MyDocSafe Cas d'utilisation : Intégration et relation client en gestion de patrimoine.
MyDocSafe Cas d'utilisation : Intégration et relation client en gestion de patrimoine.
La gestion de patrimoine est un domaine où la confiance, la transparence et l'efficacité des processus sont primordiales. Outre la nécessité de gérer un portefeuille complexe de comptes (individuels, joints, PEA, opérations sur actions étrangères…), s'ajoute l'exigence d'un niveau de sécurité et de professionnalisme maximal. Si l'on tient compte d'autres variables, comme le niveau d'accès direct et de contrôle qu'un client souhaite conserver sur ses investissements, ainsi que les obligations de conformité en matière de KYC/AML, on comprend aisément comment les flux de travail peuvent devenir complexes.
La transformation numérique a profondément modifié les attentes des clients. Un service moderne et fiable exige une solution de gestion documentaire (GED) tout aussi moderne et fiable. Dans cet article, nous explorerons comment MyDocSafe peut aider le secteur de la gestion de patrimoine à répondre à ces enjeux, afin d'offrir une expérience client exceptionnelle.
Gestion de patrimoine : Les problèmes courants qui affectent l'expérience client
Les processus d'intégration dans le secteur de la gestion de patrimoine sont complexes. Entre les partenaires commerciaux et les membres de la famille à prendre en compte, les formulaires gouvernementaux, les autorisations de transactions et les consentements à partager avec les anciens conseillers ou banquiers, de nombreux éléments et interdépendances doivent être réunis pour que le processus puisse progresser.
Il est souvent nécessaire de gérer un processus d'approbation complexe, comportant plusieurs étapes, de multiples contrôles de sécurité et des phases de collecte de données. Cette complexité peut engendrer de la frustration chez les clients. Remplir des formulaires est fastidieux en soi, mais cela s'avère particulièrement pénible pour ceux qui cherchent à accéder à un service censé leur simplifier la vie.
La Covid-19 a également accéléré l'évolution des attentes. Avant la pandémie, un conseiller pouvait rencontrer ses clients en personne, leur poser des questions et saisir eux-mêmes les données. Après plusieurs mois de gestion à distance de ce processus, les clients s'attendent aujourd'hui à accéder à un portail en ligne où la plupart des informations nécessaires sont déjà préremplies.
Un processus d'intégration mal conçu peut nuire à la confiance des clients, surtout s'il paraît amateur, par exemple en utilisant plusieurs logiciels inconnus dans un flux de travail laborieux et improvisé. Ajoutez à cela l'impératif de rapidité (les questions financières urgentes peuvent être traitées rapidement) et l'on comprend aisément pourquoi un processus d'intégration fluide et bien pensé est essentiel à une expérience client réussie.
Les solutions
MyDocSafe offre une plateforme qui va bien au-delà de la gestion documentaire, capable de transformer l'expérience client et, par conséquent, d'améliorer le délai de rentabilisation et de réduire le risque d'échec des transactions.
Pour initier une nouvelle relation client en leur offrant la meilleure expérience possible, les gestionnaires de patrimoine peuvent mettre en place un processus d'accueil fluide et entièrement personnalisé. Grâce à de puissantes automatisations au sein de chaque flux de travail, les données sont automatiquement importées pour préremplir les formulaires, ce qui réduit la frustration et la nécessité pour le client d'intervenir. Les portails sur mesure constituent un excellent moyen d'instaurer la confiance et de démontrer la compétence et le caractère proactif de votre service.
Une fois que les clients utilisent le système, celui-ci représente également une méthode plus efficace pour gérer la collecte de données en continu. Lorsque des sources tierces, telles que le registre du commerce et des sociétés ou les services de recherche d'adresses, sont disponibles, les données peuvent être extraites pour préremplir les formulaires. Les formulaires électroniques peuvent être envoyés directement sur les portails clients, ce qui facilite leur remplissage. MyDocSafe offre un contrôle étendu sur le contenu de ces formulaires et les modèles associés. Les gestionnaires de patrimoine peuvent modifier leur format en quelques secondes, ce qui permet de prendre facilement en compte les évolutions législatives, sans avoir à contacter l'éditeur du logiciel.
