Automação do fluxo de trabalho de documentos usando MyDocSafe

Automação do fluxo de trabalho de documentos

Neste artigo, gostaria de explicar como o MyDocSafe ajuda a automatizar fluxos de trabalho de documentos.

Definições

Vamos começar pelas definições, já que aqui usamos vários termos que podem não ser óbvios.

Fluxos de trabalho.

Fluxos de trabalho podem ter significados diferentes para pessoas diferentes. Vou definir fluxo de trabalho como "uma série de ações que uma empresa pode querer que seus clientes executem em uma sequência predefinida" para iniciar um relacionamento comercial ou conduzir negócios. Isso pode envolver ações simples, como a criação de uma assinatura digital e a realização de um pagamento, ou pode envolver um fluxo de trabalho complexo e multifacetado. Este último pode envolver vários departamentos, várias pessoas e dezenas de etapas ou mais, incluindo a seleção de produtos, seguida por verificações de AML (Anti-Money Laundering, ou Prevenção à Lavagem de Dinheiro), assinatura de contratos e preenchimento de formulários. Por fim, confira nossa página de produtos específica relacionada à integração de clientes.

Assinaturas digitais.

Consulte a seção jurídica do nosso site para descobrir o que é uma assinatura eletrônica e entender por que nossa assinatura eletrônica legal é aceita no mundo todo. Além disso, visite nossa página de produtos para saber como nossa assinatura digital funciona. Para uma visão mais abrangente, acesse a Wikipédia .

Verificações de AML (Anti-Money Laundering, ou Prevenção à Lavagem de Dinheiro).

As verificações AML, ou verificações de combate à lavagem de dinheiro, referem-se a ferramentas digitais de verificação de identidade e antecedentes que utilizam dados, documentos e imagens como entradas e geram relatórios como saídas, que geralmente fornecem uma pontuação relacionada à confiabilidade e verificabilidade dos dados provenientes de fontes públicas.

Integração

Qualquer empresa com um departamento ou expertise em compliance provavelmente já ouviu falar do termo. Para quem não está familiarizado, vamos definir onboarding como “as etapas necessárias para iniciar legalmente um relacionamento com um cliente”. Em alguns setores, essas etapas devem incluir a verificação de identidade, que geralmente precede a assinatura de qualquer contrato. Em outros, o onboarding é mais uma questão de proporcionar uma experiência de vendas impecável do que de compliance. Contudo, é inegável que se trata de uma questão em que os departamentos de vendas e compliance devem trabalhar em conjunto para oferecer uma experiência de onboarding sem complicações.

Iniciar ou renovar uma relação comercial

Oferecemos três ferramentas que podem ser combinadas e adaptadas às necessidades específicas de cada cliente para ajudá-lo na integração dos mesmos:

1. Cliente: uma ou duas pessoas físicas ou diretores de empresa

1. 1. Nome do produto: MyDocSafe Fluxos de trabalho
   2. Casos de uso: Ideal para pequenas empresas de serviços profissionais, como escritórios de contabilidade, escritórios de advocacia, escritórios de escrituração contábil, imobiliárias, consultores financeiros e consultorias.
   3. Etapas disponíveis:
      • Assinatura de documentos
      • Preenchimento de formulário
      • Verificações AML
      • Cobrança aos clientes
   4. Prós
      1. Muito fácil e rápido de configurar.
      2. Qualquer ordem de passos é permitida
   5. Contras
      1. Os fluxos de trabalho são enviados como um link que exige que o cliente execute todas as etapas "em uma única sessão", sem a possibilidade de salvar o trabalho ou sair do sistema.
   6. Assista ao vídeo

2. Cliente: pessoa física ou diretor de empresa

1. 1. Nome do produto: MyDocSafe Propostas
   2. Ideal para pequenas empresas de serviços profissionais, como escritórios de contabilidade, escritórios de advocacia, escritórios de escrituração contábil, imobiliárias, consultores financeiros e consultorias.
   3. Etapas disponíveis:
      • Brochura de marketing
      • Vídeo de marketing
      • Aceitação de serviços
      • Aceitação da tabela de preços
      • Configuração de um mecanismo de pagamento
      • Assinatura de documentos (1 ou mais documentos)
      • Verificações AML (verificação de identidade e verificação de documentos)
      • Formulário de due diligence ou levantamento de informações (1 ou mais)
   4. Prós
      1. Um sistema de autoatendimento
      2. Possibilidade de renovar relacionamentos em massa importando um único arquivo CSV.
      3. Painel de controle pronto para uso
      4. API de fluxo de trabalho
      5. Integrações de terceiros (Xero, Zapier)
   5. Contras
      1. Não há fluxos de trabalho administrativos além de notificações.
      2. Ordem predefinida de etapas que não podem ser trocadas.
   6. Assista ao vídeo de visão geral.
   7. Assista ao tutorial

3. Cliente: um indivíduo ou grupo de indivíduos representando uma família ou uma empresa.

1. 1. 1. Nome do produto: MyDocSafe Portais
      2. Ideal para gestores de patrimônio, proprietários de imóveis comerciais, fundos de investimento, bancos privados e grandes empresas de contabilidade.
      3. Etapas disponíveis: Qualquer uma que você possa imaginar e na ordem que desejar:
         • Materiais de marketing
         • Formulários de levantamento de dados
         • Assinatura digital ou 'aprovação' de documentos
         • Verificações de AML (incluindo selfies e digitalização de documentos de identidade)
         • Configuração de pagamento
         • Interromper o processo para dar tempo à equipe administrativa para avaliar os resultados e tomar decisões sobre prosseguir, interromper ou refazer o processo.
         • Os fluxos de trabalho podem ser configurados para se reajustarem dinamicamente com base nas escolhas do cliente ou da empresa.
      4. Prós
         1. Flexibilidade total sobre o processo.
         2. 100% marca branca
         3. Verificações AML usando vários fornecedores
         4. Notificação configurável
         5. Painel de gerenciamento avançado
         6. API de fluxo de trabalho
         7. Qualquer integração com terceiros disponível
      5. Contras
         1. Requer um custo de instalação/configuração.

O que acontece depois: portais do cliente

Uma vez iniciada a relação comercial, nossa poderosa API garante o fluxo de dados e documentos relevantes para sistemas de terceiros, acionando fluxos de trabalho administrativos. Em seguida, o cliente pode acessar um portal do cliente utilizando o mesmo login cadastrado no processo de integração. O portal do cliente pode ser usado para:

• Converse por chat, acione lembretes ou publique anúncios.
• Solicitar, compartilhar ou assinar documentos
• Preencha e assine os formulários.
• Realizar transações complexas, como transações imobiliárias, fusões e aquisições de empresas ou investimentos privados.

Para fluxos de trabalho administrativos baseados em tarefas, consulte nossos parceiros de integração especializados nessa área.

Resumo

Você pode automatizar o fluxo de trabalho de documentos usando nossas ferramentas de diversas maneiras. É preciso considerar o tempo e o custo de configuração, a experiência do cliente, a frequência de uso e a facilidade de fazer alterações. Nossas ferramentas de fluxo de trabalho são fáceis de manter após a configuração, permitindo que você se concentre no trabalho sem precisar contatar o suporte. Se isso lhe interessar, experimente nossa conta gratuita por um mês ou, se suas necessidades forem complexas, entre em contato com sales@mydocsafehq.com hoje mesmo.