Automatisierung des Dokumenten-Workflows

In diesem Artikel möchte ich erklären, wie MyDocSafe bei der Automatisierung von Dokumenten-Workflows hilft.

Definitionen

Beginnen wir mit den Definitionen, da wir hier eine Reihe von Begriffen verwenden, die möglicherweise nicht offensichtlich sind.

Arbeitsabläufe.

Workflows können unterschiedlich interpretiert werden. Ich definiere einen Workflow als „eine Reihe von Aktionen, die ein Unternehmen von seinen Kunden in einer vordefinierten Reihenfolge erwartet“, um eine Geschäftsbeziehung aufzubauen oder Geschäfte abzuwickeln. Dies kann einfache Aktionen wie die Erstellung einer digitalen Signatur und die Durchführung einer Zahlung umfassen oder einen komplexen, mehrstufigen Workflow beinhalten. Letzterer kann mehrere Abteilungen, mehrere Personen und Dutzende von Schritten oder mehr umfassen, darunter die Produktauswahl, gefolgt von AML-Prüfungen, Vertragsunterzeichnung und Formularausfüllung. Besuchen Sie abschließend unsere Produktseite speziell zum Thema Kunden-Onboarding.

Digitale Signaturen.

Im Rechtsbereich unserer Website erfahren Sie, was eine elektronische Signatur ist und warum unsere rechtsgültige elektronische Signatur weltweit anerkannt wird. Auf unserer Produktseite finden Sie außerdem Informationen zur Funktionsweise unserer digitalen Signatur. Einen allgemeineren Überblick bietet Wikipedia .

AML-Prüfungen.

AML-Prüfungen oder Anti-Geldwäsche-Prüfungen sind digitale Identitäts- und Hintergrundprüfungsinstrumente, die Daten, Dokumente und Bilder als Eingaben verwenden und Berichte als Ausgaben erstellen, die in der Regel eine Bewertung der Zuverlässigkeit und Überprüfbarkeit von Daten aus öffentlichen Quellen liefern.

Onboarding

Jedes Unternehmen mit einer Compliance-Abteilung oder entsprechendem Fachwissen kennt den Begriff wahrscheinlich. Für diejenigen, die damit noch nicht vertraut sind, definieren wir Onboarding als „die Schritte, die erforderlich sind, um eine rechtliche Geschäftsbeziehung mit einem Kunden zu beginnen“. In manchen Branchen beinhaltet dieser Schritt die Identitätsprüfung, die häufig vor der Vertragsunterzeichnung notwendig ist. In anderen Branchen geht es beim Onboarding eher um ein reibungsloses Vertriebserlebnis als um die Einhaltung von Vorschriften. Letztendlich ist es jedoch Aufgabe von Vertrieb und Compliance, eng zusammenzuarbeiten, um ein problemloses Onboarding zu gewährleisten.

Aufnahme oder Erneuerung einer Geschäftsbeziehung

Wir bieten drei Tools an, die individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden abgestimmt werden können, um Sie beim Onboarding Ihrer Kunden zu unterstützen:

1. Kunde: eine oder zwei Einzelpersonen oder Geschäftsführer

1. Produktname: MyDocSafe Workflows
2. Anwendungsfälle: Ideal für kleine professionelle Dienstleistungsunternehmen wie Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Anwaltskanzleien, Buchhalter, Immobilienagenturen, Finanzberater und Beratungsunternehmen.
3. Verfügbare Schritte:
  - Unterzeichnung des Dokuments
  - Formularausfüllen
  - AML-Prüfungen
  - Kunden in Rechnung stellen
4. Vorteile
  1. Sehr einfach und schnell einzurichten
  2. Beliebige Reihenfolge der Schritte zulässig
5. Nachteile
  1. Die Arbeitsabläufe werden als Link versendet, der den Kunden zwingt, alle Schritte in einem einzigen Durchgang zu durchlaufen, ohne die Möglichkeit, die Arbeit zu speichern und sich abzumelden.
6. Sehen Sie sich das Video an

