Een beveiligde link voor het uploaden van documenten: wat is het en hoe gebruik je het?
Bent u het zat dat klanten u steeds vertrouwelijke informatie via onversleutelde e-mail sturen? Hebben uw klanten geklaagd dat u geen veilig alternatief biedt?
Ondanks de veiligheidsbezwaren blijven we onversleutelde e-mail gebruiken voor zakelijke doeleinden. Versleutelde e-maildiensten zijn nog steeds vrij omslachtig in gebruik en hoewel ze breed beschikbaar zijn, blijven ze beperkt tot specifieke, zeer vertrouwelijke processen zoals fusies en overnames of juridische onderhandelingen. Onversleutelde e-mail wordt nog steeds veel gebruikt voor het verzenden van vertrouwelijke en privé-informatie, identiteitsdocumenten en bankgegevens, terwijl dat eigenlijk niet zou moeten. Gemak gaat in dit geval boven veiligheid. Maar is de keuze tussen onversleutelde en versleutelde e-maildiensten echt zo zwart-wit?
Wij denken dat een simpele, gebruiksvriendelijke uploadlink een goede middenweg kan bieden. Om het versturen van bijlagen via onversleutelde e-mail te vermijden, kan men een link in de e-mailhandtekening opnemen en de ontvangers vragen deze te gebruiken voor het overdragen van documenten. Als ze de link negeren, kunt u in ieder geval zeggen dat u een veilig alternatief hebt aangeboden zonder dat iemand een nieuw account hoeft aan te maken.
Met MyDocSafe kunt u voor elk portaal aparte, unieke uploadlinks aanmaken en deze delen met wie u maar wilt. Deze functie biedt een extra beveiligingslaag, omdat de uploadlink op elk moment kan worden uitgeschakeld, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de documenten.
Het uploaden van documenten is eenvoudig: u kunt ze rechtstreeks naar een browservenster slepen, waardoor complexe software of tools voor bestandsoverdracht overbodig zijn. Bovendien kan de afzender de inhoud van het portaal niet bekijken, tenzij hij of zij daar expliciet voor is uitgenodigd, wat bijdraagt aan de vertrouwelijkheid en privacy. Kortom, het gebruik van een beveiligde uploadlink zoals de documentdepotfunctie van MyDocSafe is een effectieve en efficiënte manier om documenten te delen met behoud van maximale beveiliging.
Wanneer iemand via de link een document uploadt, kunt u een e-mailmelding ontvangen.
Om een link te genereren: ga naar een portaal naar keuze, klik op 'documenten aanvragen' en kopieer de link die automatisch wordt gegenereerd.
Voeg het vervolgens toe aan je standaard e-mailhandtekening.
We hebben dergelijke links zien gebruiken door advocaten, consultants, accountants, opstellers van testamenten en M&A-adviseurs.
Om het uit te proberen, start een proefperiode en volg de bovenstaande instructies.