Basta email per documenti sensibili: il portale clienti

Molti studi commercialisti continuano ad affidarsi all'email per raccogliere documenti di identità, estratti conto, moduli firmati e documenti fiscali. Un portale clienti sicuro rappresenta un'alternativa più ordinata, professionale ed efficiente.

5 min di lettura · Per studi commercialisti

Scopri i portali clienti

L'email resta lo strumento predefinito con cui molti studi raccolgono i documenti dei clienti, perché risulta familiare e immediata. La maggior parte dei clienti la usa già quotidianamente e non richiede l'adozione di alcun nuovo strumento. Tuttavia, quando uno studio gestisce ogni giorno informazioni riservate, l'email può rapidamente diventare caotica, inefficiente e difficile da governare.

Tra i documenti che gli studi raccolgono quotidianamente rientrano:

• documenti di identità e prove di identificazione
• estratti conto bancari
• bilanci societari
• moduli firmati e lettere d'incarico
• dati relativi alle buste paga
• documenti fiscali

I limiti di affidarsi all'email

L'email non è stata pensata come strumento di gestione documentale. È un canale di comunicazione che, per sua natura, trasporta anche allegati. Per uno studio commercialista la differenza non è di poco conto. Utilizzare l'email come canale principale per la raccolta di documenti porta spesso ad allegati sparpagliati, file mancanti, continui solleciti e a un'esperienza cliente meno curata.

Un modo migliore per gestire i documenti dei clienti

I Portali clienti MyDocSafe offrono agli studi commercialisti un unico punto centrale per richiedere, ricevere, condividere e gestire i documenti dei clienti. Invece di affidarsi a singoli scambi di email, lo studio può trasferire l'intero percorso documentale in uno spazio di lavoro strutturato e personalizzato con il proprio marchio, su cui possono contare sia il team sia il cliente.

• Richieste documentali più chiare — Invii richieste strutturate, così che i clienti sappiano esattamente cosa fornire.
• Meno allegati dispersi — Tutto ciò che riguarda un cliente resta ordinatamente raccolto in un unico luogo.
• Condivisione dei file più semplice — Restituisce i documenti ai clienti senza lunghi scambi di email.
• Un percorso cliente più strutturato — Accompagna i clienti nelle fasi di onboarding e nei passaggi successivi in modo coerente.
• Trasferimenti sicuri di file di grandi dimensioni — Gestisce documenti pesanti che l'email semplicemente non è in grado di supportare.
• Un'esperienza digitale più professionale — Offre ai clienti uno spazio curato e brandizzato, anziché l'ennesimo thread di posta.

Perché tutto questo conta per gli studi commercialisti più piccoli

Gli studi più piccoli non sempre dispongono di ampi team amministrativi. Il titolare dello studio, un paio di soci e uno o due collaboratori amministrativi si trovano spesso a gestire contemporaneamente clienti, scadenze e attività di back-office. Ridurre i solleciti documentali superflui può fare una differenza significativa nel modo in cui il team trascorre la giornata.

Un portale clienti può aiutare a:

• Ridurre i solleciti ai clienti
• Tenere i documenti in un unico luogo
• Supportare uno scambio di file sicuro
• Gestire più agevolmente i trasferimenti di file di grandi dimensioni
• Migliorare la visibilità sulle richieste in corso
• Mantenere la presenza del marchio grazie a un portale clienti white-label
• Creare un'esperienza cliente più fluida

Meno solleciti. Più controllo.

Abbandonare la raccolta di documenti via email non è soltanto una questione di sicurezza. Si tratta anche di costruire un flusso di lavoro più efficiente e professionale, sia per lo studio sia per il cliente. Quando le richieste sono chiare, i file facili da reperire e lo stato di avanzamento è visibile, l'intero studio dedica meno tempo all'amministrazione e più tempo al lavoro che conta davvero.