5. Dodaj swoje kontakty
5. Dodaj swoje kontakty
Nasza funkcja Kontakty to mini CRM, który pozwala Ci gromadzić ważne informacje o potencjalnych klientach, klientach i pracownikach. Każdy kontakt posiada arkusz danych, który można dostosować do własnych potrzeb. Umożliwia on również wyszukiwanie portali, do których dany kontakt ma dostęp, oraz grup, do których należy. Możesz również skonfigurować powiązania między kontaktami, aby śledzić złożone relacje.
Funkcja kontaktów MyDocSafe umożliwia śledzenie informacji o klientach, relacji między kontaktami i portali, do których mają dostęp, dzięki czemu możesz łatwo zarządzać nawet najbardziej złożonymi ustaleniami.
Kontakty można dodawać pojedynczo lub masowo, korzystając z importera plików CSV.
Mamy dwa rodzaje kontaktów: kontakty indywidualne (osoby fizyczne) i kontakty organizacyjne.
Kontakty indywidualne
Każdy indywidualny kontakt w MyDocSafe musi mieć unikalny adres e-mail. Imię i nazwisko są również wymagane. Wszystkie pozostałe pola są opcjonalne.
Najważniejsze cechy:
Karta kontaktowa
Pierwsza zakładka w kontakcie to Karta Kontaktu, która zawiera podstawowe informacje o kontakcie. Oprócz podstawowych danych kontaktowych i statusu kontaktu, możesz skonfigurować dwa opcjonalne pola:
1. Domyślne hasło do podpisywania dokumentów – jeśli jest to preferowany przez Ciebie środek bezpieczeństwa
2. Powiązany folder do przechowywania podpisanych dokumentów – jeśli chcesz przechowywać wszystkie dokumenty podpisane przez ten kontakt w określonym folderze
Pola niestandardowe
Druga zakładka w kontakcie zawiera pola niestandardowe zdefiniowane przez użytkownika, w których można utworzyć własną listę pól, które chcesz zbierać i przechowywać.
Spinki do mankietów
Linki umożliwiają tworzenie relacji między kontaktami, co ułatwia śledzenie złożonych relacji osobistych i organizacyjnych między klientami. Czy kontakt jest akcjonariuszem, pracownikiem, dyrektorem, wspólnikiem innej firmy? Sekcja linków wyświetli powiązane kontakty, ułatwiając nawigację.
Portale
W sekcji portali wyświetlone zostaną wszystkie portale, do których zaproszono kontakt.
Grupy kontaktowe
Dodaj kontakty do grupy, jeśli często rozsyłasz dokumenty do zatwierdzenia do określonej listy użytkowników (pracowników, udziałowców, dyrektorów itp.) i nie chcesz dodawać tych użytkowników indywidualnie za każdym razem, gdy wysyłasz dokument do podpisu. Po skonfigurowaniu możesz użyć nazwy grupy w polu „Osoba podpisująca” podczas wysyłania dokumentu. Po kliknięciu „Dalej” zaimportujemy wszystkich użytkowników należących do tej grupy, aby zaoszczędzić Ci czas.
Należy pamiętać, że jeśli rozpowszechniasz dokumenty, konieczne może być wybranie opcji „Każdy podpisuje osobną kopię dokumentu” w zaawansowanych ustawieniach e-podpisu, zamiast podpisywania tego samego dokumentu w sposób okrężny.
Kontakty organizacyjne
Każdy kontakt organizacyjny w MyDocSafe musi mieć unikalną nazwę. Wszystkie pozostałe pola są opcjonalne.
Najważniejsze cechy:
Karta kontaktowa
Pierwszą zakładką w kontakcie jest Karta kontaktu, która zawiera podstawowe informacje o kontakcie.
Pola niestandardowe
Druga zakładka w kontakcie zawiera pola niestandardowe zdefiniowane przez użytkownika, w których można utworzyć własną listę pól, które chcesz zbierać i przechowywać.
Spinki do mankietów
Linki umożliwiają tworzenie relacji między kontaktami, co ułatwia śledzenie złożonych relacji osobistych i organizacyjnych między klientami. Czy kontakt jest akcjonariuszem, pracownikiem, dyrektorem, wspólnikiem innej firmy? Sekcja linków wyświetli powiązane kontakty, ułatwiając nawigację.
Portale
W sekcji portali wyświetlone zostaną wszystkie portale, które mają taką samą nazwę jak nazwisko osoby kontaktowej w organizacji.
Teraz przejdź do następnego kroku
6. Dodaj swoje usługi
Lub przejdź do poprzedniego kroku