MyDocSafe Anwendungsfall: Onboarding und Kundenbeziehungsmanagement im Bereich Vermögensverwaltung.

MyDocSafe Anwendungsfall: Onboarding und Kundenbeziehungsmanagement im Bereich Vermögensverwaltung.

Vermögensverwaltung ist ein Bereich, in dem Vertrauen, Transparenz und effiziente Prozesse von höchster Bedeutung sind. Neben der Notwendigkeit, eine komplexe Kombination von Konten (Einzelkonten, Gemeinschaftskonten, ISAs, ausländischer Aktienhandel usw.) zu verwalten, besteht die Anforderung an höchste Sicherheit und Professionalität. Berücksichtigt man weitere Faktoren wie den gewünschten Grad an direktem Zugriff und Kontrolle, den ein Kunde über seine Anlagen behalten möchte, sowie Compliance-Anforderungen im Bereich KYC/AML usw., wird schnell deutlich, wie unübersichtlich die Arbeitsabläufe werden können.

Die digitale Transformation hat die Kundenerwartungen nachhaltig verändert. Ein moderner, vertrauenswürdiger Service erfordert eine moderne, vertrauenswürdige DMS-Lösung. In diesem Artikel beleuchten wir einige Herausforderungen, bei denen MyDocSafe die Vermögensverwaltungsbranche unterstützen kann – für ein herausragendes Kundenerlebnis.

Vermögensverwaltung: Häufige Probleme, die das Kundenerlebnis beeinträchtigen

Onboarding-Prozesse im Bereich der Vermögensverwaltung sind komplex. Neben Geschäftspartnern und Familienmitgliedern, die berücksichtigt werden müssen, sowie behördlichen Formularen, Handelsgenehmigungen und Zustimmungen, die mit früheren Beratern oder Banken geteilt werden müssen, gibt es eine Vielzahl von Komponenten und Abhängigkeiten, die zusammenwirken müssen, damit Fortschritte erzielt werden können.

Oftmals ist es notwendig, einen komplexen Genehmigungsprozess über mehrere Stufen hinweg zu koordinieren, der diverse Sicherheitsprüfungen und Datenerfassungsphasen umfasst. Diese Komplexität kann zu Frustration bei den Kunden führen. Formulare auszufüllen ist selbst unter optimalen Bedingungen mühsam, wirkt aber besonders störend auf diejenigen, die einen Service nutzen möchten, der ihnen das Leben erleichtert.

Covid hat auch einen Wandel der Erwartungen beschleunigt. Vor der Pandemie konnten Berater ihre Kunden persönlich treffen, Fragen stellen und Daten selbst eingeben. Nachdem dieser Prozess viele Monate lang aus der Ferne abgewickelt wurde, erwarten Kunden heute Zugang zu einem Online-Portal, in dem die meisten bekannten Daten bereits vorausgefüllt sind.

Ein mangelhafter Onboarding-Prozess kann das Vertrauen der Kunden untergraben, insbesondere wenn er amateurhaft wirkt, beispielsweise durch die Verwendung mehrerer unbekannter Software in einem umständlichen, improvisierten Workflow. Hinzu kommt der Bedarf an Schnelligkeit (dringende finanzielle Angelegenheiten sind oft zeitkritisch), und es wird deutlich, warum ein effizienter, durchdachter Onboarding-Prozess ein wesentlicher Bestandteil der Kundenerfahrung ist.

Die Lösungen

MyDocSafe bietet eine Plattform, die weit über die Dokumentenverwaltung hinausgeht und in der Lage ist, das Kundenerlebnis zu verändern und dadurch die Zeit bis zur Umsatzgenerierung zu verkürzen und das Risiko abgebrochener Geschäfte zu verringern.

Um neuen Kundenbeziehungen ein optimales Erlebnis zu bieten, können Vermögensverwalter einen nahtlosen, vollständig gebrandeten Onboarding-Prozess implementieren. Leistungsstarke Automatisierungen in jedem individuellen Workflow ermöglichen das automatische Übertragen von Daten zur Vorausfüllung von Formularen, wodurch Frustration und der Bedarf an Kundeneingaben reduziert werden. Maßgeschneiderte Portale bieten eine hervorragende Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen und die Kompetenz und proaktive Herangehensweise Ihres Services zu demonstrieren.

Sobald Kunden das System nutzen, bietet es eine effizientere Möglichkeit zur laufenden Datenerfassung. Bei Verfügbarkeit von Daten aus externen Quellen wie dem Handelsregister oder Adressdatenbanken können Formulare automatisch ausgefüllt werden. Elektronische Formulare lassen sich direkt an Kundenportale senden und so einfach ausfüllen. MyDocSafe bietet umfassende Kontrolle über den Inhalt dieser Formulare und die zugehörigen Vorlagen. Vermögensverwalter können das Format innerhalb von Sekunden ändern und so Gesetzesänderungen problemlos umsetzen, ohne sich erneut an den Softwareanbieter wenden zu müssen.

