Klantenwerving in tijden van een pandemie
Het coronavirus heeft veel professionele dienstverleners gedwongen hun manier van klantwerving te herzien. Door de regels voor sociale afstand zijn persoonlijke interacties niet langer de geprefereerde methode voor KYC-controles, contractverlengingen of verkoopgesprekken. Deze processen moeten online plaatsvinden om te kunnen blijven groeien en het klantenbestand te behouden. Digitale transformatie is nu een kwestie van overleven.
KYC-regels werden vóór Covid al in de wetgeving opgenomen als reactie op de vorige financiële crisis.
Veel overheden willen de digitalisering van klantacceptatieprocessen bevorderen om een economische ineenstorting te voorkomen. Sommige autoriteiten hebben nieuwe richtlijnen uitgebracht, andere hebben wijzigingen in de AML/KYC-wetgeving doorgevoerd.
FCA-voorbeeld
De FCA heeft bijvoorbeeld richtlijnen uitgebracht waarin bedrijven gerustgesteld worden dat ze bepaalde klantonderzoeksactiviteiten kunnen uitstellen om verstoringen te voorkomen. Over het algemeen waarschuwde de FCA bedrijven echter om hun houding ten opzichte van regelgevingsrisico's niet te versoepelen om de huidige problemen het hoofd te bieden.
Hieronder volgt een fragment uit dat artikel waarin de aanbeveling van de FCA over digitale AML/KYC-methoden wordt samengevat:
"Bedrijven kunnen reeds een combinatie van de volgende methoden gebruiken (indien van toepassing):
- Gescande documenten die per e-mail worden verzonden, worden geaccepteerd, bij voorkeur als PDF-bestand.
- Vraag een derde partij om de identiteit te verifiëren ter bevestiging van de door de cliënt verstrekte informatie, bijvoorbeeld via diens advocaat of accountant.
- Vraag klanten om digitale foto's of video's in te dienen ter vergelijking met andere identificatiemiddelen die tijdens het onboardingproces zijn verzameld.
- Vertrouwen stellen in het due diligence-onderzoek dat door anderen wordt uitgevoerd, zoals de primaire bankrekeningaanbieder van de cliënt, indien er passende overeenkomsten zijn om toegang tot gegevens te verlenen.
- Maak gebruik van commerciële dienstverleners die gegevensbronnen vergelijken om de verstrekte documentatie te verifiëren.
- Digitale identiteitsoplossingen gebruiken om klanten te identificeren wanneer een bedrijf van mening is dat de oplossing een passend niveau van zekerheid biedt met betrekking tot de identiteit van een persoon.
- Aanvullende gegevens verzamelen en analyseren om het bewijsmateriaal van de cliënt te bevestigen, zoals geolocatie, IP-adressen en verifieerbare telefoonnummers.
- Telefoonnummers, e-mailadressen en/of fysieke adressen verifiëren door codes naar het adres van de klant te sturen om de toegang tot accounts te valideren, en
- Vraag om aanvullende verificatie zodra de bewegingsbeperkingen voor de betreffende cliëntengroep zijn opgeheven.
Met andere woorden: laten we praktisch blijven, redelijke inspanningen leveren om de identiteit te verifiëren en deze in sommige gevallen opnieuw controleren wanneer de beperkingen worden opgeheven. Een goede registratie is daarom erg belangrijk om vertraagde activiteiten bij te houden.
MyDocSafe benadering
Bij MyDocSafe helpen we bedrijven hun volledige klantonboardingproces online te zetten. Dankzij onze krachtige prototypingtechnologie kunnen we het complete proces binnen enkele dagen demonstreren. Dit proces kan zoveel stappen bevatten als nodig is en kan het volgende omvatten:
- Een klanttraject dat alle benodigde stappen omvat en zich automatisch aanpast op basis van de productkeuzes of omstandigheden van de klant.
- Een administratieve workflow voor risicobeoordeling, meldingen en interne goedkeuringen.
- Automatische migratie van gegevens naar systemen van derden
Bovendien biedt het onboardingplatform MyDocSafe de mogelijkheid tot volledige white-labeling, inclusief:
- Inlogdomein voor het portaal
- E-mail verzenddomein
- Mobiele app met merklogo
- Berichtsjablonen en formuleringen
- Kleurenschema, logo's en lettertypen
Op deze manier kunnen onze zakelijke klanten ervoor zorgen dat hun klanten een samenhangende digitale ervaring krijgen, wat het vertrouwen, de tevredenheid en de klantloyaliteit verbetert.