Automatisering van AML/KYC-naleving

Inleiding tot AML/KYC-naleving

Belang van AML/KYC-regelgeving

Het stroomlijnen van AML/KYC-compliance is cruciaal voor accountants, advocaten, vermogensbeheerders, hypotheekadviseurs en andere "gereguleerde beroepen", omdat deze regelgeving kostbaar maar wettelijk verplicht is. De regelgeving is oorspronkelijk ontworpen om financiële misdrijven zoals witwassen, terrorismefinanciering en fraude te voorkomen. Steeds vaker speelt deze regelgeving een belangrijke rol in de strijd tegen spionage en hybride oorlogsvoering en, door de dalende kosten, wordt deze ook steeds vaker toegepast door kleinere bedrijven in diverse sectoren. Deze regelgeving vereist dat bedrijven de identiteit van hun klanten verifiëren, het risico op mogelijke witwaspraktijken inschatten en verdachte transacties melden aan de autoriteiten. We zullen hier geen specifieke wetten noemen, omdat we ervan uitgaan dat gereguleerde professionals hiermee bekend zijn. In plaats daarvan beschrijven we waarom AML/KYC belangrijk is voor de maatschappij als geheel en hoe MyDocSafe kan helpen bij het automatiseren en beveiligen van dit proces.

Een van de grootste uitdagingen voor professionals in gereguleerde sectoren is het handmatige karakter van AML/KYC-compliancecontroles. Door het toenemende transactievolume en de complexiteit van de regelgeving kunnen grondige controles tijdrovend en arbeidsintensief zijn. Het automatiseren van AML/KYC-compliancecontroles met MyDocSafe biedt hier aanzienlijke voordelen. MyDocSafe is een veilig platform dat het verificatieproces stroomlijnt, waardoor professionals gemakkelijker aan de regelgeving kunnen voldoen en hun bedrijven kunnen beschermen tegen financiële criminaliteit.

Door AML/KYC-compliancecontroles te automatiseren met MyDocSafe, kunnen accountants, advocaten en hypotheekadviseurs het risico op non-compliance en mogelijke boetes verkleinen. Het platform maakt gebruik van geavanceerde technologie van Yoti om de identiteit van klanten te verifiëren, het risico op witwaspraktijken in te schatten en verdachte transacties te signaleren. Dit bespaart niet alleen tijd en middelen, maar verbetert ook de nauwkeurigheid en effectiviteit van compliancecontroles.

Naast het verbeteren van de efficiëntie, kan het automatiseren van AML/KYC-compliancecontroles met MyDocSafe professionals ook helpen om op de hoogte te blijven van wetswijzigingen. Het Yoti-platform wordt continu bijgewerkt om de nieuwste AML/KYC-regelgeving te weerspiegelen, zodat bedrijven te allen tijde aan de wet voldoen. Deze proactieve aanpak kan professionals een concurrentievoordeel geven in hun branche en het vertrouwen van hun klanten versterken.

De grenzen van technologie

Een waarschuwing is op zijn plaats: automatisering kent zijn beperkingen. Een recent artikel van de BBC onthulde dat buitenlandse mogendheden Britse universiteiten infiltreren door zich voor te doen als Britse of Europese bedrijven die academici willen betrekken bij ogenschijnlijk onschuldige onderzoeksprojecten. In werkelijkheid waren deze bedrijven eigendom van entiteiten gevestigd in vijandige landen die dit onderzoek mogelijk voor militaire doeleinden zouden gebruiken. Het is duidelijk dat inzicht in met wie men te maken heeft meer vereist dan alleen identiteitscontrole. Het kan een zorgvuldig onderzoeksproces vereisen, waarbij indringende en soms ongemakkelijke vragen worden gesteld over de uiteindelijke begunstigden en de ware motieven.

Hier komen goed ontworpen scorecards en een menselijk proces goed van pas, omdat ze mogelijk al voldoende zijn om verdachte tegenpartijen te signaleren. MyDocSafe kan hierbij helpen door middel van een ontwerp- of digitaliseringsservice voor op maat gemaakte risicobeoordelingsscorecards. Gewapend met deze scorecards kan een bedrijf processen automatiseren die gemakkelijk te automatiseren zijn, maar ook een degelijk "menselijk" due diligence-proces toevoegen aan de KYC-workflows.

