Automatización del cumplimiento de AML/KYC

Introducción al cumplimiento de AML/KYC

Importancia de las regulaciones AML/KYC

Agilizar el cumplimiento de las normas AML/KYC es crucial para contadores, abogados, gestores de patrimonio, asesores hipotecarios y otras profesiones reguladas, ya que son costosas, pero legalmente obligatorias. Inicialmente, se diseñaron para prevenir delitos financieros como el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y el fraude. Cada vez desempeñan un papel más importante en la lucha contra el espionaje y la guerra híbrida, y debido a la caída de los precios, están siendo adoptadas por empresas más pequeñas de diversos sectores. Estas regulaciones exigen que las empresas verifiquen la identidad de sus clientes, evalúen el riesgo de posibles actividades de blanqueo de capitales y denuncien cualquier transacción sospechosa a las autoridades. No vamos a enumerar leyes regulatorias específicas, ya que asumimos que los profesionales regulados ya las tienen cubiertas. En su lugar, describiremos por qué las normas AML/KYC son importantes para la sociedad en su conjunto y cómo MyDocSafe puede ayudar a automatizar y salvaguardar el proceso.

Uno de los principales desafíos que enfrentan los profesionales de las industrias reguladas es la naturaleza manual de las verificaciones de cumplimiento AML/KYC. Con el creciente volumen de transacciones y la complejidad de las regulaciones, realizar verificaciones exhaustivas puede requerir mucho tiempo y recursos. Es aquí donde la automatización de las verificaciones de cumplimiento AML/KYC con MyDocSafe puede brindar beneficios significativos. MyDocSafe es una plataforma segura que agiliza el proceso de verificación, facilitando a los profesionales el cumplimiento de las regulaciones y la protección de sus negocios frente a delitos financieros.

Al automatizar las verificaciones de cumplimiento de AML/KYC con MyDocSafe, contadores, abogados y asesores hipotecarios pueden reducir el riesgo de incumplimiento y posibles multas. La plataforma utiliza tecnología avanzada de Yoti para verificar la identidad de los clientes, evaluar el riesgo de lavado de dinero y detectar cualquier transacción sospechosa. Esto no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también mejora la precisión y la eficacia de las verificaciones de cumplimiento.

Además de mejorar la eficiencia, automatizar las comprobaciones de cumplimiento de AML/KYC con MyDocSafe también puede ayudar a los profesionales a anticiparse a los cambios regulatorios. La plataforma Yoti se actualiza constantemente para reflejar las últimas regulaciones AML/KYC, lo que garantiza que las empresas cumplan con las normativas en todo momento. Este enfoque proactivo puede brindar a los profesionales una ventaja competitiva en sus sectores y generar confianza con sus clientes.

Los límites de la tecnología

Precaución: la automatización tiene sus límites. Un artículo reciente de la BBC reveló que potencias extranjeras se están infiltrando en universidades del Reino Unido haciéndose pasar por empresas británicas o europeas que intentan colaborar con académicos en proyectos de investigación aparentemente inocentes. De hecho, estas empresas pertenecían a entidades con sede en países hostiles que podrían utilizar esta investigación con fines militares. Es evidente que comprender con quién se está tratando requiere más que una simple verificación de identidad. Podría requerir un proceso diligente que incluya preguntas incisivas, y a veces incómodas, sobre los beneficiarios finales y las verdaderas motivaciones.

Aquí es donde un sistema de puntuación bien diseñado y un proceso humano resultan útiles, ya que pueden ser la solución ideal para identificar contrapartes sospechosas. MyDocSafe también puede ayudar con esto mediante un servicio de diseño o digitalización de sistemas de puntuación de evaluación de riesgos a medida. Con estos servicios, una empresa puede automatizar lo que es fácil de automatizar, pero también puede incorporar procesos de diligencia debida "humana" adecuados a sus flujos de trabajo KYC.

En conclusión, las regulaciones AML/KYC existen para protegernos a todos. Históricamente, solo las aplicaban unas pocas "industrias reguladas" y eran bastante costosas. Sin embargo, debido en parte a la disminución de los costos de las pruebas de identidad, las tecnologías y herramientas que utilizan estas profesiones resultan cada vez más atractivas para todo tipo de empresas que simplemente desean saber con quién están tratando, desde instituciones educativas hasta startups tecnológicas.

