Equilibrio tra DMS e contabilità: accesso e sicurezza nei dati dei clienti

Come commercialisti e contabili, vi muovete su un filo teso. Ogni giorno vi occupate di lettere di incarico, relazioni annuali, buste paga, report sulle paghe e altro ancora. Da un lato, volete offrire ai vostri clienti un facile accesso ai loro dati, in modo chiaro e "on demand". Dall'altro, siete tenuti a gestire questi dati in modo conforme e sicuro.

Come si possono bilanciare i requisiti di accesso con gli elevati livelli di sicurezza e di processo richiesti da queste informazioni riservate? Quali sono alcune delle migliori pratiche da osservare in questo caso?

Servizio clienti vincente: l'accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7 è tutto

Quando si tratta di documentazione e dati, la trasparenza e l'accesso immediato sono un'aspettativa di base per i clienti di oggi. La quarta rivoluzione industriale, determinata dalla rapida accelerazione ed evoluzione della tecnologia, ha significato una vera e propria trasformazione digitale della società.

Se a questo radicale cambiamento sociale si aggiunge l'influenza della pandemia globale, che ha posto un'enfasi forte (e duratura) sulle pratiche di lavoro a distanza, è facile capire perché una collaborazione digitale fluida e un accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7 siano diventati una componente così importante dell'esperienza di un cliente di un moderno studio di contabilità.

Immediatezza e fluidità del processo sono di fondamentale importanza quando si tratta di interazioni online. I clienti si aspettano sempre di più di poter agire in autonomia, accedendo alle informazioni e completando le attività a loro piacimento. Ottenere risposte alle domande non dovrebbe richiedere una lunga serie di e-mail e allegati voluminosi. Al contrario, c'è una crescente aspettativa che il processo sia fluido, fluido e "self-service".

La contabilità e la contabilità aziendale stanno affrontando questa sfida. Sempre più aziende in fase di trasformazione digitale si avvalgono di soluzioni che facilitano l'adozione di nuove ed efficienti modalità di lavoro. L'automazione di attività amministrative ripetitive, ad esempio, rappresenta un'enorme opportunità per il settore. Non solo contribuisce a prevenire l'errore umano, ma accelera anche i flussi di lavoro, con conseguente maggiore soddisfazione dei clienti e un migliore time-to-revenue.

Da un sondaggio condotto su 200 contabili del Regno Unito è emerso che per l'81% di loro l'automazione di attività semplici potrebbe far risparmiare circa 2 ore al giorno. Per i contabili scozzesi questa cifra è ancora più alta, con circa 3-4 ore al giorno risparmiate, equivalenti a 120.000 sterline di fatturato annuo non sfruttato.

Gestione di più origini dati

La contabilità moderna richiede la capacità di gestire i dati (in modo sicuro e conforme) da una gamma più ampia di fonti, finanziarie e non finanziarie. È urgente poter accettare e proteggere questi dati in entrata, indipendentemente dal formato o dalla presentazione.

I vantaggi di poter ricevere, raccogliere e interpretare una gamma più ampia di dati vanno oltre la pura praticità. Più ampia è la gamma di fonti che fanno luce su un cliente e sulla sua situazione specifica, maggiore è la comprensione che si può ottenere. Questa maggiore intelligenza può portare a raccomandazioni più informate, a una migliore reportistica e a una revisione contabile più accurata.

Qual è il modo migliore per garantire un accesso affidabile alla più ampia gamma di dati? Le integrazioni con terze parti stanno aprendo sempre più la strada al corretto funzionamento di questa elaborazione. Scegliendo con cura partner con un ecosistema di integrazioni consolidato, contabili e commercialisti possono garantire che i loro sistemi siano completamente ottimizzati in questo senso.

L'integrazione di Zapier con MyDocSafe è un ottimo esempio di come sia possibile aggiungere funzionalità al sistema in questo modo. Consente l'esportazione fluida dei dati dai moduli web (facilmente inviati ai clienti tramite MyDocSafe) a qualsiasi sistema che dialoghi con Zapier.