Kortom, AML/KYC-regelgeving is er om ons allemaal te beschermen. Historisch gezien werden deze regels slechts door een handvol "gereguleerde sectoren" nageleefd en waren ze tamelijk kostbaar. Steeds vaker echter, mede door de dalende kosten van identiteitscontroles, worden de technologieën en instrumenten die door deze beroepsgroepen worden gebruikt, aantrekkelijk voor allerlei soorten bedrijven die simpelweg willen weten met wie ze zaken doen, van onderwijsinstellingen tot technologie-startups.

Op bedrijfsniveau kan het automatiseren van compliancecontroles met MyDocSafe het verificatieproces stroomlijnen, het risico op non-compliance verlagen en professionals helpen om op de hoogte te blijven van wetswijzigingen. Op geaggregeerd niveau spelen complianceprofessionals een grotere rol: ze helpen voorkomen dat samenlevingen worden geïnfiltreerd door buitenlandse agenten die erop uit zijn het democratische proces te ondermijnen of zich bezighouden met hybride oorlogsvoering .

Uitdagingen voor accountants, advocaten en hypotheekadviseurs bij het stroomlijnen van AML/KYC-naleving

Als professionals in de financiële sector spelen accountants, advocaten en hypotheekadviseurs een cruciale rol bij het waarborgen van de naleving van de anti-witwaswetgeving (AML) en de 'Ken uw klant'-regelgeving (KYC). Het voldoen aan deze eisen stuit echter vaak op talrijke uitdagingen, die tijdrovend en complex kunnen zijn.

• De enorme hoeveelheid regelgeving en richtlijnen waaraan ze moeten voldoen. Het regelgevingslandschap is constant in beweging, met regelmatig nieuwe wetten en eisen. Dit kan het voor accountants, advocaten en hypotheekadviseurs lastig maken om op de hoogte te blijven en ervoor te zorgen dat ze volledig voldoen aan alle relevante regelgeving. Het automatiseren van AML/KYC-compliancecontroles met MyDocSafe kan dit proces (tot op zekere hoogte) stroomlijnen door klantgegevens automatisch te controleren aan de hand van databases met regelgevende instanties en eventuele problemen te signaleren.
• Het verzamelen en verifiëren van grote hoeveelheden klantgegevens kan een tijdrovend en arbeidsintensief proces zijn, met name bij meerdere klanten of complexe financiële transacties. Door gebruik te maken van geautomatiseerde oplossingen zoals MyDocSafe kunnen accountants, advocaten en hypotheekadviseurs dit proces vereenvoudigen door klantgegevens veilig te verzamelen, op te slaan en te verifiëren in een gecentraliseerd digitaal platform.
• Risico op menselijke fouten. Handmatige processen zijn inherent foutgevoelig, wat ernstige gevolgen kan hebben voor zowel de individuele professional als hun cliënten. Door AML/KYC-compliancecontroles te automatiseren met MyDocSafe, kunnen accountants, advocaten en hypotheekadviseurs het risico op fouten verminderen en ervoor zorgen dat ze nauwkeurig en efficiënt aan alle wettelijke vereisten voldoen. Niets kan een goed gestructureerde "SOP" of "Standard Operating Procedure" vervangen. Het is een gedocumenteerd AML/KYC-proces dat dient als handleiding en spiekbriefje, dat regelmatig wordt herzien en bijgewerkt. MyDocSafe kan daar niet bij helpen, aangezien elke branche zijn eigen SOP nodig heeft. We kunnen uw SOP echter wel digitaliseren en een groot deel ervan automatiseren.
• Het vinden van een balans tussen wettelijke vereisten en de behoefte om hun klanten een naadloze en efficiënte service te bieden. Klanten verwachten van hun professionele adviseurs dat zij hun identiteit en financiële gegevens snel en nauwkeurig kunnen verifiëren, zonder onnodige vertragingen of ongemakken. Door geautomatiseerde oplossingen zoals MyDocSafe te gebruiken, kunnen accountants, advocaten en hypotheekadviseurs aan deze verwachtingen voldoen door het AML/KYC-complianceproces te stroomlijnen en hun klanten een efficiëntere en gebruiksvriendelijkere ervaring te bieden.

Wij bieden de volgende oplossingen voor deze uitdagingen:

• Identiteitsverificatie- en adresverificatieservice
• Mogelijkheid om die service te integreren in pre-sales, post-sales of complexe klantportaalworkflows.
• Betalen per gebruik zonder aanbetaling.

