BTC-integratie en instellingen voor elektronische handtekeningen

MyDocSafe integreert direct met BTCSoftware, een bekroonde suite voor belasting- en praktijkbeheer voor accountants.

Leg een verbinding tot stand

1. Log in op uw BTCSoftware-account.

2. Ga naar Beheer -> Systemen -> Opties en vervolgens naar Opties voor het documentbeheersysteem.

3. Selecteer MyDocSafe en sla de instellingen op.

4. Voeg een klantbrief toe en klik op 'Verzenden naar klant ter beoordeling'.

5. Klik op de knop 'MyDocSafe'.

6. Als je al een account hebt, geef dan je inloggegevens op en sta BTCSoftware toe om toegang te krijgen tot je account. Zo niet, registreer je dan eerst.

7. Zodra de verbinding tot stand is gebracht, kunt u documenten ter goedkeuring verzenden door het e-mailadres van de ontvanger op te geven of documenten publiceren op klantportalen. U kunt de verbinding direct gebruiken. Houd er echter rekening mee dat de standaard verbindingsinstellingen mogelijk niet aan uw wensen voldoen. Daarom is het belangrijk om deze instellingen in MyDocSafe te controleren.

Controleer en pas de instellingen voor bestandsarchivering aan.

Standaard worden documenten die ter elektronische ondertekening worden aangeboden, en de ondertekende versies daarvan, opgeslagen in een BTCSoftware-map in uw hoofdmap in MyDocSafe. Documenten die naar klantportalen worden gepubliceerd, worden ook opgeslagen in een automatisch aangemaakte portalgroep 'BTCSoftware'. Het systeem maakt een portal aan in die portalgroep en nodigt uw klant uit om deze te openen. Dit is mogelijk niet wat u wilt als u andere portalgroepen gebruikt voor klantcommunicatie. Om deze instellingen te wijzigen, logt u in op MyDocSafe, gaat u naar Home/Instellingen/Integraties/BTCSoftware en klikt u op 'Configuratie openen' om de instellingen te bewerken en aan te geven waar ondertekende documenten en gepubliceerde documenten moeten worden opgeslagen.

Controleer en pas de instellingen voor elektronische handtekeningen aan.

Houd er rekening mee dat u algemene instellingen voor elektronische handtekeningen kunt definiëren die door BTCSoftware worden toegepast. Om toegang te krijgen tot de instellingen gaat u naar "..." -> "Bedrijfsinstellingen" -> "E-handtekening".

Standaard is de optie "Gebruiker(s) moeten inloggen voordat ze kunnen ondertekenen" uitgeschakeld. Dit betekent dat uw klanten een e-mail ontvangen met een link die direct naar het te ondertekenen document leidt. Als u liever wilt dat uw klanten inloggen op MyDocSafe voordat ze de documenten mogen ondertekenen, selecteer dan deze optie.

Geavanceerde overwegingen

U kunt tags voor e-handtekeningvelden in uw klantbrieven en opdrachtbrieven opnemen. Deze tags worden automatisch vervangen door de juiste e-handtekeningvelden door MyDocSafe. Voeg hiervoor {#signature.1#} toe op de plaatsen waar u wilt dat uw klant tekent.

Om de integratie in te schakelen, klikt u eenvoudig op de knop MyDocSafe in BTC en voert u uw inloggegevens in. Vanaf dat moment kunt u documenten ter elektronische goedkeuring naar uw klanten verzenden en documenten publiceren op gebruikersportalen.