Ik moet klanten vragen om gegevens anoniem in te vullen.

Optie 1: Een webformulier in het gedeelte Documenten met een openbare link (ingebed in een knop en gepubliceerd op uw website).

• Pluspunt: eenvoudige link, geen aanmelding vereist

• Nadeel: mogelijk spam

Optie 2: Link voor zelfregistratie naar een portaal. Het webformulier moet worden opgeslagen in het gedeelte 'Formuliersjablonen' in de groep 'Portaal' om in het portaal te verschijnen.

• Pluspunten: hogere beveiliging, meer functies

• Nadeel: elke klant moet zijn eigen inloggegevens aanmaken.

Mijn cliënten hebben een aantal projecten/dossiers (bijv. een makelaar + vastgoedobjecten).

Optie 1: Gebruik 1 portaalgroep voor alle klanten. Gebruik 1 portaal per klant. Maak een subportaalgroep aan voor projecten/cases (bijv. "eigenschappen"). Elk portaal krijgt automatisch een "eigenschappen"-knop. Voeg een subportaal toe per project/case.

• Voordelen: Gemakkelijker te navigeren, documenten eenvoudig en veilig te distribueren naar subportalen.

• Nadeel: Subportalen kunnen niet zo goed geconfigureerd worden als portalen (tenzij u een Enterprise-abonnement hebt).

Optie 2: Gebruik 1 portaalgroep per klant en 1 portaal per project.

• Pluspunten: Elk project/elke casus profiteert van alle portalfuncties, waaronder formulieren, chat, e-handtekening, enz.

• Nadeel: Niet ideaal bij een groot aantal klanten.

Mijn klanten zijn bedrijven met werknemers.

Gebruik 1 portaal per klant. Maak een subportaal "medewerkers" aan. Maak vervolgens een subportaal per medewerker aan.

Ik wil dat elke klant een gestructureerd werkproces doorloopt.

Optie 1: gebruik offertes voor eenvoudige workflows (diensten selecteren, een contract ondertekenen, een vragenlijst invullen, betalen).

• Voordelen: hiermee kunt u uw diensten prijzen en uw klanten volledig begeleiden.

Optie 2 (nog in bèta): gebruik Portal Workflows voor eenvoudige workflows (documenten ondertekenen, formulieren invullen, betalen).

• Voordelen: ideaal voor terugkerende workflows: alle workflows bevinden zich in hetzelfde portaal.

Optie 3: voor complexe workflows kunt u contact met ons opnemen over Enterprise-abonnementen.

Ik hecht veel waarde aan branding.

Schaf een branding-add-on aan om uw portal-URL en e-maildomein te configureren (wij sturen uw klanten e-mails via uw eigen adres).

Ik moet de gegevens van MyDocSafe naar een extern systeem overbrengen.

Vertel ons welke gegevens u wilt exporteren en welk systeem u gebruikt. Wij laten u weten wat de mogelijkheden zijn.

Optie 1: Probeer onze Zapier-integratie.

Optie 2: (nog in bèta): gebruik onze marktplaats om verbinding te maken met de beschikbare systemen.

Optie 3: Eigen API-integratie (u doet de programmering en betaalt per API-gesprek)

Optie 4: Gebruik onze Dropbox-integratie voor het periodiek exporteren van documenten.

Ik heb een aantal medewerkers die geen toegang mogen hebben tot alle portals.

Optie 1:

• Maak in elke portaalgroep toegangsgroepen aan (in feite, maak benoemde 'sets' aan).

• Wijs elk portaal toe aan 1 toegangsgroep.

• Maak een bedrijfsrol aan en geef deze toegang tot de door u gekozen toegangsgroep.

• Nodig je collega's uit en wijs ze een gekozen rol toe.

Het grootste voordeel van deze aanpak is dat elke keer dat u een portaal toevoegt en toewijst aan een toegangsgroep, alle relevante medewerkers er automatisch toegang toe krijgen.

Optie 2:

• Maak per medewerker een portaalgroep aan.

• Maak voor elke portaalgroep een aparte bedrijfsrol aan.

• Wijs elke medewerker een andere rol toe.

Het belangrijkste voordeel van deze aanpak is dat het toevoegen van nieuwe portals iets sneller gaat (u hoeft niet elke portal aan een toegangsgroep toe te wijzen). Omdat elke portalgroep echter afzonderlijk wordt geconfigureerd, moet u handmatig zorgen voor uniformiteit (bijvoorbeeld door middel van mapsjablonen, formuliersjablonen, enz.).

Ik moet documenten met klanten ondertekenen voordat ik ze toegang geef tot een portaal.

Optie 1: Verstuur het document ter ondertekening vanuit het gedeelte Documenten.

• Pluspunt: zeer snel te configureren omdat er geen portals aangemaakt hoeven te worden.

• Nadeel: wees voorzichtig met de structuur van je mappen, want documenten die door verschillende partijen zijn ondertekend, worden vaak samen opgeslagen.

Optie 2: Maak een portaal aan zonder klanten uit te nodigen. Upload het document dat ondertekend moet worden naar dat portaal, klik met de rechtermuisknop en stuur het ter ondertekening naar uw klant.

Ik moet identiteitscontroles uitvoeren op klanten.

Optie 1: Gebruik de ID-functie in voorstellen.

• Voordeel: de klant vult de gegevens in.

Optie 2: Gebruik de functie voor identiteitscontrole in het gedeelte Documenten.

• Voordeel: u heeft de controle over het proces terwijl u de gegevens invult.

• Nadeel: je moet eerst de gegevens van de klant verkrijgen.

Optie 3: Neem contact met ons op over Enterprise-abonnementen.