Je dois demander à mes clients de remplir des données de manière anonyme.

Option 1 : Un formulaire web dans la zone Documents avec un lien public (intégré dans un bouton et publié sur votre site web).

• Avantage : lien simple, aucune connexion requise

• Inconvénient : risque de spam

Option 2 : Lien d’inscription automatique vers un portail. Le formulaire web doit être enregistré dans la section « Modèles de formulaires » du groupe « Portail » pour apparaître sur le portail.

• Avantage : sécurité renforcée, plus de fonctionnalités

• Inconvénient : chaque client doit créer son propre compte.

Mes clients auront plusieurs projets/dossiers (ex. un agent immobilier + des biens immobiliers).

Option 1 : Utiliser un seul groupe de portails pour tous les clients. Créer un portail par client. Créer un sous-groupe de portails pour les projets/dossiers (ex. : « Propriétés »). Chaque portail disposera automatiquement d’un bouton « Propriétés ». Ajouter un sous-portail par projet/dossier.

• Avantages : Navigation plus facile, distribution sécurisée des documents aux sous-portails simplifiée

• Inconvénient : les sous-portails ne peuvent pas être configurés aussi facilement que les portails (sauf si vous disposez d’un abonnement Entreprise).

Option 2 : Utiliser 1 groupe de portails par client et 1 portail par projet.

• Avantages : Chaque projet/cas bénéficie de toutes les fonctionnalités du portail, y compris les formulaires, le chat, la signature électronique, etc.

• Inconvénient : Peu avantageux si le nombre de clients est important.

Mes clients sont des entreprises qui emploient du personnel.

Utilisez un portail par client. Créez un sous-portail « employés ». Puis, créez un sous-portail par employé.

J'ai besoin que chaque client suive un flux de travail structuré

Option 1 : utiliser les propositions pour les flux de travail simples (sélectionner les services, signer un contrat, remplir un questionnaire, payer)

• Avantages : vous permet de fixer le prix de vos services et d'intégrer pleinement vos clients

Option 2 (encore en version bêta) : utiliser les flux de travail du portail pour les flux de travail simples (signer des documents, remplir des formulaires, payer).

• Avantages : idéal pour les flux de travail répétitifs : tous les flux de travail seront regroupés dans le même portail.

Option 3 : pour les flux de travail complexes, contactez-nous pour en savoir plus sur nos offres Entreprise.

L'image de marque me tient vraiment à cœur.

Ajoutez une option de personnalisation à votre portail pour configurer l'URL et le domaine d'envoi d'e-mails (nous enverrons des e-mails à vos clients en utilisant votre adresse).

J'ai besoin que les données transitent de MyDocSafe vers un système tiers

Dites-nous quelles données vous souhaitez exporter et quel système vous utilisez. Nous vous indiquerons les possibilités.

Option 1 : Essayez notre intégration Zapier.

Option 2 : (encore en version bêta) : utilisez notre plateforme pour vous connecter aux systèmes disponibles

Option 3 : Intégration API personnalisée (vous effectuez la programmation et payez par appel API)

Option 4 : Pour l’exportation périodique de documents, utilisez notre intégration Dropbox.

J'ai un certain nombre d'employés qui ne doivent pas avoir accès à tous les portails.

Option 1 :

• Dans chaque groupe de portail, créez des groupes d'accès (en clair, créez des « ensembles » nommés).

• Attribuez chaque portail à un groupe d'accès.

• Créez un rôle d'entreprise et donnez-lui accès au groupe d'accès que vous avez choisi.

• Invitez vos collègues et attribuez-leur un rôle choisi.

Le principal avantage de cette approche est que chaque fois que vous ajoutez un portail et l'attribuez à un groupe d'accès, tous les employés concernés y auront automatiquement accès.

Option 2 :

• Créez un groupe de portail par employé.

• Créez un rôle d'entreprise distinct pour chaque groupe de portail.

• Attribuez à chaque employé un rôle différent

L'avantage principal de cette approche est que l'ajout de nouveaux portails est légèrement plus rapide (il n'est pas nécessaire d'affecter chaque portail à un groupe d'accès). Cependant, chaque groupe de portails étant configuré séparément, il vous faudra veiller manuellement à l'homogénéité (modèles de dossiers, modèles de formulaires, etc.).

Je dois signer des documents avec mes clients avant de les inviter sur un portail.

Option 1 : Envoyer le document à signer depuis la section Documents.

• Avantage : configuration très rapide car il n'est pas nécessaire de créer de portails.

• Inconvénient : soyez vigilant quant à l’organisation de vos dossiers, car des documents signés par des personnes sans lien entre elles risquent d’être enregistrés ensemble.

Option 2 : Créez un portail sans y inviter de clients. Téléchargez le document à signer sur ce portail, faites un clic droit et envoyez-le à votre client pour signature.

Je dois effectuer des vérifications d'identité sur les clients

Option 1 : Utiliser la fonctionnalité d’identification dans les propositions

• Avantage : le client remplit les données

Option 2 : Utiliser la fonction de vérification d’identité dans la section Documents

• Avantage : vous gardez le contrôle du processus lorsque vous saisissez les données.

• Inconvénient : vous devez d'abord récupérer les données auprès du client.

Option 3 : Contactez-nous pour en savoir plus sur nos forfaits Entreprise