Con più fonti di dati in gioco, è importante garantire la continuità della tua finestra "front-of-house". I requisiti tecnici potrebbero cambiare, ma i clienti desiderano comunque familiarità e rassicurazioni. Oltre a garantire loro un facile accesso alle risposte che cercano, un DMS per la contabilità come MyDocSafe significa che, anche se cambi i tuoi sistemi back-end, i clienti troveranno comunque tutto ciò di cui hanno bisogno nello stesso posto.

Costruire la fiducia nella contabilità

Avere un metodo affidabile per la condivisione dei dati con i clienti non è solo una questione di praticità. Rappresenta anche una preziosa opportunità per costruire fiducia e migliorare la connessione. Una condivisione dei dati più fluida e professionale favorisce la trasparenza, che costituisce il fondamento di ogni solido rapporto con i clienti.

Come si può raggiungere questo obiettivo e migliorarlo? Un processo di onboarding fluido offre una reale opportunità di fare colpo e di definire il tono del vostro rapporto professionale nel tempo. Lavorare con un DMS per la contabilità come MyDocSafe significa che l'intera esperienza di onboarding può essere personalizzata, automatizzata e personalizzata per soddisfare perfettamente le esigenze e le aspettative dei vostri nuovi clienti. I vostri clienti sono autorizzati a lavorare in autonomia attraverso un flusso attentamente curato, fornendovi tutte le informazioni di cui avete bisogno nel modo più efficiente e sicuro possibile.

Inoltre, le firme digitali possono essere richieste e acquisite come parte di un flusso semplice e automatizzato. Nessuna e-mail di sollecito, nessun ritardo per le attività autorizzate. Notifiche e promemoria automatici garantiscono un processo rapido e professionale. La prima impressione conta e MyDocSafe garantisce un'esperienza ottimale.

Dopo l'onboarding, MyDocSafe offre ai tuoi clienti un portale brandizzato, il che significa che le interazioni continue risultano professionali, sicure e familiari. Invece di dover navigare attraverso una serie di interfacce software di terze parti sconosciute (portandoli a chiedersi con chi stanno realmente lavorando!), si troveranno sempre in un territorio familiare e affidabile.

Le migliori pratiche per il futuro

Per concludere, ecco 4 pratiche essenziali da implementare per soddisfare le aspettative dei clienti in termini di sicurezza, accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e servizio clienti esemplare.

1. Diritti di accesso granulari

All'interno del tuo team, puoi nascondere i dati dei clienti agli altri membri del team per creare "muraglie cinesi virtuali" che migliorano la riservatezza. Questo è particolarmente importante se il tuo studio lavora per clienti che potrebbero essere in diretta concorrenza tra loro.

2. Portali clienti

Se desideri offrire ai tuoi clienti un servizio davvero personalizzato e dimostrare un servizio clienti, funzionalità e sicurezza di alto livello, sfruttare portali clienti personalizzati è fondamentale. Offrendo a ogni cliente un punto di accesso univoco, la gestione interna degli account diventa molto più semplice.

3. Crittografia

Inutile dire che dovresti affidarti a un DMS contabile che offra crittografia per garantire la totale sicurezza dei dati dei tuoi clienti. Per alcuni clienti che potrebbero aver bisogno o richiedere livelli di sicurezza aggiuntivi, l'accesso a chiavi di crittografia private può aggiungere un ulteriore livello di sicurezza.

4. Lavorare con i moduli Web

I tuoi metodi di raccolta dati devono essere sicuri quanto i tuoi metodi di archiviazione e presentazione. Cerca un DMS contabile che possa fornirti funzionalità di webform, consentendo la raccolta sicura dei dati direttamente dai tuoi clienti.

Un DMS contabile con sicurezza e accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7 al centro

MyDocSafe è un DMS per la contabilità basato sui principi di equilibrio tra accesso istantaneo e on-demand e sicurezza totale. Dall'onboarding automatizzato e intuitivo ai portali clienti completamente personalizzati, dalla crittografia di alto livello ai moduli web funzionali e ai diritti di accesso granulari, sorprendi, delizia e rassicura i tuoi clienti a ogni interazione.

DMS = Sistema di gestione dei documenti