A nivel empresarial, automatizar las comprobaciones de cumplimiento con MyDocSafe puede agilizar el proceso de verificación, reducir el riesgo de incumplimiento y ayudar a los profesionales a anticiparse a los cambios regulatorios. A nivel global, los profesionales del cumplimiento tienen un papel más importante: ayudar a prevenir la infiltración de agentes extranjeros deseosos de socavar el proceso democrático o involucrados en guerras híbridas en las sociedades.

Desafíos que enfrentan los contadores, abogados y asesores hipotecarios para agilizar el cumplimiento de AML/KYC

Como profesionales del sector financiero, los contadores, abogados y asesores hipotecarios desempeñan un papel crucial para garantizar el cumplimiento de las normativas de prevención del blanqueo de capitales (AML) y de conocimiento del cliente (KYC). Sin embargo, a menudo se enfrentan a numerosos desafíos para cumplir con estos requisitos, que pueden ser largos y complejos.

• La gran cantidad de regulaciones y directrices que deben cumplir. El panorama regulatorio está en constante evolución, con la introducción regular de nuevas leyes y requisitos. Esto puede dificultar que contadores, abogados y asesores hipotecarios se mantengan al día y garanticen el pleno cumplimiento de todas las regulaciones pertinentes. Automatizar las comprobaciones de cumplimiento de AML/KYC con MyDocSafe puede ayudar a agilizar este proceso (hasta cierto punto), al comparar automáticamente la información del cliente con las bases de datos regulatorias y detectar cualquier posible problema.
• Necesita recopilar y verificar grandes cantidades de información de clientes. Este proceso puede ser lento y laborioso, especialmente al tratar con múltiples clientes o transacciones financieras complejas. Mediante soluciones automatizadas como MyDocSafe, contables, abogados y asesores hipotecarios pueden simplificar este proceso recopilando, almacenando y verificando de forma segura la información de los clientes en una plataforma digital centralizada.
• Riesgo de error humano. Los procesos manuales son inherentemente propensos a errores, lo que puede tener graves consecuencias tanto para el profesional como para sus clientes. Al automatizar las comprobaciones de cumplimiento de AML/KYC con MyDocSafe, los contadores, abogados y asesores hipotecarios pueden reducir el riesgo de errores y garantizar que cumplen con todos los requisitos regulatorios de forma precisa y eficiente. Nada reemplaza un "SOP" o "Procedimiento Operativo Estándar" bien estructurado. Se trata de un proceso AML/KYC documentado que sirve como tutorial y guía práctica, y se revisa y actualiza periódicamente. MyDocSafe no puede ayudar con esto, ya que cada sector necesita su propio SOP. Sin embargo, podemos digitalizar y automatizar gran parte de su SOP.
• Equilibrar los requisitos regulatorios con la necesidad de brindar un servicio eficiente y sin interrupciones a sus clientes. Los clientes esperan que sus asesores profesionales puedan verificar su identidad e información financiera de forma rápida y precisa, sin causar demoras ni inconvenientes innecesarios. Mediante soluciones automatizadas como MyDocSafe, contadores, abogados y asesores hipotecarios pueden cumplir estas expectativas, agilizando el proceso de cumplimiento de las normas AML/KYC y brindando una experiencia más eficiente y sencilla a sus clientes.

Ofrecemos las siguientes soluciones a estos desafíos:

• Servicio de verificación de identidad y verificación de dirección
• Capacidad de integrar ese servicio dentro de flujos de trabajo de preventa, posventa o portales de clientes complejos
• Pago por uso sin comisiones de compromiso

Comprobaciones de cumplimiento AML/KYC manuales y automatizadas

Las verificaciones manuales de cumplimiento de AML/KYC implican revisar documentos, verificar identidades y realizar verificaciones de antecedentes manualmente. Así era antes: ibas a la calle principal durante la hora de almuerzo, te presentabas en la oficina de tu contador/abogado/gestor de patrimonio y le mostrabas tu pasaporte junto con la factura del impuesto municipal. O al menos así es como me lo imagino. Hoy en día, con el teletrabajo y los asesores ubicados en otro condado o ciudad, las verificaciones presenciales son cada vez menos prácticas.

