kundendaten im Rechnungswesen
Als Buchhalter und Steuerberater bewegen Sie sich auf einem schmalen Grat. Täglich bearbeiten Sie Mandatsbriefe, Jahresberichte, Gehaltsabrechnungen, Lohnabrechnungen und vieles mehr. Einerseits möchten Sie Ihren Mandanten einen einfachen, übersichtlichen und jederzeit verfügbaren Zugriff auf ihre Daten ermöglichen. Andererseits sind Sie verpflichtet, diese Daten datenschutzkonform und sicher zu verarbeiten.
Wie lassen sich Zugriffsanforderungen mit den hohen Sicherheits- und Prozessstandards, die diese vertraulichen Informationen erfordern, in Einklang bringen? Welche Best Practices sollten hierbei beachtet werden?
Erstklassiger Kundenservice: Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit ist alles
Im Bereich Dokumentation und Daten sind Transparenz und sofortiger Zugriff für heutige Kunden eine Grundvoraussetzung. Die vierte industrielle Revolution, ausgelöst durch die rasante Entwicklung und den Fortschritt der Technologie, hat die digitale Transformation der Gesellschaft grundlegend verändert.
Verbindet man diesen tiefgreifenden gesellschaftlichen Wandel mit dem Einfluss der globalen Pandemie, die den Fokus stark (und nachhaltig) auf Fernarbeitspraktiken gelegt hat, wird schnell klar, warum nahtlose digitale Zusammenarbeit und ständiger Zugriff zu einem so wichtigen Bestandteil des modernen Kundenerlebnisses in der Wirtschaftsprüfung geworden sind.
Unmittelbarkeit und reibungslose Abläufe sind bei Online-Interaktionen von größter Bedeutung. Kunden erwarten zunehmend, selbstständig handeln zu können, Informationen abzurufen und Aufgaben nach Belieben zu erledigen. Die Beantwortung von Fragen sollte nicht durch einen aufwendigen E-Mail-Verkehr und umfangreiche Anhänge erschwert werden. Stattdessen wird ein reibungsloser, nahtloser und selbstbedienbarer Prozess immer wichtiger.
Buchhaltung und Rechnungswesen stellen sich dieser Herausforderung. Immer mehr Unternehmen, die sich im digitalen Wandel befinden, setzen auf Lösungen, die diese effizienten neuen Arbeitsweisen ermöglichen. Die Automatisierung wiederkehrender administrativer Aufgaben bietet der Branche beispielsweise enorme Chancen. Sie beugt nicht nur menschlichen Fehlern vor, sondern beschleunigt auch Arbeitsabläufe, was zu zufriedeneren Kunden und einer schnelleren Umsatzgenerierung führt.
Eine Umfrage unter 200 britischen Buchhaltern ergab, dass 81 % durch die Automatisierung einfacher Aufgaben täglich rund zwei Stunden einsparen könnten. Bei schottischen Buchhaltern war dieser Wert sogar noch höher: Hier sparten sie täglich drei bis vier Stunden – was einem potenziellen Mehrumsatz von 120.000 £ pro Jahr entspricht.
Verwaltung mehrerer Datenquellen
Moderne Buchhaltung erfordert die Fähigkeit, Daten aus einem breiteren Spektrum an Quellen – finanziellen wie nichtfinanziellen – sicher und gesetzeskonform zu verarbeiten. Es besteht ein dringender Bedarf, diese eingehenden Daten unabhängig von Format und Darstellungsform annehmen und schützen zu können.
Die Vorteile, ein breiteres Datenspektrum zu erfassen, zu sammeln und auszuwerten, sind nicht nur praktischer Natur. Je vielfältiger die Quellen sind, die Aufschluss über einen Mandanten und seine individuelle Situation geben, desto tiefere Einblicke lassen sich gewinnen. Diese erweiterten Informationen ermöglichen fundiertere Empfehlungen, aussagekräftigere Berichte und präzisere Prüfungen.
Wie lässt sich der zuverlässige Zugriff auf ein breites Datenspektrum sicherstellen? Drittanbieterintegrationen spielen dabei eine immer wichtigere Rolle für einen reibungslosen Ablauf. Durch die sorgfältige Auswahl von Partnern mit einem etablierten Integrations-Ökosystem können Buchhalter und Steuerberater ihre Systeme optimal ausrichten.
Die Zapier-Integration von MyDocSafe ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie sich Funktionen auf diese Weise in Ihr System integrieren lassen. Sie ermöglicht den nahtlosen Export von Daten aus Webformularen (die dann einfach über MyDocSafe an Kunden gesendet werden können) in jedes System, das mit Zapier kompatibel ist.
