Automatyzacja zgodności z AML/KYC

Wprowadzenie do zgodności z AML/KYC

Znaczenie przepisów AML/KYC

Usprawnienie przestrzegania przepisów AML/KYC ma kluczowe znaczenie dla księgowych, prawników, doradców finansowych, doradców kredytowych i innych „zawodów regulowanych”, ponieważ są one kosztowne, a jednocześnie wymagane prawnie. Początkowo zostały one opracowane w celu zapobiegania przestępstwom finansowym, takim jak pranie pieniędzy, finansowanie terroryzmu i oszustwa. Coraz częściej odgrywają one ważną rolę w walce ze szpiegostwem i wojną hybrydową, a ze względu na spadające ceny są wdrażane przez mniejsze firmy z różnych branż. Przepisy te nakładają na firmy obowiązek weryfikacji tożsamości klientów, oceny ryzyka potencjalnego prania pieniędzy i zgłaszania wszelkich podejrzanych transakcji odpowiednim organom. Nie będziemy tutaj wymieniać konkretnych przepisów, ponieważ zakładamy, że osoby regulowane mają do nich dostęp. Zamiast tego opiszemy, dlaczego AML/KYC jest ważne dla całego społeczeństwa i jak MyDocSafe może pomóc w automatyzacji i zabezpieczeniu tego procesu.

Jednym z kluczowych wyzwań, z jakimi mierzą się specjaliści z branż regulowanych, jest manualny charakter kontroli zgodności z AML/KYC. Wraz ze wzrostem liczby transakcji i złożonością przepisów, przeprowadzanie dokładnych kontroli może być czasochłonne i wymagać dużych nakładów. Właśnie w tym obszarze automatyzacja kontroli zgodności z AML/KYC za pomocą MyDocSafe może przynieść znaczące korzyści. MyDocSafe to bezpieczna platforma, która usprawnia proces weryfikacji, ułatwiając specjalistom przestrzeganie przepisów i ochronę firm przed przestępstwami finansowymi.

Dzięki automatyzacji kontroli zgodności z AML/KYC za pomocą MyDocSafe, księgowi, prawnicy i doradcy kredytowi mogą zmniejszyć ryzyko braku zgodności i potencjalnych kar. Platforma wykorzystuje zaawansowaną technologię Yoti do weryfikacji tożsamości klientów, oceny ryzyka prania pieniędzy i sygnalizowania podejrzanych transakcji. To nie tylko oszczędza czas i zasoby, ale także zwiększa dokładność i skuteczność kontroli zgodności.

Oprócz poprawy efektywności, automatyzacja kontroli zgodności z AML/KYC za pomocą MyDocSafe może również pomóc specjalistom wyprzedzać zmiany w przepisach. Platforma Yoti jest stale aktualizowana, aby odzwierciedlała najnowsze przepisy AML/KYC, zapewniając firmom stałą zgodność z przepisami. To proaktywne podejście może zapewnić specjalistom przewagę konkurencyjną w ich branżach i zbudować zaufanie klientów.

Granice technologii

Uwaga: automatyzacja ma swoje ograniczenia. Niedawny artykuł BBC ujawnił, że zagraniczne mocarstwa infiltrują brytyjskie uniwersytety, podszywając się pod brytyjskie lub europejskie firmy i próbując nawiązać kontakt z naukowcami w ramach pozornie niewinnych projektów badawczych. W rzeczywistości firmy te były własnością podmiotów z wrogich państw, które mogły wykorzystywać te badania do celów wojskowych. Oczywiście, zrozumienie, z kim ma się do czynienia, wymaga czegoś więcej niż tylko weryfikacji tożsamości. Może to wymagać procesu starannego, który obejmuje zadawanie dociekliwych, a czasem niewygodnych pytań o ostatecznych beneficjentów i prawdziwe motywy.

W tym miejscu z pomocą przychodzą dobrze zaprojektowane karty wyników i proces ludzki, które mogą po prostu sygnalizować podejrzanych kontrahentów. MyDocSafe może w tym pomóc, oferując usługę projektowania lub digitalizacji spersonalizowanych kart wyników oceny ryzyka. Dzięki temu firma może zautomatyzować to, co jest łatwe do zautomatyzowania, ale może również dodać odpowiednie, „ludzkie” procesy due diligence do swoich procesów KYC.

Podsumowując, przepisy AML/KYC mają nas wszystkich chronić. Historycznie przestrzegane były jedynie przez nieliczne „regulowane branże” i były dość drogie. Jednak coraz częściej, częściowo dzięki spadającym kosztom testów tożsamości, technologie i narzędzia wykorzystywane przez te zawody stają się atrakcyjne dla wszelkiego rodzaju firm, które po prostu chcą wiedzieć, z kim mają do czynienia – od placówek edukacyjnych po startupy technologiczne.