Sin duda, las verificaciones automatizadas de cumplimiento de AML/KYC con herramientas como MyDocSafe ofrecen una solución más eficiente y precisa. Con la automatización, los documentos se pueden cargar, verificar y procesar en mucho menos tiempo del que se tardaría en hacerlo manualmente. Esto no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también reduce la probabilidad de errores y mejora el cumplimiento normativo general.

Los resultados de una prueba automatizada aún deben ser revisados y aprobados por un oficial de cumplimiento. Si se utiliza la puntuación manual, el oficial de cumplimiento deberá revisar las respuestas a las preguntas relevantes para el riesgo y tomar una decisión. A veces, la decisión no es sencilla y debe escalarse. En la mayoría de los casos, la oficina correspondiente puede tomar decisiones rápidamente y directamente. ¿Y quién hizo todo el trabajo preliminar? Fue el cliente, a su conveniencia. Por lo tanto, las ventajas son claras:

• Ahorre tiempo y recursos. Al automatizar estos procesos, los profesionales pueden eliminar la necesidad de introducir y verificar manualmente los datos, lo que les permite centrarse en tareas más estratégicas y transferir parte del ahorro a los clientes.
• Mayor precisión y consistencia de los resultados.
• Acceso a capacidades de monitoreo y generación de informes en tiempo real.

Optimización del cumplimiento de AML/KYC con MyDocSafe

Tipos de cheques disponibles:

Verificación de identidad

El principio básico de las verificaciones de identidad que Yoti realiza a través de MyDocSafe es que es su cliente quien realiza el trabajo previo. La experiencia es la siguiente:

• subir un documento de identidad
• realizar una prueba de vitalidad a través de la cámara (si la computadora no tiene cámara, la prueba se puede realizar en un teléfono móvil: el flujo de trabajo pasa sin problemas de la computadora al teléfono móvil y luego viceversa)
• Envíe todos los datos con un clic
• El sistema lo hará
  • Extraer los datos del documento y compararlos con los datos disponibles en los registros públicos
  • verificar la autenticidad del documento
  • Comparar la imagen del documento con la imagen tomada con la cámara
• Los resultados se informarán mediante un sistema de semáforo de aprobado/reprobado/considerado.

Los resultados de la verificación de datos no se muestran al cliente.

Comprobaciones de comprobante de domicilio

Si también se requiere una prueba de domicilio, el sistema solicitará el documento correspondiente como primer paso del proceso de verificación de identidad. Una vez cargado, el sistema realizará comprobaciones similares a las mencionadas anteriormente, extrayendo los datos y comparándolos con los registradores públicos.

Integración de AML/KYC en los flujos de trabajo de preventa

Es muy fácil implementar las comprobaciones anteriores en un flujo de trabajo que se puede enviar a un cliente potencial por correo electrónico. El destinatario no necesitará crear una cuenta; todas las acciones se pueden realizar mediante un enlace en un correo electrónico. Para habilitar las pruebas de identidad, vaya a Portales y seleccione uno de los Grupos de Clientes Potenciales. A continuación, cree una nueva Propuesta y añada el widget de "verificación de identidad" a su plantilla de flujo de trabajo o a un flujo de trabajo específico.

También puede enviar notificaciones por correo electrónico a los miembros de su equipo para alertarlos cuando la prueba de identificación haya comenzado o una vez que se haya completado.

El destinatario recibirá un correo electrónico con un enlace al flujo de trabajo. Puede personalizar el logotipo, la paleta de colores, el mensaje de bienvenida e incluso la etiqueta del botón que lleva al flujo de trabajo en línea.

El flujo de trabajo se cargará automáticamente en el navegador predeterminado después de que el destinatario haga clic en el botón en el mensaje de invitación:

El destinatario podrá entonces subir documentos, una selfie, realizar una prueba de vida con la cámara o transferir el proceso a un teléfono móvil si es necesario. Evidentemente, el flujo de trabajo no tiene por qué terminar ahí: el proceso de preventa puede incluir la visualización de materiales de marketing y vídeos, la firma del contrato , la aprobación de un presupuesto, el procesamiento de un pago a través de Stripe y la cumplimentación de cuestionarios.