Bei der Verwendung mehrerer Datenquellen ist es wichtig, die Kontinuität Ihres Kundenportals zu gewährleisten. Ihre technischen Anforderungen mögen sich ändern, doch Ihre Kunden wünschen sich weiterhin Vertrautheit und Sicherheit. Ein Buchhaltungs-DMS wie MyDocSafe stellt nicht nur sicher, dass Ihre Kunden jederzeit schnell und einfach die gesuchten Informationen finden, sondern gewährleistet auch, dass sie selbst bei einem Wechsel Ihrer Backend-Systeme alles Notwendige an einem Ort finden.
Vertrauen in die Buchhaltung aufbauen
Eine zuverlässige Methode zum Datenaustausch mit Kunden bietet mehr als nur Komfort. Sie stellt auch eine wertvolle Chance dar, Vertrauen aufzubauen und die Beziehung zu verbessern. Ein reibungsloserer und professionellerer Datenaustausch fördert Transparenz, die die Grundlage jeder soliden Kundenbeziehung bildet.
Wie lässt sich das erreichen und optimieren? Ein reibungsloser Onboarding-Prozess bietet die Chance, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und die Weichen für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung zu stellen. Mit einem Buchhaltungs-DMS wie MyDocSafe können Sie den gesamten Onboarding-Prozess individuell gestalten, automatisieren und an die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer neuen Mandanten anpassen. Ihre Mandanten arbeiten selbstständig und effizient dank eines sorgfältig optimierten Workflows und erhalten alle benötigten Informationen auf sicherstem Wege.
Digitale Signaturen lassen sich zudem einfach und automatisiert anfordern und erfassen. Kein lästiges Nachfragen nach E-Mails, keine Verzögerungen bei autorisierten Geschäftsvorgängen. Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen für einen schnellen und professionellen Ablauf. Der erste Eindruck zählt, und MyDocSafe garantiert ein optimales Nutzererlebnis.
Im Anschluss an das Onboarding bietet MyDocSafe Ihren Kunden ein personalisiertes Portal. So fühlen sich die laufenden Interaktionen professionell, sicher und vertraut an. Anstatt sich durch eine Reihe unbekannter Drittanbieter-Software-Oberflächen navigieren zu müssen (und sich zu fragen, mit wem sie es eigentlich zu tun haben!), bewegen sie sich jederzeit in vertrauter und vertrauenswürdiger Umgebung.
Bewährte Verfahren für die Zukunft
Zum Abschluss hier vier wesentliche Vorgehensweisen, die Sie anwenden sollten, um die Erwartungen Ihrer Kunden in Bezug auf Sicherheit, 24/7-Zugriff und vorbildlichen Kundenservice zu erfüllen.
- Granulare Zugriffsrechte
Innerhalb Ihres Teams können Sie Kundendaten vor anderen Teammitgliedern verbergen, um so „virtuelle Sicherheitsmauern“ zu errichten und die Vertraulichkeit zu verbessern. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihre Kanzlei für Mandanten arbeitet, die möglicherweise in direktem Wettbewerb zueinander stehen.
- Kundenportale
Wenn Sie Ihren Kunden einen wirklich personalisierten Service bieten und erstklassigen Kundenservice, Funktionalität und Sicherheit demonstrieren möchten, ist die Nutzung individueller Kundenportale unerlässlich. Indem Sie jedem Kunden einen eigenen Zugangspunkt bereitstellen, wird die interne Kontoverwaltung deutlich vereinfacht.
- Verschlüsselung
Es versteht sich von selbst, dass Sie mit einem Buchhaltungs-DMS arbeiten sollten, das Verschlüsselung bietet, um die umfassende Sicherheit der Daten Ihrer Mandanten zu gewährleisten. Für Mandanten, die zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen benötigen oder wünschen, kann der Zugriff auf private Verschlüsselungsschlüssel für zusätzliche Sicherheit sorgen.
- Arbeiten mit Webformularen
Ihre Datenerfassungsmethoden sollten genauso sicher sein wie Ihre Methoden zur Datenspeicherung und -präsentation. Achten Sie auf ein Buchhaltungs-DMS mit Webformularfunktion, das die sichere Datenerfassung direkt von Ihren Mandanten ermöglicht.
Ein Buchhaltungs-DMS mit Sicherheit und 24/7-Zugriff als Kernmerkmal
MyDocSafe ist ein Buchhaltungs-DMS, das auf dem ausgewogenen Prinzip von sofortigem, bedarfsgerechtem Zugriff und umfassender Sicherheit basiert. Von einem reibungslosen, automatisierten Onboarding über vollständig individualisierte Kundenportale und erstklassige Verschlüsselung bis hin zu funktionalen Webformularen und differenzierten Zugriffsrechten – begeistern und beruhigen Sie Ihre Kunden bei jeder Interaktion.
DMS = Dokumentenmanagementsystem