Na poziomie poszczególnych firm, automatyzacja kontroli zgodności z MyDocSafe może usprawnić proces weryfikacji, zmniejszyć ryzyko niezgodności i pomóc specjalistom wyprzedzać zmiany w przepisach. Na poziomie zbiorczym, specjaliści ds. zgodności mają do odegrania większą rolę: pomagają zapobiegać infiltracji społeczeństw przez agentów zagranicznych, którzy chcą podważyć proces demokratyczny lub angażują się w wojnę hybrydową .

Wyzwania stojące przed księgowymi, prawnikami i doradcami kredytowymi w zakresie usprawniania zgodności z AML/KYC

Jako specjaliści z branży finansowej, księgowi, prawnicy i doradcy kredytowi odgrywają kluczową rolę w zapewnianiu zgodności z przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) oraz zasadami KYC (Know Your Customer). Często jednak napotykają na liczne trudności w spełnieniu tych wymogów, co może być czasochłonne i złożone.

• Ogromna liczba przepisów i wytycznych, których muszą przestrzegać. Krajobraz regulacyjny stale ewoluuje, a nowe przepisy i wymogi są regularnie wprowadzane. Może to utrudniać księgowym, prawnikom i doradcom kredytowym bycie na bieżąco i zapewnienie pełnej zgodności ze wszystkimi obowiązującymi przepisami. Automatyzacja kontroli zgodności z AML/KYC za pomocą MyDocSafe może usprawnić ten proces (do pewnego stopnia), automatycznie sprawdzając informacje o klientach w bazach danych regulacyjnych i sygnalizując wszelkie potencjalne problemy.
• Konieczność gromadzenia i weryfikacji dużej ilości informacji o klientach. Może to być proces czasochłonny i pracochłonny, szczególnie w przypadku obsługi wielu klientów lub złożonych transakcji finansowych. Korzystając z zautomatyzowanych rozwiązań, takich jak MyDocSafe, księgowi, prawnicy i doradcy kredytowi mogą uprościć ten proces, bezpiecznie gromadząc, przechowując i weryfikując informacje o klientach na scentralizowanej platformie cyfrowej.
• Ryzyko błędu ludzkiego. Procesy manualne są z natury podatne na błędy, które mogą mieć poważne konsekwencje zarówno dla poszczególnych specjalistów, jak i ich klientów. Automatyzując kontrole zgodności z AML/KYC za pomocą MyDocSafe, księgowi, prawnicy i doradcy kredytowi mogą zmniejszyć ryzyko błędów i zapewnić, że spełniają wszystkie wymogi regulacyjne dokładnie i sprawnie. Nic nie zastąpi prawidłowo ustrukturyzowanej procedury operacyjnej (SOP) ani standardowej procedury operacyjnej (Standard Operating Procedure). To udokumentowany proces AML/KYC, który służy jako samouczek i ściągawka, regularnie weryfikowana i aktualizowana. MyDocSafe nie może w tym pomóc, ponieważ każda branża potrzebuje własnej procedury operacyjnej (SOP). Jesteśmy jednak w stanie przejąć Państwa SOP, zdigitalizować i zautomatyzować znaczną jego część.
• Równoważenie wymogów regulacyjnych z potrzebą zapewnienia klientom płynnej i efektywnej obsługi. Klienci oczekują, że ich doradcy będą mogli szybko i dokładnie zweryfikować ich tożsamość i dane finansowe, bez zbędnych opóźnień i niedogodności. Dzięki zautomatyzowanym rozwiązaniom, takim jak MyDocSafe, księgowi, prawnicy i doradcy kredytowi mogą sprostać tym oczekiwaniom, usprawniając proces zgodności z przepisami AML/KYC i zapewniając swoim klientom bardziej wydajne i przyjazne dla użytkownika doświadczenie.

Oferujemy następujące rozwiązania tych wyzwań:

• Usługa weryfikacji tożsamości i adresu
• Możliwość wbudowania tej usługi w procesy przedsprzedażowe, posprzedażowe lub złożone procesy w portalu klienta
• Płać za użytkowanie bez żadnych opłat za zobowiązania

Ręczne i automatyczne sprawdzanie zgodności z AML/KYC

Manualne kontrole zgodności z AML/KYC obejmują przeglądanie dokumentów, weryfikację tożsamości i ręczne przeprowadzanie kontroli przeszłości. Tak to kiedyś wyglądało: w przerwie lunchowej idziesz na główną ulicę i wpadasz do biura swojego księgowego/prawnika/doradcy finansowego, pokazując im paszport wraz z rachunkiem za podatek lokalny. A przynajmniej tak sobie to wyobrażam. Dziś, w związku z pracą zdalną i faktem, że doradcy mieszkają w innym hrabstwie lub miejscowości, osobiste kontrole stają się coraz mniej praktyczne.

