Cómo configurar sus portales de clientes (funciones avanzadas)

Aquí explicamos algunas opciones de configuración avanzadas. Para ver las opciones básicas, consulte este artículo: Configuración de grupos del portal.

Agregar portales en masa

1. Esta función es útil si desea invitar a un gran número de clientes a portales vacíos con antelación. Para ello, deberá preparar un archivo CSV con los datos configurados correctamente.

2. Para saber cómo hacerlo, lea más aquí

Subportales

• Cree una estructura de subportal (ideal para nóminas de empleados, transacciones complejas o proyectos relacionados con clientes). Lea más aquí.

Enlace de autoinscripción

• Habilite un enlace de registro automático para permitir que los clientes configuren su propio acceso al portal.

• Podrás compartir ese enlace con los clientes por correo electrónico o incluso publicarlo en tu sitio web.

• Cada portal creado mediante un enlace de registro automático tendrá un nombre establecido con el nombre del cliente.

• Lea más aquí.

Estados

• Cree una lista de sus propios estados de portal que luego usted y su equipo podrán usar para asignar valores relevantes a portales individuales.

• Una vez definido, aparecerá una nueva columna "Estado" en la tabla principal del portal. Al hacer clic en el encabezado "Estado", la lista del portal se ordenará alfabéticamente por estado.

• Los estados también pueden cambiar automáticamente en función de ciertos eventos (solo planes Enterprise)

Grupos de acceso

• Los grupos de acceso le permiten administrar el acceso a los portales de clientes dentro del mismo grupo de portales internamente.

• Al igual que con los estados, si define al menos un grupo de acceso, la columna Grupo de acceso aparecerá automáticamente en la tabla de lista del portal principal y también se podrá ordenar.

• Para crear grupos de acceso al portal , lea más aquí. En resumen, el proceso para configurar estos grupos es el siguiente:

  1. Crear dos o más grupos de acceso

  2. Asignar cada portal a un grupo de acceso (ya sea al crear el portal, o más tarde, a través del icono '...')

  3. Crear roles de empresa con acceso a grupos de evaluación específicos

  4. Invite a sus usuarios internos al grupo de acceso seleccionado asignándoles un rol apropiado definido en el punto anterior.

Carpetas predeterminadas

Puede configurar una plantilla de carpetas y subcarpetas para cada grupo de portales. Cada vez que cree un portal, MyDocSafe creará las carpetas definidas en la plantilla. Para configurar una plantilla, vaya a Configuración / Carpetas y agregue la estructura de carpetas predeterminada que prefiera. Tenga en cuenta que cada carpeta puede tener un temporizador de borrado automático independiente: el sistema revisará periódicamente cada carpeta y moverá a la papelera los documentos con una antigüedad superior a la cantidad de meses seleccionada.

Transacciones complejas

Los portales también se pueden configurar para que varias partes puedan completar una transacción compleja, como el registro de un cliente o la compra de un producto. A continuación, se muestra un ejemplo de dicho flujo de trabajo:

Comuníquese con sales@mydocsafehq.com para analizar este tema con más detalle.