Incorporación de clientes en tiempos de pandemia
El coronavirus obligó a muchas empresas de servicios profesionales a replantearse la forma de integrar a sus clientes. Debido a las normas de distanciamiento social, las interacciones presenciales ya no son la forma preferida para realizar comprobaciones KYC, renovar contratos o vender. Estos procesos deben migrar a la era digital para que las empresas sigan creciendo y fidelizando su cartera de clientes. La transformación digital es ahora una cuestión de supervivencia.
Las reglas KYC se incorporaron a la legislación antes del Covid como reacción a la última crisis financiera.
Muchos gobiernos están interesados en facilitar la digitalización de los procesos de alta de clientes para prevenir un colapso económico. Algunas autoridades publicaron nuevas notas orientativas, mientras que otras introdujeron cambios en la legislación AML/KYC.
Ejemplo de FCA
La FCA, por ejemplo, publicó notas orientativas que aseguran a las empresas que pueden retrasar o posponer algunas actividades de diligencia debida de sus clientes para evitar interrupciones. Sin embargo, como norma general, la FCA advirtió a las empresas que no relajen su postura respecto al riesgo regulatorio para afrontar las dificultades actuales.
A continuación se incluye un extracto de ese artículo que resume la recomendación de la FCA sobre los métodos AML/KYC digitales:
"Las empresas ya pueden utilizar una combinación de los siguientes (cuando corresponda):
- Aceptar documentación escaneada enviada por correo electrónico, preferiblemente en formato PDF
- buscar la verificación de identidad de un tercero para corroborar la proporcionada por el cliente, por ejemplo, de su abogado o contador
- Solicitar a los clientes que envíen fotografías o videos digitales para compararlos con otras formas de identificación recopiladas como parte del proceso de incorporación.
- confiar en la debida diligencia realizada por otros, como el proveedor principal de la cuenta bancaria del cliente, cuando existan acuerdos adecuados para proporcionar acceso a los datos
- utilizar proveedores comerciales que triangulan las fuentes de datos para verificar la documentación proporcionada
- utilizar soluciones de identidad digital para identificar a los clientes cuando una empresa considere que la solución proporciona un nivel adecuado de seguridad en cuanto a la identidad de una persona
- recopilar y analizar datos adicionales para triangular la evidencia proporcionada por el cliente, como geolocalización, direcciones IP, números de teléfono verificables
- verificar números de teléfono, correos electrónicos y/o direcciones físicas mediante el envío de códigos a la dirección del cliente para validar el acceso a las cuentas, y
- Solicitar verificación adicional una vez que se levanten las restricciones de movimiento para el grupo de clientes pertinente"
En otras palabras, seamos prácticos, hagamos esfuerzos razonables para verificar la identidad y, en algunos casos, volver a verificarla cuando se levanten las restricciones. Por lo tanto, es fundamental mantener registros adecuados para controlar las actividades retrasadas.
Enfoque MyDocSafe
En MyDocSafe ayudamos a las empresas a migrar todos sus procesos de incorporación de clientes a la plataforma online. Gracias al desarrollo de una potente tecnología de prototipado, podemos mostrar todo el proceso de principio a fin en cuestión de días. En concreto, el proceso puede incluir tantos pasos como sean necesarios e incluir:
- Un recorrido del cliente que incluye todos los pasos necesarios que se reajustan automáticamente sobre la marcha en función de las elecciones de productos o circunstancias del cliente.
- Un flujo de trabajo administrativo para la evaluación de riesgos, notificaciones y aprobaciones internas
- Migración automática de datos a sistemas de terceros
Además, la plataforma de incorporación MyDocSafe es capaz de ofrecer un etiquetado blanco completo que incluye:
- Dominio de inicio de sesión del portal
- Dominio de envío de correo electrónico
- Aplicación móvil de marca
- Plantillas y redacción de mensajes
- Esquema de colores, logotipos y fuentes
De esta manera, nuestros clientes empresariales pueden garantizar que sus clientes estén expuestos a una experiencia digital coherente, mejorando la confianza, la satisfacción y la retención.