Oczywiście, automatyczne sprawdzanie zgodności z AML/KYC za pomocą narzędzi takich jak MyDocSafe oferuje bardziej wydajne i dokładne rozwiązanie. Dzięki automatyzacji dokumenty można przesyłać, weryfikować i przetwarzać w ułamku czasu, jaki zajęłoby to ręcznie. To nie tylko oszczędza czas i zasoby, ale także zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędów i poprawia ogólną zgodność.

Wyniki testu automatycznego nadal muszą zostać zweryfikowane i zatwierdzone przez inspektora ds. zgodności. W przypadku zastosowania punktacji ręcznej, inspektor ds. zgodności będzie musiał przeanalizować odpowiedzi na pytania „istotne z punktu widzenia ryzyka” i podjąć decyzję. Czasami decyzja nie jest oczywista i wymaga dalszej eskalacji. W większości przypadków decyzje mogą być podejmowane szybko i bezpośrednio przez odpowiedni urząd. A kto wykonał całą pracę? Klient, w dogodnym dla siebie czasie. Korzyści są zatem oczywiste:

• Oszczędzaj czas i zasoby. Automatyzując te procesy, specjaliści mogą wyeliminować potrzebę ręcznego wprowadzania i weryfikacji danych, co pozwala im skupić się na bardziej strategicznych zadaniach i przekazać część oszczędności klientom.
• zwiększona dokładność i spójność wyników.
• dostęp do możliwości monitorowania i raportowania w czasie rzeczywistym.

Usprawnienie zgodności z AML/KYC dzięki MyDocSafe

Dostępne rodzaje kontroli:

Weryfikacja tożsamości

Podstawową zasadą przeprowadzania weryfikacji tożsamości przez Yoti za pośrednictwem MyDocSafe jest to, że to Twój klient wykonuje pracę wstępną. Proces wygląda następująco:

• prześlij dokument tożsamości
• wykonaj test żywotności za pomocą kamery (jeśli komputer nie ma kamery, test można wykonać na telefonie komórkowym – przepływ pracy płynnie przechodzi z komputera na telefon komórkowy i z powrotem)
• prześlij wszystkie dane jednym kliknięciem
• system będzie
  • wyodrębnić dane z dokumentu i porównać je z danymi dostępnymi w rejestrach publicznych
  • zweryfikuj autentyczność dokumentu
  • porównaj zdjęcie w dokumencie z obrazem zrobionym aparatem
• Wyniki zostaną ogłoszone za pomocą systemu sygnalizacji świetlnej zaliczony/niezaliczony/rozważony

Wyniki weryfikacji danych nie są udostępniane klientowi.

Sprawdzanie dowodu adresu

Jeśli wymagany jest również test potwierdzający adres, system zażąda odpowiedniego dokumentu w pierwszym kroku procesu weryfikacji tożsamości. Po przesłaniu dokumentu system przeprowadzi podobne kontrole, jak opisano powyżej, wyodrębniając dane i porównując je z rejestrami publicznymi.

Wdrażanie AML/KYC do procesów przedsprzedażowych

Wdrożenie powyższych kontroli w ramach przepływu pracy, który można wysłać potencjalnemu klientowi e-mailem, jest bardzo proste. Odbiorca nie musi konfigurować loginu, wszystkie czynności można wykonać za pomocą linku w wiadomości e-mail. Aby włączyć testy tożsamości, przejdź do Portali i wybierz jedną z grup potencjalnych klientów. Następnie utwórz nową ofertę i dodaj widżet „weryfikacja tożsamości” do szablonu przepływu pracy lub jednorazowego przepływu pracy.

Możesz również wysyłać powiadomienia e-mail do członków swojego zespołu, aby poinformować ich o rozpoczęciu lub zakończeniu testu tożsamości.

Odbiorca otrzyma wiadomość e-mail z linkiem do przepływu pracy. Możesz dostosować logo, schemat kolorów, wiadomość powitalną, a nawet etykietę przycisku prowadzącego do przepływu pracy online.

Po kliknięciu przez odbiorcę przycisku w wiadomości z zaproszeniem, schemat zadań zostanie automatycznie załadowany do domyślnej przeglądarki:

Odbiorca będzie mógł następnie przesłać dokumenty, zrobić sobie selfie, przeprowadzić test „żywości” za pomocą aparatu lub, w razie potrzeby, przenieść proces na telefon komórkowy. Oczywiście, proces sprzedaży nie musi się na tym kończyć – proces przedsprzedażowy może obejmować wyświetlanie materiałów marketingowych i filmów, podpisanie umowy , zatwierdzenie oferty, przetworzenie płatności za pośrednictwem Stripe i wypełnienie ankiet.

