Automazione del flusso di lavoro dei documenti tramite MyDocSafe
Automazione del flusso di lavoro dei documenti
In questo articolo vorrei spiegare come MyDocSafe aiuta ad automatizzare i flussi di lavoro dei documenti.
Definizioni
Cominciamo con le definizioni, poiché qui utilizziamo una serie di termini che potrebbero non essere ovvi.
Flussi di lavoro.
I flussi di lavoro possono avere significati diversi per persone diverse. Definirò il flusso di lavoro come "una serie di azioni che un'azienda desidera che i propri clienti eseguano in una sequenza predefinita" per avviare una relazione commerciale o per condurre affari. Questo può comportare azioni semplici come la creazione di una firma digitale e l'effettuazione di un pagamento, oppure può comportare un flusso di lavoro complesso e multi-thread. Quest'ultimo può coinvolgere più reparti, più persone e decine di passaggi o più, tra cui la selezione del prodotto, seguita dai controlli AML, dalla firma del contratto e dalla compilazione di moduli. Infine, consulta la nostra pagina prodotto specificatamente dedicata all'onboarding dei clienti.
Firme digitali.
Consulta la sezione legale del nostro sito web per scoprire cos'è una firma elettronica e perché la nostra firma elettronica legale è accettata in tutto il mondo. Consulta inoltre la nostra pagina prodotto per scoprire come funziona la nostra firma digitale. Per una panoramica più completa, visita Wikipedia .
Controlli AML.
I controlli AML o controlli antiriciclaggio sono strumenti di verifica dell'identità digitale e dei precedenti penali che accettano dati, documenti e immagini come input e producono report come output che solitamente forniscono un punteggio relativo all'affidabilità e alla verificabilità dei dati provenienti da fonti pubbliche.
Onboarding
Qualsiasi azienda dotata di un reparto o di competenze specifiche in materia di compliance probabilmente conosce il termine. Per chi non lo conoscesse, definiamo l'onboarding come "i passaggi necessari per avviare legalmente un rapporto con un cliente". In alcuni settori, questi passaggi devono includere la verifica dell'identità, che spesso precede la firma di qualsiasi contratto. In altri, l'onboarding è più una questione di esperienza di vendita fluida che di conformità. Probabilmente, tuttavia, è una questione che coinvolge sia il reparto vendite che quello compliance, che devono lavorare a stretto contatto per offrire un'esperienza di onboarding senza intoppi.
Avviare o rinnovare un rapporto commerciale
Offriamo tre strumenti che possono essere combinati e abbinati in base alle esigenze specifiche del cliente per aiutarti a integrare i tuoi clienti:
1. Cliente: uno o due individui o amministratori di società
- Nome del prodotto: MyDocSafe Flussi di lavoro
- Casi d'uso: Ideale per piccole aziende di servizi professionali come studi contabili, studi legali, contabili, agenzie immobiliari, consulenti finanziari, società di consulenza
- Passaggi disponibili:
- Firma del documento
- Compilazione di moduli
- Controlli AML
- Addebitare i clienti
- Professionisti
- Molto facile e veloce da configurare
- Qualsiasi ordine di passaggi consentito
- Contro
- I flussi di lavoro vengono inviati come un collegamento che richiede al cliente di eseguire tutti i passaggi "in un'unica sessione" senza la possibilità di salvare il lavoro e disconnettersi
- Guarda il video
2. Cliente: un individuo o un amministratore di un'azienda
- Nome del prodotto: MyDocSafe Proposte
- Ideale per piccoli studi di servizi professionali come studi contabili, studi legali, contabili, agenzie immobiliari, consulenti finanziari, società di consulenza
- Passaggi disponibili:
- Opuscolo di marketing
- Video di marketing
- Accettazione dei servizi
- Accettazione del listino prezzi
- Istituzione di un meccanismo di pagamento
- Firma del documento (1 o più documenti)
- Controlli AML (verifica dell'identità e controllo dei documenti)
- Modulo di due diligence o accertamento dei fatti (1 o più)
- Professionisti
- Un servizio self-service impostato
- Possibilità di rinnovare le relazioni in blocco importando un singolo file CSV
- Dashboard pronta all'uso
- API del flusso di lavoro
- Integrazioni di terze parti (Xero, Zapier)
- Contro
- Nessun flusso di lavoro di back-office oltre alle notifiche
- Ordine predefinito dei passaggi che non possono essere scambiati
- Guarda il video di presentazione
- Guarda il tutorial
3. Cliente: un individuo o più individui che rappresentano una famiglia o un'azienda
- Nome del prodotto: MyDocSafe Portali
- Ideale per gestori patrimoniali, proprietari di immobili commerciali, fondi di investimento, banche private e grandi studi contabili
- Passaggi disponibili: qualsiasi cosa ti venga in mente e nell'ordine che preferisci:
- Materiali di marketing
- Moduli di ricerca dei fatti
- Firma digitale o 'approvazione' del documento
- Controlli AML (inclusi selfie e scansione di documenti d'identità)
- Impostazione del pagamento
- Mettere in pausa il processo per dare tempo al back office di valutare i risultati e prendere decisioni di procedere/non procedere/ripetere
- I flussi di lavoro possono essere configurati per essere riadattati al volo in base alle scelte del cliente o dell'azienda.
- Professionisti
- Piena flessibilità nel processo
- 100% etichetta bianca
- Controlli AML utilizzando più provider
- Notifica configurabile
- Dashboard di gestione avanzata
- API del flusso di lavoro
- Qualsiasi integrazione di terze parti disponibile
- Contro
- Richiede un costo di installazione/configurazione
Cosa succede dopo: portali clienti
Una volta avviata la relazione, la nostra potente API garantisce che i dati e i documenti rilevanti possano essere trasferiti a sistemi di terze parti per attivare i flussi di lavoro di back-office. Al cliente verrà quindi offerto un portale clienti accessibile utilizzando le stesse credenziali di accesso utilizzate per il processo di onboarding. Il portale clienti può essere utilizzato per:
- Chatta, attiva promemoria o pubblica annunci
- Richiedi, condividi o firma documenti
- Compila e firma i moduli
- Condurre transazioni complesse come transazioni immobiliari, fusioni e acquisizioni aziendali o investimenti privati
Per i flussi di lavoro di back-office basati sulle attività, fare riferimento ai nostri partner di integrazione specializzati in questo ambito.
Riepilogo
È possibile automatizzare il flusso di lavoro documentale utilizzando i nostri strumenti in diversi modi. È necessario considerare i tempi e i costi di configurazione, l'esperienza del cliente, la frequenza di utilizzo e la facilità di apportare modifiche. Tutti gli strumenti per il flusso di lavoro MyDocSafe sono facili da gestire una volta configurati, consentendo di iniziare a lavorare senza dover contattare l'assistenza. Se questa opzione ti interessa, prova il nostro account gratuito per un mese, oppure, se le tue esigenze sono complesse, contatta sales@mydocsafehq.com oggi stesso.