5. Adicione seus contatos
5. Adicione seus contatos
Nosso recurso de Contatos é um mini CRM que permite manter informações importantes sobre seus clientes potenciais, clientes atuais ou funcionários. Cada contato possui uma ficha cadastral que pode ser personalizada de acordo com suas necessidades e permite consultar os portais aos quais o contato tem acesso e os grupos aos quais pertence. Você também pode configurar vínculos entre contatos para acompanhar relacionamentos complexos.
O recurso de contatos permite que você acompanhe as informações do cliente, os relacionamentos entre os contatos e os portais aos quais eles têm acesso, facilitando o gerenciamento até mesmo dos arranjos mais complexos.
Você pode adicionar contatos individualmente ou em lote através de um importador de arquivos CSV.
Temos dois tipos de contatos: contatos individuais (pessoas físicas) e contatos organizacionais.
Contatos individuais
Cada contato individual em MyDocSafe precisa ter um endereço de e-mail exclusivo. Nome e sobrenome também são obrigatórios. Todos os outros campos são opcionais.
Principais características:
Cartão de contato
A primeira aba de um contato é o Cartão de Contato, que contém informações básicas sobre o contato. Além das informações básicas de contato e do status do contato, você pode configurar dois campos opcionais:
1. Senha padrão para assinatura de documentos - caso essa seja sua medida de segurança preferida.
2. Pasta vinculada para armazenar documentos assinados - caso deseje armazenar todos os documentos assinados por este contato em uma pasta específica.
Campos personalizados
A segunda aba em um contato contém campos personalizados definidos pelo usuário, onde você pode criar sua própria lista de campos que deseja coletar e armazenar.
Links
Os links permitem criar relações entre contatos, facilitando o acompanhamento de relacionamentos pessoais e organizacionais complexos entre seus clientes. Um contato é acionista, funcionário, diretor ou sócio de outra empresa? A seção de links mostrará os contatos relacionados para facilitar a navegação.
Portais
A seção de portais mostrará todos os portais para os quais um contato foi convidado.
Grupos de contato
Adicione contatos a um Grupo se você costuma distribuir documentos para aprovação a uma lista de usuários (funcionários, acionistas, diretores etc.) e não quer adicionar esses usuários individualmente cada vez que enviar um documento para assinatura. Depois de configurado, você pode usar o nome do Grupo no campo "assinante" ao enviar um documento. Após clicar em "Avançar", importaremos todos os usuários individuais que pertencem a esse Grupo para economizar seu tempo.
Observe que, se você estiver distribuindo documentos em vez de cada pessoa assinar o mesmo documento em um esquema de rodízio, talvez seja necessário selecionar a opção "Cada pessoa assina uma cópia separada do documento" nas configurações avançadas de assinatura eletrônica.
Contatos Organizacionais
Cada contato organizacional em MyDocSafe precisa ter um nome único. Todos os outros campos são opcionais.
Principais características:
Cartão de contato
A primeira aba em um contato é um Cartão de Contato que contém informações básicas sobre o contato.
Campos personalizados
A segunda aba em um contato contém campos personalizados definidos pelo usuário, onde você pode criar sua própria lista de campos que deseja coletar e armazenar.
Links
Os links permitem criar relações entre contatos, facilitando o acompanhamento de relacionamentos pessoais e organizacionais complexos entre seus clientes. Um contato é acionista, funcionário, diretor ou sócio de outra empresa? A seção de links mostrará os contatos relacionados para facilitar a navegação.
Portais
A seção de portais mostrará todos os portais que têm o mesmo nome que o nome do contato organizacional.
Agora, vá para o próximo passo.
6. Crie seu primeiro fluxo de trabalho
Ou, volte para a etapa anterior.