Ich muss die Kunden bitten, die Daten anonym auszufüllen.

Option 1: Ein Webformular im Dokumentenbereich mit einem öffentlichen Link (eingebettet in einen Button und auf Ihrer Website veröffentlicht).

• Vorteil: einfacher Link, keine Anmeldung erforderlich

• Nachteil: möglicher Spam

Option 2: Link zur Selbstregistrierung über ein Portal. Das Webformular muss im Bereich „Formularvorlagen“ der Portalgruppe gespeichert werden, damit es im Portal angezeigt wird.

• Vorteil: Höhere Sicherheit, mehr Funktionen

• Nachteil: Jeder Kunde muss seinen eigenen Login einrichten.

Meine Mandanten werden eine Reihe von Projekten/Fällen haben (z. B. ein Immobilienmakler + Immobilien).

Option 1: Verwenden Sie eine Portalgruppe für alle Mandanten. Pro Mandant wird ein Portal eingerichtet. Erstellen Sie eine Unterportalgruppe für Projekte/Fälle (z. B. „Immobilien“). Jedes Portal erhält automatisch eine Schaltfläche „Immobilien“. Fügen Sie pro Projekt/Fall ein Unterportal hinzu.

• Vorteile: Einfachere Navigation, sichere Dokumentenverteilung an Subportale.

• Nachteil: Subportale lassen sich nicht so gut konfigurieren wie Portale (es sei denn, Sie haben einen Enterprise-Plan).

Option 2: Verwenden Sie 1 Portalgruppe pro Kunde und 1 Portal pro Projekt.

• Vorteile: Jedes Projekt/jeder Fall profitiert von allen Portalfunktionen, einschließlich Formularen, Chat, elektronischer Signatur usw.

• Nachteil: Nicht optimal, wenn die Anzahl der Kunden groß ist.

Meine Kunden sind Unternehmen mit Mitarbeitern

Verwenden Sie ein Portal pro Kunde. Erstellen Sie ein Unterportal „Mitarbeiter“. Erstellen Sie anschließend für jeden Mitarbeiter ein eigenes Unterportal.

Ich benötige für jeden Kunden einen strukturierten Arbeitsablauf.

Option 1: Nutzen Sie Proposals für einfache Arbeitsabläufe (Dienstleistungen auswählen, Vertrag unterzeichnen, Fragebogen ausfüllen, bezahlen)

• Vorteile: Ermöglicht Ihnen die Preisgestaltung Ihrer Dienstleistungen und die vollständige Einarbeitung Ihrer Kunden.

Option 2 (noch in der Beta-Phase): Portal-Workflows für einfache Arbeitsabläufe nutzen (Dokumente unterschreiben, Formulare ausfüllen, bezahlen)

• Vorteile: Ideal für wiederkehrende Arbeitsabläufe: Alle Arbeitsabläufe werden im selben Portal verwaltet.

Option 3: Bei komplexen Arbeitsabläufen kontaktieren Sie uns bitte bezüglich Enterprise-Plänen.

Mir ist Markenbildung sehr wichtig.

Sichern Sie sich ein Branding-Add-on, um Ihre Portal-URL und E-Mail-Versanddomäne zu konfigurieren (wir senden Ihre E-Mails an Ihre Kunden über Ihre Adresse).

Ich benötige die Datenübertragung von MyDocSafe zu einem Drittsystem.

Teilen Sie uns mit, welche Daten Sie exportieren möchten und welches System Sie verwenden. Wir informieren Sie über die Möglichkeiten.

Option 1: Probieren Sie unsere Zapier Integration aus.

Option 2: (noch in der Beta-Phase): Nutzen Sie unseren Marktplatz, um eine Verbindung zu den verfügbaren Systemen herzustellen.

Option 3: Eigene API-Integration (Sie übernehmen die Programmierung und zahlen pro API-Anruf)

Option 4: Für den regelmäßigen Export von Dokumenten nutzen Sie unsere Dropbox-Integration.

Ich habe eine Reihe von Mitarbeitern, die nicht auf alle Portale zugreifen dürfen.

Option 1:

• In jeder Portalgruppe Zugriffsgruppen erstellen (im Grunde benannte „Sets“ erstellen).

• Weisen Sie jedes Portal genau einer Zugriffsgruppe zu.

• Erstellen Sie eine Unternehmensrolle und gewähren Sie ihr Zugriff auf die von Ihnen gewählte Zugriffsgruppe.

• Lade deine Kollegen ein und weise ihnen eine ausgewählte Rolle zu.

Der Hauptvorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass jedes Mal, wenn Sie ein Portal hinzufügen und es einer Zugriffsgruppe zuweisen, alle relevanten Mitarbeiter automatisch Zugriff darauf erhalten.

Option 2:

• Erstellen Sie für jeden Mitarbeiter eine Portalgruppe.

• Erstellen Sie für jede Portalgruppe eine separate Unternehmensrolle.

• Weisen Sie jedem Mitarbeiter eine andere Rolle zu.

Der Hauptvorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass das Hinzufügen neuer Portale etwas schneller vonstattengeht (Sie müssen nicht jedes Portal einer Zugriffsgruppe zuweisen). Da jedoch jede Portalgruppe separat konfiguriert wird, müssen Sie die Einheitlichkeit manuell gewährleisten (z. B. Ordnervorlagen, Formularvorlagen usw.).

Ich muss mit den Kunden Dokumente unterzeichnen, bevor ich sie zu einem Portal einladen kann.

Option 1: Senden Sie das Dokument zur Unterzeichnung aus dem Dokumentenbereich.

• Vorteil: Sehr schnelle Konfiguration, da keine Portale erstellt werden müssen.

• Nachteil: Achten Sie auf die Strukturierung Ihrer Ordner, da von nicht beteiligten Personen unterzeichnete Dokumente wahrscheinlich zusammen gespeichert werden.

Option 2: Erstellen Sie ein Portal, ohne Kunden einzuladen. Laden Sie das zu signierende Dokument in dieses Portal hoch, klicken Sie mit der rechten Maustaste und senden Sie es Ihrem Kunden zur Signierung.

Ich muss Identitätsprüfungen bei den Kunden durchführen.

Option 1: ID-Funktion in Angeboten verwenden

• Vorteil: Der Kunde füllt die Daten aus.

Option 2: Nutzen Sie die Funktion zur Identitätsprüfung im Dokumentenbereich

• Vorteil: Sie haben die Kontrolle über den Prozess, während Sie die Daten eingeben.

• Nachteil: Sie müssen die Daten zuerst vom Client erhalten.

Option 3: Kontaktieren Sie uns bezüglich Enterprise-Plänen