Cas d'utilisation

Gestion de cabinet

Une seule plateforme pour les tâches, le temps, les équipes et les clients

Gérer un cabinet moderne implique de jongler avec les échéances, les demandes des clients, les tâches de conformité et la collaboration interne, souvent à travers plusieurs outils.

MyDocSafe La gestion de cabinet rassemble tout dans un seul environnement sécurisé : tâches, feuilles de temps, minuteurs, collaboration avec les clients, communication d'équipe et automatisation des flux de travail - entièrement intégrée à votre portail client.

Fini les courriels éparpillés. Fini les délais manqués. Fini la course aux informations.

Conçu pour les entreprises actives

Que vous soyez un cabinet comptable en pleine croissance, un conseiller fiscal, une équipe juridique ou un cabinet de conseil, MyDocSafe vous aide à :

  • Gérez toutes les tâches au même endroit
  • Suivre le temps facturable et non facturable
  • Attribuer des tâches aux membres de l'équipe ou aux clients
  • Communiquer de manière sécurisée dans le cadre des tâches
  • Standardiser les flux de travail récurrents
  • Réduire le bruit des courriels internes
  • Accroître la responsabilisation et la visibilité

Fonctionnalités principales

Gestion des tâches adaptée à vos besoins

Créez, priorisez et suivez les tâches à l'échelle de votre entreprise.

  • Listes de tâches par client, projet ou service interne
  • Suivi de l'état et dates d'échéance
  • dépendances des tâches
  • Pièces jointes et liens vers les documents
  • Journal d'audit et historique des activités

Chaque tâche se déroule dans votre environnement sécurisé MyDocSafe - connectée au bon client et aux bons documents.

Attribuer des tâches aux clients ou aux membres de l'équipe

Déléguez clairement et avec assurance.

  • Attribuer des tâches aux membres du personnel
  • Attribuer directement des tâches aux clients
  • Établir des échéances et des priorités
  • Contrôler la visibilité et les autorisations
  • Suivi de l'avancement en temps réel

Les clients voient exactement ce qu'ils doivent faire sur leur portail – fini les relances par e-mail.

Communication d'équipe avec @Mentions

Collaborez sans abandonner la tâche.

  • Commentez directement dans les tâches
  • Utilisez les @mentions pour informer vos collègues.
  • Veillez à ce que les discussions restent liées à des emplois spécifiques.
  • Conserver un historique de conversation permanent

Les communications internes et celles avec les clients restent organisées et contextualisées – elles ne sont pas enfouies dans les boîtes de réception.

Notifications intelligentes

Ne ratez plus jamais une échéance.

  • Notifications de tâches en temps réel
  • Alertes pour les mentions et les commentaires
  • Notifications de fin de commande client
  • Rappels d'échéance

Votre équipe reste informée sans suivi manuel constant.

Feuilles de temps et minuteurs intégrés

Suivez le temps sans effort.

  • Démarrer et arrêter les minuteurs dans les tâches
  • Saisie manuelle des heures
  • Séparer les heures facturables et non facturables
  • Générer des rapports de temps
  • Améliorer la précision de la facturation

Grâce à la connexion entre le suivi des tâches et du temps, la production de rapports devient simple et fiable.

Modèles de tâches et automatisation des flux de travail

Standardiser les processus récurrents.

  • Créez des modèles de tâches pour les travaux courants (par exemple : déclarations fiscales, intégration des nouveaux employés, traitement de la paie).
  • Prédéfinir les séquences de tâches
  • Attribuer des membres d'équipe par défaut
  • Définir des délais automatiques
  • Réutilisation entre clients

Cela garantit une cohérence au sein de l'entreprise et réduit le temps d'intégration des nouveaux employés.

Conçu pour les cabinets en contact avec la clientèle

Contrairement aux applications de tâches autonomes, MyDocSafe intègre directement la gestion de cabinet avec :

  • Portails clients sécurisés
  • Signatures électroniques
  • archivage de documents
  • Automatisation des flux de travail
  • processus de conformité

Tout se déroule dans un écosystème sécurisé unique, ce qui réduit les risques et accroît l'efficacité.

Avantages pour votre entreprise

  • Visibilité accrue - Sachez à tout moment qui travaille sur quoi.
  • Délais d'exécution plus courts - Une responsabilité clairement définie accélère la livraison
  • Une meilleure expérience client - Une collaboration structurée et sécurisée
  • Réduction des tâches administratives : les modèles et l’automatisation éliminent les répétitions.
  • Rentabilité accrue – Un suivi précis du temps permet une meilleure facturation

Remplacez plusieurs outils par une seule plateforme sécurisée

Arrêtez de passer d'un élément à l'autre :

  • E-mail
  • Tableurs
  • Applications de suivi du temps
  • Tableaux de tâches
  • Outils de messagerie

MyDocSafe consolide votre flux de travail dans un environnement professionnel et sécurisé conçu pour les industries réglementées.

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