Handmatige versus geautomatiseerde AML/KYC-nalevingscontroles

Handmatige AML/KYC-controles omvatten het beoordelen van documenten, het verifiëren van identiteiten en het uitvoeren van achtergrondchecks. Zo ging het vroeger: je ging tijdens je lunchpauze even langs bij je accountant/advocaat/vermogensbeheerder en liet je paspoort en je gemeentebelastingaanslag zien. Of tenminste, zo stel ik me het voor. Tegenwoordig, met thuiswerken en adviseurs die in een andere regio of stad gevestigd zijn, zijn persoonlijke controles steeds minder praktisch.

Het is duidelijk dat geautomatiseerde AML/KYC-nalevingscontroles met tools zoals MyDocSafe een efficiëntere en nauwkeurigere oplossing bieden. Dankzij automatisering kunnen documenten worden geüpload, geverifieerd en verwerkt in een fractie van de tijd die handmatig nodig zou zijn. Dit bespaart niet alleen tijd en middelen, maar verkleint ook de kans op fouten en verbetert de algehele naleving.

De resultaten van een geautomatiseerde test moeten nog steeds worden beoordeeld en goedgekeurd door een compliance officer. Bij handmatige beoordeling moet de compliance officer de antwoorden op risicogerelateerde vragen controleren en een beslissing nemen. Soms is die beslissing niet eenvoudig en moet deze worden voorgelegd aan een hogere instantie. In de meeste gevallen kunnen beslissingen snel en direct door de betreffende afdeling worden genomen. En wie deed al het voorbereidende werk? De klant, op een moment dat hem of haar uitkwam. De voordelen zijn dan ook duidelijk:

• Bespaar tijd en middelen. Door deze processen te automatiseren, kunnen professionals handmatige gegevensinvoer en -verificatie overbodig maken, waardoor ze zich kunnen concentreren op strategischere taken en een deel van de besparingen kunnen doorgeven aan hun klanten.
• Verbeterde nauwkeurigheid en consistentie van de resultaten.
• toegang tot realtime monitoring- en rapportagemogelijkheden.

Stroomlijn de naleving van AML/KYC-regelgeving met MyDocSafe

Beschikbare soorten cheques:

Identiteitsverificatie

Het basisprincipe van het uitvoeren van identiteitsverificaties door Yoti via MyDocSafe is dat uw klant het voorbereidende werk doet. Het proces verloopt als volgt:

• Een identiteitsdocument uploaden
• Voer een levendigheidstest uit via de camera (als de computer geen camera heeft, kan de test worden uitgevoerd met een mobiele telefoon – de workflow verloopt dan naadloos van de computer naar de mobiele telefoon en weer terug).
• Alle gegevens verzenden met één klik
• het systeem zal
  • Haal de gegevens uit het document en vergelijk ze met gegevens die beschikbaar zijn in openbare registers.
  • Controleer de authenticiteit van het document
  • Vergelijk de afbeelding in het document met de foto die met de camera is gemaakt.
• De resultaten worden weergegeven via een stoplichtsysteem met de opties geslaagd/niet geslaagd/overwegen.

De resultaten van de gegevensverificatie worden niet aan de klant getoond.

Controle van het adresbewijs

Als er ook een adresbewijs vereist is, zal het systeem als eerste stap in de identiteitsverificatieprocedure om een geschikt document vragen. Na het uploaden voert het systeem dezelfde controles uit als hierboven beschreven, waarbij de gegevens worden geëxtraheerd en vergeleken met openbare registers.

Het integreren van AML/KYC in pre-sales workflows

Het is heel eenvoudig om bovenstaande controles in een workflow te implementeren die per e-mail naar een potentiële klant kan worden verzonden. De ontvanger hoeft geen account aan te maken; alle acties kunnen via een link in een e-mail worden uitgevoerd. Om identiteitscontroles in te schakelen, gaat u naar Portals en selecteert u een van de potentiële klantengroepen. Maak vervolgens een nieuw voorstel aan en voeg de widget 'identiteitsverificatie' toe aan uw workflowsjabloon of een eenmalige workflow.

Je kunt je teamleden ook e-mailmeldingen sturen om hen te waarschuwen wanneer de identiteitstest is begonnen of wanneer deze is afgerond.

De ontvanger krijgt een e-mail met een link naar de workflow. Je kunt het logo, het kleurenschema, het welkomstbericht en zelfs het label op de knop die naar de online workflow leidt, aanpassen.

De workflow wordt automatisch in de standaardbrowser geladen nadat de ontvanger op de knop in het uitnodigingsbericht heeft geklikt.

De ontvanger kan vervolgens documenten uploaden, een selfie maken, een 'liveness'-test uitvoeren via de camera of het proces indien nodig overzetten naar een mobiele telefoon. Het hoeft uiteraard niet daar te eindigen – het pre-salesproces kan het tonen van marketingmateriaal en video's, het ondertekenen van een contract , het goedkeuren van een offerte, het verwerken van een betaling via Stripe en het invullen van vragenlijsten omvatten.