2. Auftraggeber: eine Einzelperson oder ein Geschäftsführer.

1. Produktname: MyDocSafe Vorschläge
2. Ideal für kleine professionelle Dienstleistungsunternehmen wie Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Anwaltskanzleien, Buchhalter, Immobilienagenturen, Finanzberater und Beratungsunternehmen.
3. Verfügbare Schritte:
  - Marketingbroschüre
  - Marketingvideo
  - Annahme der Dienstleistungen
  - Annahme des Preisplans
  - Einrichtung eines Zahlungsmechanismus
  - Unterzeichnung von Dokumenten (1 oder mehrere Dokumente)
  - AML-Prüfungen (Identitätsprüfung und Dokumentenprüfung)
  - Sorgfaltsprüfungs- oder Sachverhaltsermittlungsformular (1 oder mehrere)
4. Vorteile
  1. Eine Selbstbedienungseinrichtung
  2. Möglichkeit, Beziehungen massenhaft durch Import einer einzelnen CSV-Datei zu erneuern.
  3. Standard-Dashboard
  4. Workflow-API
  5. Drittanbieterintegrationen (Xero, Zapier)
5. Nachteile
  1. Keine Backoffice-Workflows über Benachrichtigungen hinaus.
  2. Vordefinierte Reihenfolge der Schritte, die nicht vertauscht werden kann
6. Sehen Sie sich das Übersichtsvideo an .
7. Schau dir das Tutorial an

3. Klient: eine Einzelperson oder mehrere Einzelpersonen, die eine Familie oder ein Unternehmen vertreten.

1. 1. Produktname: MyDocSafe Portale
  2. Ideal für Vermögensverwalter, gewerbliche Immobilienvermieter, Investmentfonds, Privatbanken und große Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
  3. Verfügbare Schritte: Alles, was Ihnen einfällt, und in beliebiger Reihenfolge:
    - Marketingmaterialien
    - Formulare zur Sachverhaltsermittlung
    - Digitale Signatur oder Dokumentengenehmigung
    - AML-Prüfungen (einschließlich Selfies und Ausweis-Scans)
    - Zahlungseinrichtung
    - Der Prozess wird unterbrochen, damit die Verwaltung Zeit hat, die Ergebnisse auszuwerten und über die Fortsetzung/Ablehnung/Wiederholung zu entscheiden.
    - Die Arbeitsabläufe können so konfiguriert werden, dass sie sich je nach den Wünschen des Kunden oder des Unternehmens spontan anpassen.
  4. Vorteile
    1. Volle Flexibilität hinsichtlich des Prozesses
    2. 100 % Eigenmarke
    3. AML-Prüfungen mit mehreren Anbietern
    4. Konfigurierbare Benachrichtigung
    5. Erweitertes Management-Dashboard
    6. Workflow-API
    7. Jegliche Integration von Drittanbietern verfügbar
  5. Nachteile
    1. Erfordert Einrichtungs-/Konfigurationskosten

MyDocSafe Dokument-Workflow-Automatisierungsbeispiel

Was danach geschieht: Kundenportale

Sobald die Geschäftsbeziehung hergestellt ist, stellt unsere leistungsstarke API sicher, dass relevante Daten und Dokumente an Drittsysteme übermittelt werden, um Backoffice-Workflows auszulösen. Anschließend kann dem Kunden ein Kundenportal angeboten werden, das mit denselben Anmeldedaten wie beim Onboarding-Prozess zugänglich ist. Das Kundenportal kann für folgende Zwecke genutzt werden:

Chatten, Erinnerungen auslösen oder Ankündigungen veröffentlichen
Dokumente anfordern, teilen oder unterzeichnen
Formulare ausfüllen und unterschreiben
Durchführung komplexer Transaktionen wie Immobilientransaktionen, Unternehmensfusionen und -übernahmen oder privater Investitionen

Für aufgabenbasierte Backoffice-Workflows wenden Sie sich bitte an unsere Integrationspartner, die sich darauf spezialisiert haben.

Zusammenfassung

Mit unseren Tools können Sie Ihre Dokumenten-Workflows auf verschiedene Weise automatisieren. Dabei sollten Sie Einrichtungsaufwand und -kosten, Kundenzufriedenheit, Nutzungshäufigkeit und Änderungsfreundlichkeit berücksichtigen. Unsere Workflow-Tools sind nach der Einrichtung einfach zu warten, sodass Sie sich direkt auf Ihre Arbeit konzentrieren können, ohne den Support kontaktieren zu müssen. Klingt das interessant? Testen Sie unseren kostenlosen Account einen Monat lang. Bei komplexeren Anforderungen kontaktieren Sie uns noch heute unter sales@mydocsafehq.com.

Dokumenten-Workflow-Automatisierung mit MyDocSafe