MyDocSafe fungiert als Aggregator von AML/KYC-Anbietern und ermöglicht Kunden den bequemen Zugriff auf die relevanten Anbieter für ihren jeweiligen Rechtsraum. Von diesen essenziellen Betrugsprüfungen bis hin zur erstklassigen Datenspeicherung mit AWS und der unabhängigen ISO 27001:2013-Zertifizierung ist höchste Sicherheit gewährleistet und der Schutz aller Kontobeteiligten sichergestellt.

Die Vorteile

Die unmittelbarste Verbesserung durch den Einsatz von MyDocSafe im Wealth-Management-Umfeld wird sowohl vom Kunden als auch vom Vermögensverwalter spürbar sein – eine deutliche Effizienzsteigerung. Der Fortschritt verläuft reibungsloser, da Informationen und Genehmigungen freier fließen. Konzentrieren Sie sich darauf, Ihren Kunden die gewünschten Ergebnisse zu liefern, anstatt ihnen mühsam Antworten, Unterschriften und Genehmigungen hinterherzulaufen.

Vertrauen und Transparenz werden durch personalisierte Portale maximiert (was insbesondere bei Finanzangelegenheiten von entscheidender Bedeutung ist), wodurch die Kundenbeziehungen kontinuierlich verbessert und gestärkt werden. Darüber hinaus lassen sich einmal eingerichtete und optimierte automatisierte Prozesse problemlos für zukünftige Kunden wiederholen.

Die interne Transparenz wird verbessert, was ein effektiveres Kundenmanagement und eine optimierte Kommunikation ermöglicht. Dank der differenzierten Zugriffsrechteverwaltung von MyDocSafe können Sie Ihrem Team genau die benötigten Zugriffsrechte gewähren – nicht mehr! So erfüllen Sie die strengen Anforderungen der DSGVO (und anderer Datenschutzgesetze) hinsichtlich des Zugriffs von Mitarbeitern im Backoffice auf Kundendaten.

Dank individueller Kundenportale können Daten auf intuitive Weise gespeichert und leicht an Ihre Protokolle und Anforderungen angepasst werden, was zu einer effizienteren internen Zusammenarbeit und einfacheren Audits führt.

Bewährte Verfahren für ein effizientes Vermögensverwaltungs-DMS

Bei der Arbeit mit einem Wealth-Management-DMS sollten Sie folgende vier wesentliche Vorgehensweisen anwenden, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem System herausholen.

Digitale Signaturen

Nutzen Sie eine Lösung wie MyDocSafe, die das einfache Einfügen digitaler Signaturen ermöglicht. Durch die Inline-Integration dieser Signaturen überall dort, wo Zustimmung oder Genehmigung erforderlich ist, schaffen Sie eine intuitivere und effizientere Benutzererfahrung. Die Möglichkeit, PDF-Dokumente zu signieren, dynamische HTML-Vorlagen direkt zu bearbeiten und sogar ausgefüllte Webformulare zu signieren (und anschließend in PDF zu konvertieren), versetzt Vermögensverwalter in die Lage, flexibel und proaktiv auf die Bedürfnisse ihrer Kunden einzugehen.

Dynamische HTML-Vorlagen und Webformulare

Die Finanzgesetzgebung entwickelt sich ständig weiter. Durch den Zugriff auf HTML-Vorlagen und Webformulare, die sich leicht anpassen und aktualisieren lassen, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden, können Sie professionell reagieren und die benötigten Informationen ohne Verzögerung oder Abhängigkeit von Dritten erhalten.

Einfaches Hochladen von Dokumenten über Webformulare

Genauso einfach und unkompliziert gestalten Sie den Prozess für Ihre Kunden, indem Sie sie bitten, Dokumente über das Webformular hochzuladen, das sie ohnehin schon für Sie ausfüllen. Ein Wechsel zu einer anderen Plattform ist nicht nötig – bequem, sicher und effizient.

Bieten Sie markeneigene Portale an

Immer mehr Kunden erwarten einen zentralen Anlaufpunkt für ihre Dokumente und Daten. Indem Sie ihnen eine dedizierte, zentrale Ressource bereitstellen, ermöglichen Sie Ihren Kunden, proaktiv die Kontrolle über ihre Daten zu übernehmen und den Kommunikationsaufwand zu reduzieren.

Optimieren Sie Ihr Onboarding, Ihre Effizienz und das Kundenerlebnis im Bereich Vermögensverwaltung mit MyDocSafe

Mit gebrandeten Kundenportalen, anpassbaren E-Formularen mit integriertem Dokumenten-Upload, flexiblen und intuitiven Onboarding-Prozessen sowie umfassender Sicherheit hilft Ihnen MyDocSafe dabei, einen neuen Standard an Kundenservice und Professionalität zu setzen.

Sind Sie bereit, Ihre Arbeitsabläufe für Vermögensverwaltungskunden zu transformieren?

Kontaktieren Sie sales@mydocsafehq.com , um ein Gespräch zu beginnen.