Wdrażanie AML/KYC do procesów posprzedażowych

Istnieją okoliczności, w których bardziej właściwe jest ograniczenie procesu przedsprzedażowego do podstawowego gromadzenia danych i zatwierdzenia oferty. Pełny proces rejestracji klienta może wymagać bezpiecznego portalu dostępu. MyDocSafe pozwala na to: możesz utworzyć proces rejestracji i opublikować go w portalu. Proces ten jest bardzo podobny do opisanego powyżej. Doświadczenie klienta jest podobne, ale rozpoczyna się od zaproszenia do portalu, które wymaga od odbiorcy skonfigurowania danych logowania i potencjalnie skonfigurowania mechanizmu uwierzytelniania dwuskładnikowego.

Usprawnienie zgodności z AML/KYC w portalach wielodostępnych – sale transakcyjne fuzji i przejęć, portale upadłościowe, transakcje na rynku nieruchomości

Niektórzy nasi klienci korzystają z portali w transakcjach wielostronnych, takich jak fuzje i przejęcia firm, postępowania upadłościowe czy transakcje na rynku nieruchomości. Dostęp do takich portali jest czasami współdzielony z dyrektorami lub partnerami firmy, w zależności od przypadku. Jednak każda zaangażowana osoba musi przejść proces AML/KYC. Nakłanianie każdej zaangażowanej osoby do złożenia wymaganych dokumentów może być dla specjalisty niepraktyczne. Zamiast tego, bardziej odpowiednie może być wyznaczenie osoby zarządzającej firmą, takiej jak sekretarz firmy lub członek zarządu niewykonawczego, do koordynowania procesu zapraszania odpowiednich osób do portalu. Specjalista zaprasza do portalu tylko jedną osobę. Ta osoba zaprasza wszystkie pozostałe.

Każda osoba z dostępem do portalu klienta będzie mogła przeprowadzać własne testy AML/KYC. Aby włączyć tę funkcjonalność, wystarczy włączyć odpowiednie ustawienie w szablonie przepływu pracy:

Należy pamiętać, że w tym przypadku wszyscy użytkownicy mający dostęp do danego portalu będą mogli zobaczyć dane weryfikujące tożsamość przesłane przez wszystkich pozostałych użytkowników (ale nie wyniki testów).

Przyszłe trendy w zakresie zgodności z AML/KYC i MyDocSafe

Nowe technologie zapewniające zgodność z AML/KYC

Nowe technologie, takie jak sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe (ML), wkroczyły już do świata narzędzi AML/KYC. Ich celem jest weryfikacja pewnych atrybutów danej osoby, takich jak tożsamość, adres zamieszkania, prawo do pracy, ekspozycja polityczna czy obecność w rejestrach karnych. Nie sprawdzają one pewnych twierdzeń, które dana osoba może wysuwać, takich jak osiągnięcia zawodowe, kwalifikacje, osiągnięcia itp. Ich weryfikacja jest nadal bardzo kosztowna, pracochłonna i podatna na błędy. Nic dziwnego, że obserwujemy innowacje w tym obszarze, który jest również obszarem zainteresowania MyDocSafe. Dlatego… śledźcie nas uważnie.

Ostatnie przemyślenia na temat wykorzystania MyDocSafe do efektywnej kontroli AML/KYC

Wierzymy, że wykorzystanie MyDocSafe w celu usprawnienia przestrzegania zasad AML/KYC niesie ze sobą szereg istotnych korzyści, które chcielibyśmy tutaj podsumować:

• elastyczność platformy umożliwiająca dodawanie testów do przepływów pracy przedsprzedażowej lub portali klientów i włączanie przepływów pracy weryfikacji tożsamości wielu stron
• model rozliczeń „płać za zużycie”, w którym płacisz TYLKO za wykorzystane środki, co miesiąc z dołu. Nie ma więc „kupowania kredytów, które wygasają”.
• Możliwość utrzymania doświadczenia klienta w jednym miejscu – AML/KYC to tylko jeden z elementów znacznie bardziej złożonej sieci interakcji z klientami. Proszenie nowych klientów o zmianę platformy zwiększa ryzyko przerwania transakcji. Dlatego dążymy do wbudowania narzędzi firm trzecich, takich jak Yoti, w nasze procesy, aby zapewnić płynne działanie.

Czy jesteś gotowy, aby usprawnić zgodność z AML/KYC dzięki MyDocSafe? Wypróbuj nas za darmo przez 30 dni , aby zobaczyć, jak to może wyglądać (z oczywistych względów nie oferujemy jednak bezpłatnych testów tożsamości).