5. Aggiungi i tuoi contatti
5. Aggiungi i tuoi contatti
La nostra funzionalità Contatti è un mini CRM che ti consente di gestire informazioni importanti sui tuoi potenziali clienti, clienti o dipendenti. Ogni contatto ha una scheda dati personalizzabile in base alle tue esigenze e ti consente di consultare i portali a cui ha accesso e i gruppi a cui appartiene. Puoi anche impostare collegamenti tra i contatti per tenere traccia di relazioni complesse.
La funzione MyDocSafe contatti ti consente di tenere traccia delle informazioni sui clienti, delle relazioni tra i contatti e dei portali a cui hanno accesso, semplificando la gestione anche degli accordi più complessi.
È possibile aggiungere i contatti uno alla volta o in blocco tramite un importatore di file CSV.
Abbiamo due tipi di contatti: contatti individuali (persone fisiche) e contatti organizzativi.
Contatti individuali
Ogni singolo contatto in MyDocSafe deve avere un indirizzo email univoco. Sono obbligatori anche nome e cognome. Tutti gli altri campi sono facoltativi.
Caratteristiche principali:
Scheda di contatto
La prima scheda di un contatto è la Scheda Contatto, che contiene informazioni di base sul contatto. Oltre alle informazioni di base e allo stato del contatto, è possibile impostare due campi opzionali:
1. Password predefinita per la firma dei documenti: se questa è la misura di sicurezza preferita
2. Cartella collegata per l'archiviazione dei documenti firmati: se desideri archiviare tutti i documenti firmati da questo contatto in una cartella specifica
Campi personalizzati
La seconda scheda in un contatto contiene campi personalizzati definiti dall'utente, in cui è possibile creare un elenco di campi che si desidera raccogliere e memorizzare.
Collegamenti
I link consentono di creare relazioni tra i contatti per semplificare il monitoraggio di complesse relazioni personali e organizzative tra i clienti. Un contatto è un azionista, un dipendente, un amministratore o un socio di un'altra azienda? La sezione link mostrerà i contatti correlati per una facile navigazione.
Portali
Nella sezione portali verranno mostrati tutti i portali a cui è stato invitato un contatto.
Gruppi di contatto
Aggiungi contatti a un Gruppo se distribuisci frequentemente documenti per l'approvazione a un elenco di utenti (dipendenti, azionisti, amministratori, ecc.) e non desideri aggiungere questi utenti singolarmente ogni volta che invii un documento per la firma. Una volta impostata la configurazione, puoi utilizzare il nome del Gruppo nel campo "firmatario" quando invii un documento. Dopo aver cliccato su "Avanti", importeremo tutti i singoli utenti che appartengono a quel Gruppo per farti risparmiare tempo.
Tieni presente che potrebbe essere necessario selezionare l'opzione "Ognuno firma una copia separata del documento" nelle impostazioni avanzate di firma elettronica, se stai distribuendo documenti, anziché firmare lo stesso documento in modalità round-robin.
Contatti organizzativi
Ogni contatto organizzativo in MyDocSafe deve avere un nome univoco. Tutti gli altri campi sono facoltativi.
Caratteristiche principali:
Scheda di contatto
La prima scheda di un contatto è la scheda contatto, che contiene informazioni di base sul contatto.
Campi personalizzati
La seconda scheda in un contatto contiene campi personalizzati definiti dall'utente, in cui è possibile creare un elenco di campi che si desidera raccogliere e memorizzare.
Collegamenti
I link consentono di creare relazioni tra i contatti per semplificare il monitoraggio di complesse relazioni personali e organizzative tra i clienti. Un contatto è un azionista, un dipendente, un amministratore o un socio di un'altra azienda? La sezione link mostrerà i contatti correlati per una facile navigazione.
Portali
Nella sezione portali verranno mostrati tutti i portali che hanno lo stesso nome del contatto organizzativo.
Ora, vai al passaggio successivo
6. Crea il tuo primo flusso di lavoro
Oppure, vai al passaggio precedente