Het integreren van AML/KYC in workflows na de verkoop.

Er zijn omstandigheden waarin het geschikter is om de pre-sales workflow te beperken tot het verzamelen van basisgegevens en het goedkeuren van offertes. Het volledige onboardingproces voor de klant vereist mogelijk een beveiligd klantportaal. MyDocSafe biedt u precies die mogelijkheid: u kunt de onboardingworkflow samenstellen en publiceren in een portaal. Het proces is vergelijkbaar met het hierboven beschreven proces. De klantervaring is eveneens vergelijkbaar, maar begint met een uitnodiging voor het portaal, waarbij de ontvanger zijn of haar inloggegevens moet instellen en mogelijk een tweefactorauthenticatiemechanisme moet configureren.

Stroomlijning van AML/KYC-compliance in portals voor meerdere gebruikers – M&A-dealrooms, insolventieportals, vastgoedtransacties

Sommige van onze cliënten gebruiken portals voor transacties met meerdere partijen, zoals fusies of overnames, insolventieprocedures of vastgoedtransacties. De toegang tot dergelijke portals wordt soms gedeeld met directeuren of partners van het bedrijf. Elke betrokkene moet echter de AML/KYC-procedure doorlopen. Het is voor de professional wellicht onpraktisch om elke betrokkene persoonlijk te benaderen voor het indienen van de vereiste documenten. In plaats daarvan is het mogelijk geschikter om een functionaris van het bedrijf, zoals de secretaris of een niet-uitvoerend bestuurder, aan te wijzen om het proces te coördineren en de juiste personen toegang te geven tot de portal. De professional nodigt slechts één persoon uit voor de portal. Deze persoon nodigt vervolgens alle anderen uit.

Iedere persoon met toegang tot het klantenportaal kan vervolgens zijn of haar eigen AML/KYC-tests uitvoeren. Om deze functionaliteit in te schakelen, hoeft u alleen de betreffende instelling in de workflowtemplate aan te zetten:

Houd er rekening mee dat in dit geval alle gebruikers met toegang tot een bepaald portaal de door alle anderen ingediende identiteitsverificatiegegevens kunnen zien (maar niet de testresultaten).

Toekomstige trends in AML/KYC-naleving en MyDocSafe

Opkomende technologieën voor AML/KYC-naleving

Opkomende technologieën zoals AI en ML hebben al hun intrede gedaan in de wereld van AML/KYC-tools. Het doel ervan is om bepaalde kenmerken van een persoon te verifiëren, zoals identiteit, woonadres, recht om te werken, politieke betrokkenheid of een strafblad. Ze controleren echter niet bepaalde beweringen die de persoon mogelijk doet, zoals professionele ervaring, kwalificaties, prestaties, enzovoort. Het controleren daarvan is nog steeds een zeer kostbaar, arbeidsintensief en foutgevoelig proces. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er innovatie plaatsvindt op dit gebied, en dat is tevens een interessegebied van MyDocSafe. Dus... houd deze pagina in de gaten.

Tot slot nog enkele overwegingen over het gebruik van MyDocSafe voor efficiënte AML/KYC-controles.

Wij zijn van mening dat het gebruik van MyDocSafe voor het stroomlijnen van AML/KYC-naleving een aantal aantrekkelijke voordelen met zich meebrengt, die we hieronder graag samenvatten:

• De flexibiliteit van het platform stelt u in staat om de tests toe te voegen aan pre-sales workflows of klantportalen en workflows voor identiteitsverificatie door meerdere partijen mogelijk te maken.
• Een pay-as-you-go prijsmodel waarbij je ALLEEN betaalt voor wat je gebruikt, maandelijks achteraf. Dus geen 'aankoop van tegoed dat verloopt'.
• De mogelijkheid om de klantervaring op één plek te houden – AML/KYC is slechts één element van een veel complexer web van klantinteracties. Uw nieuwe klanten vragen om tussen platforms te wisselen vergroot het risico dat een deal wordt afgebroken. Daarom streven we ernaar om tools van derden, zoals Yoti, in onze workflows te integreren voor een naadloze ervaring.

Bent u klaar om uw AML/KYC-compliance te stroomlijnen met MyDocSafe? Probeer ons 30 dagen gratis uit en ontdek hoe dat eruitziet (gratis identiteitscontroles zijn uiteraard niet inbegrepen).