Integración de AML/KYC en los flujos de trabajo posventa

En ciertas circunstancias, es más apropiado limitar el flujo de trabajo de preventa a la recopilación básica de datos y la aprobación de presupuestos. El proceso completo de incorporación de clientes puede requerir un portal de acceso seguro. MyDocSafe le permite hacer precisamente eso: puede compilar el flujo de trabajo de incorporación y publicarlo en un portal. El proceso es muy similar al descrito anteriormente. La experiencia del cliente es similar, pero se inicia con una invitación al portal que requiere que el destinatario configure sus datos de inicio de sesión y, posiblemente, configure un mecanismo de autenticación de dos factores.

Optimización del cumplimiento de AML/KYC en portales multiusuario: salas de operaciones de fusiones y adquisiciones, portales de insolvencia, transacciones inmobiliarias

Algunos de nuestros clientes utilizan portales para transacciones multipartitas, ya sean fusiones o adquisiciones de empresas, procedimientos de insolvencia o transacciones inmobiliarias. El acceso a estos portales a veces se comparte con los directores o socios de la empresa, según corresponda. Sin embargo, cada persona involucrada debe pasar por el proceso de AML/KYC. Puede resultar poco práctico para el profesional instar a cada persona involucrada a presentar la documentación requerida. En su lugar, puede ser más apropiado designar a un funcionario de la empresa, como el secretario de la empresa o un director no ejecutivo, para coordinar el proceso de invitar a las personas pertinentes al portal. El profesional invita solo a una persona al portal. Esa persona invita a todas las demás.

Cada persona con acceso al portal del cliente podrá realizar sus propias pruebas AML/KYC. Para habilitar esta función, solo necesita activar la configuración en la plantilla de flujo de trabajo:

Tenga en cuenta que, en este caso, todos los usuarios con acceso a un portal en particular podrán ver los datos de verificación de identidad enviados por todos los demás (pero no los resultados de la prueba).

Tendencias futuras en el cumplimiento de AML/KYC y MyDocSafe

Tecnologías emergentes para el cumplimiento de AML/KYC

Tecnologías emergentes como la IA y el aprendizaje automático (ML) ya han entrado en el mundo de las herramientas AML/KYC. Su objetivo es verificar ciertos atributos de una persona, como su identidad, domicilio, derecho a trabajar, exposición política o antecedentes penales. No verifican ciertas afirmaciones que la persona pueda hacer, como su trayectoria profesional, cualificaciones, logros, etc. Verificar estos datos sigue siendo un proceso muy costoso, laborioso y propenso a errores. No es sorprendente que veamos innovación en este ámbito, que también es un área de interés para MyDocSafe. Así que… estén atentos.

Reflexiones finales sobre el aprovechamiento de MyDocSafe para realizar comprobaciones AML/KYC eficientes

Creemos que el uso de MyDocSafe para agilizar el cumplimiento de AML/KYC conlleva una serie de beneficios atractivos, que nos gustaría resumir aquí:

• flexibilidad de la plataforma que le permite agregar las pruebas a flujos de trabajo de preventa o portales de clientes y habilitar flujos de trabajo de verificación de identidad de múltiples partes
• Modelo de pago por uso, donde se cobra SOLO por lo que se usa, mensualmente. Así que no se compran créditos con vencimiento.
• Capacidad para mantener la experiencia del cliente en un solo lugar: AML/KYC es solo un elemento de una red mucho más compleja de interacciones con los clientes. Pedir a sus nuevos clientes que cambien de plataforma aumenta el riesgo de cancelación de operaciones. Por eso, buscamos integrar herramientas de terceros como Yoti en nuestros flujos de trabajo para una experiencia fluida.

¿Listo para empezar a optimizar el cumplimiento de las normas AML/KYC con MyDocSafe? Pruébenos gratis durante 30 días para ver cómo puede ser esa experiencia (aunque no incluye pruebas de identidad gratuitas, por razones obvias).