MyDocSafe centralise les fournisseurs de services de lutte contre le blanchiment d'argent et de connaissance du client (LCB-FT), offrant ainsi à ses clients un accès simplifié aux prestataires adaptés à leur juridiction. Grâce à des contrôles antifraude essentiels et à un stockage de données de pointe s'appuyant sur AWS et une certification indépendante ISO 27001:2013, la sécurité est garantie, assurant la protection de toutes les personnes impliquées dans le compte.
Les avantages
L'amélioration la plus immédiate apportée par l'utilisation de MyDocSafe dans un contexte de gestion de patrimoine sera ressentie tant par le client que par le gestionnaire : un gain d'efficacité considérable. Les échanges sont fluides, l'information et les autorisations circulant plus librement. Consacrez votre temps à obtenir pour vos clients les résultats qu'ils attendent, au lieu de les relancer pour des réponses, des signatures et des autorisations fastidieuses.
La confiance et la transparence sont optimales (un point essentiel lorsqu'il s'agit de questions financières) grâce aux portails personnalisés, ce qui permet d'améliorer et de renforcer les relations clients. De plus, une fois les processus automatisés mis en place et optimisés, ils sont facilement reproductibles pour les clients suivants.
La clarté interne, gage d'une gestion et d'une communication client plus efficaces, est également améliorée. La gestion granulaire des droits d'accès proposée par MyDocSafe vous permet d'accorder à votre équipe l'accès aux seules informations nécessaires, et rien de plus ! Vous pouvez ainsi vous conformer aux exigences strictes du RGPD (ou autres lois sur la protection des données) concernant le personnel administratif et l'accès non autorisé aux données clients.
Grâce aux portails clients individuels, les données peuvent être stockées de manière intuitive et facilement personnalisable pour répondre à vos protocoles et exigences, ce qui permet une collaboration interne plus efficace et un audit simplifié.
Meilleures pratiques pour une gestion de patrimoine efficace (DMS)
Lorsque vous travaillez avec un système de gestion de patrimoine, voici quatre pratiques essentielles à mettre en œuvre pour tirer le meilleur parti de votre système.
Signatures numériques
Utilisez une solution comme MyDocSafe, qui facilite l'insertion de signatures numériques. En les intégrant directement dans le texte, là où le consentement et l'autorisation sont nécessaires, vous offrez une expérience utilisateur plus intuitive et efficace. La possibilité de signer des documents PDF, de modifier instantanément le contenu de modèles HTML dynamiques et même de signer des formulaires web préremplis (puis de les convertir en PDF) permet aux gestionnaires de patrimoine de rester réactifs et proactifs pour accompagner leurs clients dans leurs projets.
Modèles HTML dynamiques et formulaires Web
La législation financière évolue constamment. Grâce à l'accès à des modèles HTML et des formulaires web facilement modifiables et actualisables pour s'adapter aux nouvelles exigences, vous pouvez réagir et obtenir les informations nécessaires de manière professionnelle, sans délai et sans dépendre d'un tiers.
Téléchargement facile de documents via Webforms
De même, simplifiez la procédure pour vos clients en leur demandant de télécharger les documents via le formulaire en ligne qu'ils remplissent déjà pour vous. Inutile de changer de plateforme : c'est pratique, sûr et efficace.
Proposer des portails de marque
Les clients s'attendent de plus en plus à disposer d'un guichet unique pour accéder à leurs documents et données. En leur fournissant une ressource dédiée et centralisée, vous leur donnez les moyens d'agir en toute autonomie, réduisant ainsi les besoins de communication.
Transformez l'intégration, l'efficacité et l'expérience client dans la gestion de patrimoine grâce à MyDocSafe
Offrant des portails clients personnalisés, des formulaires électroniques personnalisables avec téléchargement de documents intégré, des flux d'intégration adaptables et intuitifs et une sécurité totale, MyDocSafe vous aide à offrir un nouveau standard de service client et de professionnalisme.
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